Все городские советы ежедневно работают с данными. Реестр населения, документы, налоги, лицензии, контракты, гранты, информация о деятельности, объектах инфраструктуры, происшествиях, документах, уведомлениях или запросах граждан — все это входит в обычный информационный поток местного органа власти.
Но одно дело — работать с данными, и совсем другое — действительно знать, какие данные у нас есть, где они находятся, кто их обновляет, как они используются и достаточно ли они надежны. Это первый шаг в управлении данными: наличие минимального и упорядоченного представления о муниципальных данных.
Не обязательно начинать с масштабного технологического проекта. Не нужно иметь отдел обработки данных. Не нужны специализированные профессиональные профили. Отправной точкой может быть гораздо более простая задача: составить базовый перечень наиболее важных данных городского совета.
Что означает проведение инвентаризации данных?
Составление перечня данных подразумевает выявление и описание основных наборов информации, используемых городским советом. Набором данных может быть, например, муниципальный реестр, реестр дел, список объектов, данные о контрактах, разрешения на строительство, культурные мероприятия, дорожно-транспортные происшествия, социальная помощь или жилищная перепись.
Инвентаризация на первый взгляд не представляет собой сложный инструмент. Она может начинаться с упорядоченного списка этих наборов данных с основной информацией:
- Как называется этот набор данных?
- в какой сфере услуг или области он используется;
- какой человек или подразделение знает его лучше всего;
- в какой системе, приложении или файле он находится;
- Как часто оно обновляется;
- если оно содержит персональные или конфиденциальные данные;
- если оно используется для обработки, информирования, публикации, анализа или принятия решений;
- если у него есть известные проблемы с качеством;
- можно ли его использовать повторно для других целей.
Это уже более эффективное управление. Потому что то, чего мы не знаем, сложно упорядочить, улучшить или защитить.
Почему это важно для небольшого городского совета?
В небольшом городском совете большая часть информации часто зависит от знаний нескольких человек. Есть те, кто знает, где найти список, те, кто помнит, как выполнить извлечение данных, те, кто знает распространенные ошибки в программе, или те, кто знает, какой файл является «правильным».
Такой способ работы может решать повседневные проблемы, но он также порождает риски.
- Что произойдет, если этот человек сменит работу, выйдет на пенсию или его не будет рядом, когда потребуется получить необходимую информацию?
- Что произойдет, если будет несколько версий одного и того же файла?
- Что произойдет, если сервису потребуются данные от другого сервиса, и он не знает, у кого их запросить?
- Что произойдет, если потребуется ответить на запрос? transparència Или подготовить отчет, а мы не будем знать, откуда берутся данные?
- Что произойдет, если мы захотим поделиться информацией с другой администрацией, но не будем знать, достаточно ли надежны эти данные или можно ли ими поделиться?
Инвентаризация помогает уменьшить зависимость от неформальных знаний. Она делает доступной уже существующую информацию и позволяет городскому совету управлять ею с большей непрерывностью, безопасностью и соблюдением установленных правил.
Инвентаризация — это не только для ИТ-сферы.
Распространенная ошибка заключается в том, что считается, будто инвентаризация данных — это задача отдела ИКТ или поставщика технологий. Но данные находятся не только в системах. Данные являются частью деятельности муниципальных служб.
Служба, обрабатывающая файлы, лучше всего знает, какие данные ей необходимы. Социальные службы знают, какая информация является наиболее конфиденциальной. Градостроительство знает данные, связанные с территорией. Служба по вопросам вмешательства знает экономические данные. Секретариат знает документальные и процессуальные обязательства. Служба по работе с гражданами знает, какие запросы повторяются чаще всего. Архивы и управление документами знают жизненный цикл информации.
По этой причинеИнвентаризация должна быть совместной работой.Необязательно, чтобы все участвовали одновременно, но необходимо выслушать тех, кто ежедневно работает с данными. В небольших муниципалитетах это можно сделать с помощью коротких встреч, простых интервью или общего шаблона, который легко заполнить.
Как начать, не усложняя процесс?
Лучше не проводить инвентаризацию всего сразу. Небольшой муниципалитет может начать с очень простого первого варианта инвентаризации. Например, определить от 10 до 20 соответствующих наборов данных.
Начать можно с наиболее распространенных областей: перепись населения; регистрация и учет; налоги и доходы; бюджет и бухгалтерский учет; заключение договоров; городское планирование и лицензирование; социальные услуги; муниципальные учреждения; деятельность и повестка дня; инциденты и техническое обслуживание; жалобы и предложения; transparència и открытых данных.
Для каждого из этих наборов заданий необходимо ответить как минимум на одном листе:
- Какую информацию оно содержит?
- Для чего это используется?
- Кто знает её лучше всех?
- Где он находится?
- Он часто обновляется?
- У вас есть персональные данные?
- У вас возникли проблемы с качеством?
- Можно ли использовать это повторно для улучшения предоставляемой услуги?
На основе этой информации можно принимать решения. Например, определять приоритетность данных для анализа, определять, какие из них можно использовать для создания показателей, какие являются более конфиденциальными, а какие следует лучше задокументировать.
Инвентаризация помогает выявить очень специфические проблемы.
Составление инвентаризации — это не теоретическое упражнение. Оно служит для выявления реальных проблем, затрагивающих муниципальное управление.
- Это может выявить наличие дублирующихся данных в нескольких системах.
- Это может указывать на наличие файлов, о которых знает только один человек.
- Это может указывать на то, что сервис работает с устаревшими данными.
- Это может помочь выявить конфиденциальную информацию, которая недостаточно защищена.
