Tous les conseils municipaux traitent quotidiennement des données. Le registre de la population, les fichiers, les impôts, les permis, les contrats, les subventions, les activités, les équipements, les incidents, les documents, les notifications ou les demandes de renseignements des citoyens font partie des informations courantes d'une collectivité locale.
Travailler avec des données est une chose, mais savoir précisément quelles sont ces données, où elles se trouvent, qui les met à jour, comment elles sont utilisées et si elles sont suffisamment fiables en est une autre. C'est la première étape de la gouvernance des données : disposer d'une vision minimale et structurée des données municipales.
Vous n'avez pas besoin de vous lancer dans un grand projet technologique. Vous n'avez pas besoin d'un service informatique. Vous n'avez pas besoin de profils professionnels spécialisés. Le point de départ peut être beaucoup plus simple : réaliser un inventaire sommaire des données les plus importantes de la mairie.
Que signifie réaliser un inventaire de données ?
L’inventaire des données consiste à identifier et à décrire les principaux ensembles d’informations utilisés par la mairie. Un ensemble de données peut comprendre, par exemple, le registre municipal, le registre des fichiers, la liste des équipements, les données relatives aux marchés publics, les permis de construire, les activités culturelles, les incidents sur la voie publique, l’aide sociale ou le recensement du logement.
L'inventaire n'est pas, à première vue, un outil complexe. Il peut se présenter comme une liste ordonnée de ces ensembles de données, accompagnée d'informations de base :
- Comment s'appelle cet ensemble de données ?
- dans quel service ou zone il est utilisé ;
- quelle personne ou unité le connaît le mieux ;
- dans quel système, application ou fichier il se trouve ;
- à quelle fréquence il est mis à jour ;
- si elle contient des données personnelles ou sensibles ;
- si elle est utilisée pour traiter, informer, publier, analyser ou prendre des décisions ;
- si elle présente des problèmes de qualité connus ;
- si elle pourrait être réutilisée à d'autres fins.
C'est déjà une meilleure gouvernance. Car ce que nous ignorons est difficile à ordonner, à améliorer ou à protéger.
Pourquoi est-ce important pour un conseil municipal de petite ville ?
Dans un petit conseil municipal, beaucoup d'informations dépendent souvent des connaissances de quelques personnes. Certains savent où trouver une liste, d'autres se souviennent comment effectuer une extraction, d'autres encore connaissent les erreurs courantes d'un programme ou savent quel fichier est « le bon ».
Ce mode de fonctionnement peut résoudre les problèmes quotidiens, mais il engendre aussi des risques.
- Que se passe-t-il si cette personne change d'emploi, prend sa retraite ou n'est plus là lorsque l'information doit être consultée ?
- Que se passe-t-il s'il existe plusieurs versions du même fichier ?
- Que se passe-t-il si un service a besoin de données provenant d'un autre et ne sait pas à qui les demander ?
- Que se passe-t-il si une demande nécessite une réponse ? transparència ou bien ils préparent un rapport et nous ne savons pas d'où proviennent les données ?
- Que se passe-t-il si nous voulons partager des informations avec une autre administration et que nous ne savons pas si les données sont suffisamment fiables ou si elles peuvent être partagées ?
L'inventaire contribue à réduire cette dépendance aux connaissances informelles. Il rend visibles les informations existantes et permet au conseil municipal de les gérer avec plus de continuité, de sécurité et de critères.
L'inventaire ne concerne pas uniquement l'informatique.
On confond souvent l'inventaire des données avec la seule tâche du service informatique ou du fournisseur de technologies. Or, les données ne se limitent pas aux systèmes ; elles font partie intégrante de l'activité des services municipaux.
Le service chargé du traitement des dossiers connaît le mieux les données dont il a besoin. Les services sociaux savent quelles informations sont les plus sensibles. L'urbanisme connaît les données territoriales. L'intervention connaît les données économiques. Le secrétariat connaît les obligations documentaires et procédurales. Le service aux citoyens sait quelles sont les demandes les plus fréquentes. Les archives et la gestion documentaire connaissent le cycle de vie de l'information.
