De gemeenteraad van Girona heeft een geautomatiseerd systeem dat gebruik maakt van robotica om de voertuigtelling bij te werken. De oplossing verbetert de efficiëntie van de gegevensverwerking en elimineert repetitieve en mechanische taken, waardoor gemeentepersoneel activiteiten met toegevoegde waarde kan ondernemen.
De instanties sturen de technische gegevensbladen van de nieuwe voertuigen in pdf-formaat naar het gemeentehuis, die in de voertuigtelling moeten worden opgenomen. Jaarlijks moeten ongeveer 3.000 kaarten worden geregistreerd, waarbij aan elke kaart ongeveer 4 minuten werk wordt besteed. Deze taak wordt gekenmerkt doordat deze zeer repetitief is en veel tijd en menselijke hulpbronnen vergt. Bovendien bestaat het risico op fouten bij het invoeren van gegevens of bij het manipuleren van bestanden. Dankzij de automatisering van dit proces is de gemiddelde tijd voor het beheren van elk bestand teruggebracht tot 10 seconden en met totale nauwkeurigheid van de gegevens.
Deze oplossing is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als innovatief initiatief van het lokale bestuur.
Hoe het werkt?
Robotic Process Automation (RPA) verwijst naar software die automatisch met applicaties communiceert op dezelfde manier als mensen dat in hun dagelijkse routine doen: door de muis te bewegen, opties te kiezen, op het scherm te zoeken of informatie in te loggen.
Dankzij deze mogelijkheden voert de RPA-robot alle noodzakelijke stappen uit om de gegevens van de tokens automatisch in de voertuigtelling in te voeren, op dezelfde manier als het personeel van de organisatie dat zou doen:
- Bereid de werkomgeving van de gebruiker voor, sluit openstaande applicaties en log in op de tax management voertuigtellingsapplicatie.
- Omdat de voertuiggegevens in pdf-formaat worden opgeslagen in mappen, geordend op dag, kunt u vragen naar de maand van het jaar die u wilt verwerken
- Open voor elk voertuigbestand in de map het PDF-bestand en lees het kentekenveld. Vervolgens wordt gecontroleerd of de waarde van het veld overeenkomt met de kentekenplaat die in de bestandsnaam is opgegeven (bestandsnamen beginnen met de kentekenplaat van het voertuig waarmee ze overeenkomen).
- Lokaliseer het voertuig in de kentekenaanvraag met behulp van de registratie, voeg het PDF-document toe aan de overeenkomstige sectie en controleer of het correct is bijgevoegd.
- Sla ten slotte de PDF op in een map waar alle verwerkte documenten worden opgeslagen.
Momenteel voert de gemeenteraad van Girona dit proces één keer per maand uit en duurt het ongeveer 2 uur, zonder enige directe tussenkomst van gemeentepersoneel.
Wat zijn de voordelen?
- Tijd besparen Automatisering maakt het mogelijk om een groot aantal voertuigregistraties sneller en efficiënter te verwerken dan wanneer dit handmatig gebeurt.
- Minimalisatie van fouten. Automatisering elimineert het risico op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens. Deze worden nauwkeurig vastgelegd en overgedragen tussen PDF-bestanden en belastingbeheersystemen.
- Garantie van vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging. Robotisering zorgt voor de consistentie van de verwerkte gegevens, evenals de garantie dat de uitvoering van het proces wordt uitgevoerd zoals bij automatisering, met een traceerbaarheid van de uitgevoerde acties.
Het systeem is sinds mei 2023 in gebruik met zeer goede resultaten: een reductie van de gemiddelde beheertijd per dossier met 99,6%. De berekende tijdsbesparing bedraagt 91 uur per jaar met automatisering.
In het dossier vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden om dit initiatief te repliceren Automatisering van registraties in de voertuigtelling.
DigiCanvis Observatorium
Nieuwe ruimte om digitale transformatieprojecten te verspreiden en te promoten
Het verzamelt innovatieve initiatieven en goede praktijken (DigiCanvis) die met succes zijn geïmplementeerd in Catalaanse gemeenten en die een inspiratiebron zijn voor de rest van de organen.
Als je een succesvol digitaal transformatieproject hebt geïmplementeerd of een pilotervaring hebt, deel deze dan alsjeblieft!