- Это может выявить наличие очень полезных данных для принятия решений, которые, однако, не используются.
Это также может помочь подготовить более качественные показатели. Например, прежде чем создавать информационную панель по муниципальным объектам, необходимо знать, какие данные у нас есть об этих объектах, кто их обслуживает, являются ли они полными и обновляются ли они.
Перед публикацией открытых данных необходимо убедиться в их достоверности, наличии ограничений и понятности для тех, кто будет их использовать повторно. Перед применением искусственного интеллекта необходимо убедиться в адекватности исходных данных. representaНадежный и безопасный.
Таким образом, инвентаризация является основой для более эффективного выполнения многих других задач.
Не обязательно стремиться к совершенству с первого дня.
Первоначальная версия инвентаризации данных не обязательно должна быть идеальной. На самом деле, лучше начать с простой и полезной версии, чем ждать появления полной модели, которая так и не будет разработана.
Первая версия может иметь недостатки. Она может не включать все наборы данных. Некоторые описания могут быть неполными. Могут возникнуть сомнения относительно обязанностей или исходных систем… Это нормально. Самое важное — выработать привычку более упорядоченно анализировать данные. Со временем инвентаризация может быть дополнена, пересмотрена и улучшена. Хорошая инвентаризация — это живой инструмент. Это не застывшая фотография, сделанная однажды и забытая. Она должна развиваться по мере изменения услуг, систем и потребностей городского совета.
От минимального запаса до стандартной модели
Каждый городской совет мог бы составить свой собственный реестр данных, но это создало бы проблему: было бы сложно сравнивать, обмениваться, повторно использовать данные и оказывать поддержку скоординированным образом. Именно поэтому важно двигаться к созданию минимального и общего реестра данных из местного мира.
Это не означает, что все городские советы располагают абсолютно одинаковыми данными или имеют одинаковую структуру. Это означает наличие общих критериев относительно того, какая минимальная информация должна быть выявлена и описана.
Например, было бы полезно, если бы все местные органы власти могли описывать свои наборы данных с помощью общих полей: название, описание, область ответственности, исходная система, тип данных, уровень конфиденциальности, частота обновления, воспринимаемое качество, основные области применения и потенциал для повторного использования.
Такой подход будет способствовать поддержке на уровне муниципалитетов, обеспечению совместимости, сравнению показателей, открытости данных, определению общих услуг и выявлению общих вариантов использования.
Роль сети «Умное местное самоуправление»
Небольшим муниципалитетам не нужно создавать этот реестр в одиночку или начинать с чистого листа.
Сеть интеллектуального местного самоуправления (XGLI) может внести свой вклад благодаря своим рабочим группам, помогая определить минимальный и общий набор данных для местного сообщества. Этот набор данных должен быть простым, практичным и адаптированным к реалиям местных органов власти, особенно тех, которые обладают ограниченными техническими ресурсами.
Рабочие группы также смогут помочь в создании общих моделей управления и обработки данных:
- критерии для описания наборов данных,
- руководящие принципы для выявления ответственных лиц,
- стандарты качества,
- рекомендации по защите и безопасности.
- Приоритеты, в соответствии с которыми следует в первую очередь обрабатывать данные.
Еще одним ключевым направлением станет поиск общих технологических решений. Для каждого муниципалитета было бы нецелесообразно разрабатывать собственный инструмент инвентаризации. XGLI может помочь определить общие функциональные возможности, многократно используемые инструменты или общие сервисы, которые облегчат эту работу.
Также важно будет описать требуемые профессиональные профили и функции. В небольшом муниципалитете может не быть формального «специалиста по управлению данными», но необходимо знать, кто может выполнять основные функции: идентификацию данных, их проверку, обновление, документирование, защиту или использование для разработки показателей.
Наконец, XGLI сможет реализовывать конкретные сценарии использования на основе имеющихся данных. Например, выявлять данные для улучшения. transparènciaподготовить показатели управления, упорядочить данные об оборудовании, расставить приоритеты в открытых данных или выявить полезную информацию для снижения административной нагрузки.
Сила XGLI будет заключаться в том, чтобы превратить задачу, которая может показаться сложной, в совместную, управляемую и полезную работу на благо всего местного сообщества.
AOC и локальное мировое пространство данных
Цель проекта Local World Data Space — упростить для местных организаций использование данных более эффективно, избавив их от необходимости решать все сложные задачи в индивидуальном порядке.
В рамках этой структуры консорциум AOC в сотрудничестве с провинциальными и окружными советами, а также другими участниками местной государственной системы может внести свой вклад в предоставление городским советам общих критериев, моделей, услуг и инструментов.
Инвентаризация данных — это основополагающий элемент этого процесса. Не зная, какие данные существуют, трудно управлять ими, делиться ими, защищать их, улучшать их качество или использовать их для создания общественной ценности.
Поэтому начать с инвентаризации — задача непростая. Это заложить основу для будущего разумного использования данных в локальном мире.
Зная то, что у нас есть, мы можем принимать более взвешенные решения.
Небольшой городской совет может считать, что у него изначально недостаточно данных. Но, вероятно, их гораздо больше, чем он себе представляет. Задача состоит не в том, чтобы иметь больше данных. Задача состоит в том, чтобы знать, какие данные у нас есть, лучше их понимать и использовать более разумно.
Инвентаризация позволяет систематизировать муниципальные знания, уменьшить зависимости, выявить проблемы, улучшить информацию и подготовить новые способы использования данных. Это первый шаг к более разумному, эффективному и ориентированному на граждан местному самоуправлению.