Pour cette raison, leLa gestion des stocks devrait être une tâche partagéeIl n'est pas nécessaire que tout le monde participe simultanément, mais il est essentiel d'écouter les personnes qui connaissent les données au quotidien. Dans les petites communes, cela peut se faire par de courtes réunions, des entretiens simples ou un formulaire standardisé facile à remplir.
Comment commencer sans se compliquer la vie ?
Il est préférable de ne pas vouloir tout inventorier d'un coup. Une petite commune peut commencer par une première version très simple de l'inventaire, par exemple en identifiant entre 10 et 20 ensembles de données pertinents.
Vous pouvez commencer par les domaines les plus courants : recensement ; inscription et registres ; impôts et revenus ; budget et comptabilité ; contrats ; urbanisme et permis ; services sociaux ; installations municipales ; activités et ordre du jour ; incidents et entretien ; plaintes et suggestions ; transparència et les données ouvertes.
Pour chacun de ces ensembles, il est possible de répondre à au moins une feuille :
- Quelles informations contient-il ?
- À quoi ça sert ?
- Qui la connaît le mieux ?
- Où est-il?
- Est-ce que c'est souvent mis à jour ?
- Avez-vous des données personnelles ?
- Rencontrez-vous des problèmes de qualité ?
- Pourrait-il être réutilisé pour améliorer un service ?
Ces informations permettent de prendre des décisions. Par exemple, de prioriser les données à examiner, celles qui peuvent servir à créer des indicateurs, celles qui sont plus sensibles ou celles qui doivent être mieux documentées.
Un inventaire permet de détecter des problèmes très spécifiques.
L'inventaire n'est pas un exercice théorique. Il sert à déceler les problèmes concrets qui affectent la gestion municipale.
- Cela peut révéler la présence de données dupliquées dans plusieurs systèmes.
- Cela peut révéler l'existence de fichiers connus d'une seule personne.
- Cela peut indiquer qu'un service fonctionne avec des données obsolètes.
- Cela peut aider à identifier les informations sensibles qui ne sont pas suffisamment protégées.
- Cela peut révéler l'existence de données très utiles pour la prise de décision, mais qui ne sont pas utilisées.
Cela peut également contribuer à l'élaboration d'indicateurs plus pertinents. Par exemple, avant de créer un tableau de bord sur les équipements municipaux, il est nécessaire de connaître les données disponibles sur ces équipements, les organismes qui en assurent la maintenance, leur exhaustivité et leur mise à jour.
Avant de publier des données ouvertes, il est nécessaire de vérifier leur fiabilité, les restrictions qui y sont associées et leur compréhensibilité par les utilisateurs. Avant d'appliquer l'intelligence artificielle, il est nécessaire de s'assurer de la pertinence des données initiales. representative et sûre.
L'inventaire constitue donc une base pour améliorer bien d'autres choses.
Vous n'êtes pas obligé de rechercher la perfection dès le premier jour.
Un inventaire de données n'a pas besoin d'être parfait dès sa première version. En réalité, il est préférable de commencer par une version simple et utile plutôt que d'attendre un modèle complet qui ne verra jamais le jour.
La première version peut présenter des lacunes. Elle peut ne pas inclure tous les ensembles de données. Certaines descriptions peuvent être incomplètes. Des doutes peuvent subsister quant aux responsabilités ou aux systèmes sources… C’est normal. L’essentiel est de prendre l’habitude de consulter les données de manière plus structurée. Au fil du temps, l’inventaire peut être complété, révisé et amélioré. Un bon inventaire est un outil vivant. Ce n’est pas une photographie figée prise un jour et oubliée. Il doit évoluer au gré des changements des services, des systèmes et des besoins de la municipalité.
Du stock minimum au modèle courant
Chaque conseil municipal pourrait établir son inventaire à sa manière, mais cela poserait problème : il serait difficile de comparer, de partager, de réutiliser et d’apporter un soutien coordonné. C’est pourquoi il est important d’évoluer vers un inventaire minimal et commun des données locales.
