Tots els ajuntaments treballen amb dades cada dia. El padró, els expedients, els tributs, les llicències, els contractes, els ajuts, les activitats, els equipaments, les incidències, els documents, les notificacions o les consultes de la ciutadania formen part de la informació habitual d’un ens local.
Però una cosa és treballar amb dades i una altra és saber realment quines dades tenim, on són, qui les actualitza, com s’utilitzen i si són prou fiables. Aquest és el primer pas del govern de la dada: disposar d’una visió mínima i ordenada de les dades municipals.
No cal començar amb un gran projecte tecnològic. No cal tenir una oficina de dades. No cal disposar de perfils professionals especialitzats. El punt de partida pot ser molt més senzill: fer un inventari bàsic de les dades més importants de l’ajuntament.
Què vol dir fer un inventari de dades?
Fer un inventari de dades vol dir identificar i descriure els principals conjunts d’informació que utilitza l’ajuntament. Un conjunt de dades pot ser, per exemple, el padró municipal, el registre d’expedients, la relació d’equipaments, les dades de contractació, les llicències d’obres, les activitats culturals, les incidències de la via pública, els ajuts socials o el cens d’habitatges.
L’inventari no és, d’entrada, una eina complicada. Pot començar com una relació ordenada d’aquests conjunts de dades amb informació bàsica:
- com es diu el conjunt de dades;
- en quin servei o àrea s’utilitza;
- quina persona o unitat el coneix millor;
- en quin sistema, aplicació o fitxer es troba;
- amb quina freqüència s’actualitza;
- si conté dades personals o sensibles;
- si es fa servir per tramitar, informar, publicar, analitzar o prendre decisions;
- si té problemes coneguts de qualitat;
- si es podria reutilitzar per a altres finalitats.
Això ja és governar millor. Perquè allò que no coneixem difícilment ho podem ordenar, millorar o protegir.
Per què és important per a un ajuntament petit?
En un ajuntament petit, sovint molta informació depèn del coneixement de poques persones. Hi ha qui sap on trobar una llista, qui recorda com es fa una extracció, qui coneix els errors habituals d’un programa o qui sap quin fitxer és “el bo”.
Aquesta manera de funcionar pot resoldre el dia a dia, però també genera riscos.
- Què passa si aquesta persona canvia de lloc de treball, es jubila o no hi és quan cal consultar la informació?
- Què passa si hi ha diverses versions d’un mateix fitxer?
- Què passa si un servei necessita dades d’un altre i no sap a qui demanar-les?
- Què passa si cal respondre una petició de transparència o preparar un informe i no sabem d’on surten les dades?
- Què passa si volem compartir informació amb una altra administració i no sabem si la dada és prou fiable o si es pot compartir?
L’inventari ajuda a reduir aquesta dependència del coneixement informal. Fa visible la informació que ja existeix i facilita que l’ajuntament la pugui gestionar amb més continuïtat, seguretat i criteri.
L’inventari no és només per a informàtica
Un error habitual és pensar que l’inventari de dades és una tasca de l’àrea TIC o del proveïdor tecnològic. Però les dades no són només als sistemes. Les dades formen part de l’activitat dels serveis municipals.
El servei que tramita expedients coneix millor quines dades necessita. Serveis socials sap quina informació és més sensible. Urbanisme coneix les dades vinculades al territori. Intervenció coneix les dades econòmiques. Secretaria coneix les obligacions documentals i de procediment. Atenció ciutadana sap quines consultes es repeteixen més. Arxiu i gestió documental coneixen el cicle de vida de la informació.
Per això, l’inventari ha de ser una feina compartida. No cal que hi participi tothom alhora, però sí que cal escoltar les persones que coneixen les dades en el dia a dia. En ajuntaments petits, això pot fer-se amb reunions breus, entrevistes senzilles o una plantilla comuna fàcil d’omplir.
Com començar sense complicar-se?
El millor és no voler inventariar-ho tot de cop. Un ajuntament petit pot començar amb una primera versió molt simple de l’inventari. Per exemple, identificant entre 10 i 20 conjunts de dades rellevants.
Es pot començar pels àmbits més habituals: padró; registre i expedients; tributs i ingressos; pressupost i comptabilitat; contractació; urbanisme i llicències; serveis socials; equipaments municipals; activitats i agenda; incidències i manteniment; queixes i suggeriments; transparència i dades obertes.
Per a cadascun d’aquests conjunts, es pot respondre una fitxa mínima:
- Quina informació conté?
- Per a què s’utilitza?
- Qui la coneix millor?
- On es troba?
- S’actualitza sovint?
- Té dades personals?
- Té problemes de qualitat?
- Es podria reutilitzar per millorar algun servei?
Amb aquesta informació ja es poden prendre decisions. Per exemple, prioritzar quines dades cal revisar, quines poden servir per fer indicadors, quines són més sensibles o quines caldria documentar millor.
Un inventari ajuda a detectar problemes molt concrets
Fer un inventari no és un exercici teòric. Serveix per detectar problemes reals que afecten la gestió municipal.
- Pot posar de manifest que hi ha dades duplicades en diversos sistemes.
- Pot mostrar que hi ha fitxers que només coneix una persona.
- Pot evidenciar que un servei treballa amb dades desactualitzades.
- Pot ajudar a identificar informació sensible que no està prou protegida.
