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A Câmara Municipal de Girona implementou um sistema automatizado usando robótica para atualização do censo veicular. A solução melhora a eficiência do processamento de dados e elimina tarefas repetitivas e mecânicas, o que permite que os funcionários municipais se envolvam em atividades de valor acrescentado.
Os órgãos enviam à prefeitura as fichas técnicas dos veículos novos em formato PDF, que devem constar no censo veicular. Cerca de 3.000 cartões devem ser cadastrados a cada ano, dedicando aproximadamente 4 minutos de trabalho a cada um. Esta tarefa caracteriza-se por ser muito repetitiva e consumir muito tempo e recursos humanos. Além disso, existe o risco de erros de entrada de dados ou manipulação de arquivos. Graças à automatização deste processo, o tempo médio de gestão de cada arquivo foi reduzido para 10 segundos e com total precisão nos dados.
Esta solução está documentada noObservatório DigiCanvis como uma iniciativa inovadora da administração local.
Como funciona?
Automação robótica de processos (RPA) refere-se a softwares que interagem automaticamente com aplicações da mesma forma que as pessoas fazem em seu dia a dia: movendo o mouse, escolhendo opções, pesquisando na tela ou registrando informações
Graças a essas capacidades, o robô RPA realiza todas as etapas necessárias para inserir os dados dos tokens no censo de veículos de forma automática e da mesma forma que o pessoal da organização faria:
- Prepare o ambiente de trabalho do usuário, feche os aplicativos abertos e faça login no aplicativo de censo do veículo de gestão tributária.
- Como os registros dos veículos são salvos em formato PDF em pastas organizadas por dia, pergunte o mês do ano que deseja processar
- Para cada arquivo de veículo da pasta, abra o arquivo PDF e leia o campo da placa. Em seguida, verifica se o valor do campo corresponde à placa indicada no nome do arquivo (os nomes dos arquivos começam com a placa do veículo ao qual correspondem).
- Localize o veículo no pedido de registo automóvel através do registo, anexe o documento PDF à secção correspondente e verifique se o mesmo foi anexado corretamente.
- Por fim, salve o PDF em um diretório onde todos os documentos processados são salvos.
Atualmente, a Câmara Municipal de Girona realiza este processo uma vez por mês e dura cerca de 2 horas, sem qualquer intervenção direta dos funcionários municipais.
Quais são os benefícios?
- Economia de tempo A automação permite processar um grande número de registros de veículos de forma mais rápida e eficiente do que se fosse feito manualmente.
- Minimização de erros. A automação elimina o risco de erros humanos na entrada de dados. Eles são capturados e transferidos com precisão entre arquivos PDF e sistemas de gerenciamento tributário.
- Garantia de confidencialidade e segurança dos dados. A robotização garante a consistência dos dados tratados, bem como a garantia de que a execução do processo se realiza tal como se dá na automação, com rastreabilidade das ações realizadas.
O sistema está em operação desde maio de 2023 com resultados muito bons: redução do tempo médio de gerenciamento por arquivo em 99,6%. A economia de tempo calculada é de 91 horas por ano com automação.
Pode conhecer os aspetos chave a ter em conta para replicar esta iniciativa no ficheiro Automação de cadastros no censo veicular.
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