- إدارة مفتوحة
تضاعف عدد الأشخاص الذين يستخدمون الخدمات الرقمية أربع مرات منذ الوباء
نفذ مجلس مدينة جيرونا أ نظام آلي باستخدام الروبوتات لتحديث تعداد المركبات. الحل يحسن كفاءة معالجة البيانات ويزيل المهام المتكررة والميكانيكيةمما يسمح لموظفي البلدية بالمشاركة في أنشطة ذات قيمة مضافة.
ترسل الوكالات أوراق البيانات الفنية للمركبات الجديدة بصيغة PDF إلى مجلس المدينة، والتي يجب تضمينها في تعداد المركبات. ويجب تسجيل حوالي 3.000 بطاقة كل عام، وتخصيص ما يقرب من 4 دقائق من العمل لكل واحدة. وتتميز هذه المهمة بأنها متكررة للغاية وتستهلك الكثير من الوقت والموارد البشرية. بالإضافة إلى ذلك، هناك خطر حدوث أخطاء في إدخال البيانات أو معالجة الملفات. بفضل أتمتة هذه العملية، تم تقليل متوسط وقت إدارة كل ملف إلى 10 ثوانٍ وبدقة كاملة في البيانات.
تم توثيق هذا الحل فيمرصد DigiChanges كمبادرة مبتكرة للإدارة المحلية.
كيف تعمل؟
تشير أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) إلى البرامج التي تتفاعل تلقائيًا مع التطبيقات بنفس الطريقة التي يتفاعل بها الأشخاص في روتينهم اليومي: عن طريق تحريك الماوس أو تحديد الخيارات أو البحث في الشاشة أو تسجيل الدخول إلى المعلومات
بفضل هذه القدرات، يقوم روبوت RPA بتنفيذ جميع الخطوات اللازمة لإدخال البيانات من الرموز المميزة في تعداد المركبات تلقائيًا وبنفس الطريقة التي يقوم بها موظفو المؤسسة:
- قم بإعداد بيئة عمل المستخدم وإغلاق التطبيقات المفتوحة وتسجيل الدخول إلى تطبيق تعداد مركبات إدارة الضرائب.
- نظرًا لأنه يتم حفظ سجلات المركبات بتنسيق PDF في مجلدات منظمة حسب اليوم، فاسأل عن شهر السنة الذي تريد معالجته
- بالنسبة لكل ملف مركبة في المجلد، افتح ملف PDF واقرأ حقل لوحة الترخيص. ثم يتحقق بعد ذلك من تطابق قيمة الحقل مع لوحة الترخيص الواردة في اسم الملف (تبدأ أسماء الملفات بلوحة ترخيص السيارة التي تتوافق معها).
- حدد موقع المركبة في تطبيق تسجيل المركبة باستخدام التسجيل، وأرفق مستند PDF بالقسم المقابل وتأكد من إرفاقه بشكل صحيح.
- أخيرًا، احفظ ملف PDF في الدليل حيث يتم حفظ جميع المستندات التي تمت معالجتها.
حاليًا، يقوم مجلس مدينة جيرونا بهذه العملية مرة واحدة في الشهر وتستمر حوالي ساعتين، دون أي تدخل مباشر من قبل موظفي البلدية.
ما هي المنافع؟
- توفير الوقت تتيح الأتمتة معالجة عدد كبير من سجلات المركبات بسرعة وكفاءة أكبر مما لو تم إجراؤها يدويًا.
- التقليل من الأخطاء. الأتمتة تقضي على مخاطر الأخطاء البشرية في إدخال البيانات. يتم التقاطها ونقلها بدقة بين ملفات PDF وأنظمة إدارة الضرائب.
- ضمان السرية وأمن البيانات. تضمن الروبوتات اتساق البيانات المعالجة، فضلاً عن ضمان تنفيذ العملية كما هي في الأتمتة، مع إمكانية تتبع الإجراءات التي تم تنفيذها.
يعمل النظام منذ مايو 2023 وحقق نتائج جيدة للغاية: تقليل متوسط وقت الإدارة لكل ملف بنسبة 99,6%. ويبلغ توفير الوقت المحسوب 91 ساعة سنويًا مع التشغيل الآلي.
يمكنك معرفة الجوانب الرئيسية التي يجب مراعاتها لتكرار هذه المبادرة في الملف أتمتة التسجيلات في تعداد المركبات.
مرصد DigiChanges
مساحة جديدة لنشر وتعزيز مشاريع التحول الرقمي
يجمع المبادرات المبتكرة والممارسات الجيدة (DigiCanvis) التي تم تنفيذها بنجاح في المجالس الكاتالونية والتي تعد مصدر إلهام لبقية الهيئات.
إذا كنت قد نفذت مشروع تحول رقمي ناجح أو كانت لديك تجربة تجريبية ، فيرجى مشاركتها!