- Pot revelar que hi ha dades molt útils per a la presa de decisions però que no s’estan aprofitant.
També pot ajudar a preparar millors indicadors. Per exemple, abans de construir un quadre de comandament sobre equipaments municipals, cal saber quines dades tenim sobre aquests equipaments, qui les manté, si són completes i si s’actualitzen.
Abans de publicar dades obertes, cal saber si les dades són fiables, si tenen restriccions i si poden ser enteses per qui les reutilitzi. Abans d’aplicar intel·ligència artificial, cal saber si les dades de partida són adequades, representatives i segures.
L’inventari és, per tant, una base per fer moltes altres coses millor.
No cal buscar la perfecció des del primer dia
Un inventari de dades no ha de ser perfecte en la seva primera versió. De fet, és millor començar amb una versió senzilla i útil que no pas esperar a tenir un model complet que mai no arriba.
La primera versió pot tenir mancances. Potser no inclourà tots els conjunts de dades. Potser algunes descripcions seran incompletes. Potser hi haurà dubtes sobre responsabilitats o sistemes d’origen….Això és normal. El més important és crear l’hàbit de mirar les dades d’una manera més ordenada. Amb el temps, l’inventari es pot anar completant, revisant i millorant. Un bon inventari és un instrument viu. No és una foto fixa que es fa un dia i s’oblida. Ha d’anar evolucionant a mesura que canvien els serveis, els sistemes i les necessitats de l’ajuntament.
De l’inventari mínim al model comú
Cada ajuntament podria fer el seu inventari a la seva manera, però això tindria un problema: costaria comparar, compartir, reutilitzar i donar suport de manera coordinada. Per això és important avançar cap a un inventari mínim i comú de dades del món local.
Això no vol dir que tots els ajuntaments tinguin exactament les mateixes dades ni la mateixa estructura. Vol dir disposar d’uns criteris compartits sobre quina informació mínima convé identificar i descriure.
Per exemple, seria útil que tots els ens locals poguessin descriure els seus conjunts de dades amb uns camps comuns: nom, descripció, àrea responsable, sistema d’origen, tipus de dades, nivell de sensibilitat, freqüència d’actualització, qualitat percebuda, usos principals i potencial de reutilització.
Aquest enfocament facilitaria el suport supramunicipal, la interoperabilitat, la comparació d’indicadors, l’obertura de dades, la definició de serveis comuns i la identificació de casos d’ús compartits.
El paper de la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents
Els ajuntaments petits no han de construir aquest inventari sols ni començar des d’un full en blanc.
La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents (XGLI) pot aportar valor mitjançant els seus grups de treball, ajudant a definir un inventari mínim i comú de dades per al món local. Aquest inventari ha de ser simple, pràctic i adaptat a la realitat dels ens locals, especialment dels que tenen menys recursos tècnics.
Els grups de treball també podran ajudar a establir models comuns de govern i gestió de dades:
- criteris per descriure conjunts de dades,
- pautes per identificar responsables,
- orientacions sobre qualitat,
- recomanacions sobre protecció i seguretat,
- prioritats sobre quines dades convé abordar primer.
Un altre àmbit clau serà la identificació de solucions tecnològiques compartides. No tindria sentit que cada ajuntament hagués de buscar o construir la seva pròpia eina d’inventari. La XGLI pot ajudar a definir funcionalitats comunes, eines reutilitzables o serveis compartits que facilitin aquesta feina.
També serà important descriure els perfils professionals i les funcions necessàries. En un ajuntament petit potser no hi haurà un “responsable de govern de dades” formal, però sí caldrà saber qui pot assumir funcions bàsiques: identificar dades, validar-les, actualitzar-les, documentar-les, protegir-les o utilitzar-les per elaborar indicadors.
Finalment, la XGLI podrà impulsar casos d’ús concrets basats en l’inventari. Per exemple, identificar dades per millorar la transparència, preparar indicadors de gestió, ordenar les dades d’equipaments, prioritzar dades obertes o detectar informació útil per reduir càrregues administratives.
La força de la XGLI serà convertir una tasca que pot semblar complexa en una feina compartida, guiada i útil per al conjunt del món local.
L’AOC i l’Espai de Dades del Món Local
L’Espai de Dades del Món Local vol facilitar que els ens locals puguin aprofitar millor les dades sense haver de resoldre individualment tota la complexitat.
En aquest marc, el Consorci AOC, en col·laboració amb diputacions, consells comarcals i altres actors del sistema públic local, pot contribuir a posar a disposició dels ajuntaments criteris, models, serveis i eines comunes.
L’inventari de dades és una peça fonamental d’aquest camí. Sense saber quines dades hi ha, és difícil governar-les, compartir-les, protegir-les, millorar-ne la qualitat o utilitzar-les per generar valor públic.
Per això, començar per l’inventari no és una tasca menor. És posar els fonaments del futur ús intel·ligent de les dades al món local.
Saber què tenim per decidir millor
Un ajuntament petit pot pensar que no té prou dades per començar. Però segurament en té moltes més de les que imagina. El repte no és tenir més dades. El repte és saber quines tenim, entendre-les millor i utilitzar-les amb més criteri.
L’inventari permet ordenar el coneixement municipal, reduir dependències, detectar problemes, millorar la qualitat de la informació i preparar nous usos de les dades. És el primer pas per avançar cap a un govern local més intel·ligent, més eficient i més proper a la ciutadania.