Cela ne signifie pas que tous les conseils municipaux disposent exactement des mêmes données ou de la même structure. Cela signifie qu'ils partagent des critères quant aux informations minimales à identifier et à décrire.
Par exemple, il serait utile que toutes les collectivités locales puissent décrire leurs ensembles de données avec des champs communs : nom, description, domaine de responsabilité, système source, type de données, niveau de sensibilité, fréquence de mise à jour, qualité perçue, principales utilisations et potentiel de réutilisation.
Cette approche faciliterait le soutien supramunicipal, l'interopérabilité, la comparaison des indicateurs, l'ouverture des données, la définition de services communs et l'identification de cas d'utilisation partagés.
Le rôle du réseau des collectivités locales intelligentes
Les petites municipalités n'ont pas à constituer cet inventaire seules ni à partir de zéro.
Le réseau Smart Local Government Network (XGLI) peut apporter une valeur ajoutée grâce à ses groupes de travail, en contribuant à définir un inventaire minimal et commun des données pour les collectivités locales. Cet inventaire doit être simple, pratique et adapté à la réalité des entités locales, notamment celles disposant de moins de ressources techniques.
Les groupes de travail pourront également contribuer à établir des modèles communs de gouvernance et de gestion des données :
- critères de description des ensembles de données,
- lignes directrices pour identifier les responsables,
- directives de qualité,
- recommandations en matière de protection et de sécurité,
- Priorités concernant les données à traiter en premier.
Un autre axe prioritaire sera l'identification de solutions technologiques partagées. Il serait absurde que chaque municipalité doive concevoir son propre outil d'inventaire. XGLI peut contribuer à définir des fonctionnalités communes, des outils réutilisables ou des services partagés qui facilitent ce travail.
Il sera également important de décrire les profils professionnels et les fonctions requis. Dans une petite commune, il n’y aura peut-être pas de « responsable de la gouvernance des données » désigné, mais il sera nécessaire de savoir qui peut assumer les fonctions essentielles : identifier les données, les valider, les mettre à jour, les documenter, les protéger ou les utiliser pour élaborer des indicateurs.
Enfin, XGLI permettra de gérer des cas d'utilisation spécifiques en fonction de l'inventaire. Par exemple, identifier les données à améliorer. transparència, préparer des indicateurs de gestion, trier les données relatives aux équipements, prioriser les données ouvertes ou détecter les informations utiles afin de réduire les charges administratives.
La force du XGLI sera de transformer une tâche qui peut paraître complexe en un travail partagé, guidé et utile pour l'ensemble du monde local.
L'AOC et l'espace de données du monde local
L’espace de données mondial local vise à faciliter l’utilisation des données par les entités locales sans qu’elles aient à résoudre individuellement toute la complexité.
Dans ce cadre, le consortium AOC, en collaboration avec les conseils provinciaux, les conseils départementaux et d'autres acteurs du système public local, peut contribuer à mettre à la disposition des conseils municipaux des critères, des modèles, des services et des outils communs.
L’inventaire des données est une étape fondamentale de cette démarche. Sans connaître les données existantes, il est difficile de les gouverner, de les partager, de les protéger, d’en améliorer la qualité ou de les utiliser pour créer de la valeur publique.
Par conséquent, commencer par un inventaire n'est pas une mince affaire. C'est jeter les bases d'une utilisation intelligente des données à l'échelle locale.
Savoir ce que nous avons nous permet de prendre de meilleures décisions.
Un petit conseil municipal peut penser ne pas disposer de suffisamment de données. Pourtant, il en possède probablement bien plus qu'il ne l'imagine. Le défi n'est pas d'accumuler les données, mais de savoir quelles données nous possédons, de mieux les comprendre et de les utiliser plus judicieusement.
Cet inventaire permet d'organiser les connaissances municipales, de réduire les interdépendances, de détecter les problèmes, d'améliorer l'information et de préparer de nouvelles utilisations des données. Il constitue un premier pas vers une administration locale plus intelligente, plus efficace et plus proche des citoyens.
