Todas as câmaras municipais trabalham com dados diariamente. O cadastro populacional, arquivos, impostos, licenças, contratos, subsídios, atividades, instalações, ocorrências, documentos, notificações ou consultas de cidadãos fazem parte das informações usuais de uma entidade local.
Mas uma coisa é trabalhar com dados e outra é realmente saber quais dados temos, onde estão, quem os atualiza, como são usados e se são suficientemente confiáveis. Este é o primeiro passo na governança de dados: ter uma visão mínima e organizada dos dados municipais.
Você não precisa começar com um grande projeto tecnológico. Não precisa ter um departamento de dados. Não precisa ter profissionais especializados. O ponto de partida pode ser muito mais simples: faça um levantamento básico dos dados mais importantes da prefeitura.
O que significa fazer um inventário de dados?
Fazer um inventário de dados significa identificar e descrever os principais conjuntos de informações utilizados pela câmara municipal. Um conjunto de dados pode ser, por exemplo, o cadastro municipal, o cadastro de arquivos, a lista de instalações, os dados de contratos, as licenças de construção, as atividades culturais, os incidentes em vias públicas, a assistência social ou o censo habitacional.
À primeira vista, o inventário não parece ser uma ferramenta complicada. Ele pode começar como uma lista ordenada desses conjuntos de dados com informações básicas:
- Qual é o nome do conjunto de dados?
- Em que serviço ou área é utilizado;
- Qual pessoa ou unidade o conhece melhor?
- Em que sistema, aplicação ou arquivo ele está localizado;
- Com que frequência é atualizado;
- se contiver dados pessoais ou sensíveis;
- se for utilizado para processar, informar, publicar, analisar ou tomar decisões;
- se apresentar problemas de qualidade conhecidos;
- se poderia ser reutilizado para outros fins.
Isso já é uma forma de governar melhor. Porque aquilo que não sabemos é difícil de ordenar, melhorar ou proteger.
Por que isso é importante para uma câmara municipal de uma cidade pequena?
Numa câmara municipal pequena, muita informação depende frequentemente do conhecimento de poucas pessoas. Há quem saiba onde encontrar uma lista, quem se lembre de como fazer uma extração, quem conheça os erros comuns num programa ou quem saiba qual o ficheiro "certo".
Essa forma de operar pode resolver problemas do dia a dia, mas também gera riscos.
- O que acontece se essa pessoa mudar de emprego, se aposentar ou não estiver disponível quando a informação precisar ser consultada?
- O que acontece se existirem várias versões do mesmo arquivo?
- O que acontece se um serviço precisar de dados de outro e não souber a quem solicitá-los?
- O que acontece se uma solicitação precisar ser respondida? transparència Ou então, elaborar um relatório sem saber de onde vêm os dados?
- O que acontece se quisermos compartilhar informações com outra administração e não soubermos se os dados são suficientemente confiáveis ou se podem ser compartilhados?
O inventário ajuda a reduzir essa dependência do conhecimento informal. Ele torna visíveis as informações já existentes e permite que a câmara municipal as gerencie com maior continuidade, segurança e critérios.
O controle de estoque não é exclusividade da TI.
Um erro comum é pensar que o inventário de dados é uma tarefa da área de TIC ou do fornecedor de tecnologia. Mas os dados não estão apenas nos sistemas. Os dados fazem parte da atividade dos serviços municipais.
O serviço que processa os arquivos sabe melhor quais dados precisa. Os serviços sociais sabem quais informações são mais sensíveis. O planejamento urbano conhece os dados relacionados ao território. A intervenção conhece os dados econômicos. A secretaria conhece as obrigações documentais e processuais. O atendimento ao cidadão sabe quais consultas são mais frequentes. Os arquivos e a gestão documental conhecem o ciclo de vida da informação.
Por essa razão, oO controle de estoque deve ser uma tarefa compartilhada.Não é necessário que todos participem ao mesmo tempo, mas é fundamental ouvir as pessoas que conhecem os dados no dia a dia. Em municípios pequenos, isso pode ser feito com reuniões curtas, entrevistas simples ou um formulário comum fácil de preencher.
Como começar sem complicar as coisas?
É melhor não tentar inventariar tudo de uma vez. Um município pequeno pode começar com uma primeira versão bem simples do inventário. Por exemplo, identificando entre 10 e 20 conjuntos de dados relevantes.
Você pode começar pelas áreas mais comuns: censo; cadastro e registros; impostos e renda; orçamento e contabilidade; contratos; planejamento urbano e licenças; serviços sociais; equipamentos municipais; atividades e agenda; ocorrências e manutenção; reclamações e sugestões; transparència e dados abertos.
Para cada um desses conjuntos, é possível responder no mínimo uma folha:
- Que informações contém?
- Para que serve?
- Quem a conhece melhor?
- Onde fica localizado?
- É atualizado com frequência?
- Você possui dados pessoais?
- Você está tendo problemas com a qualidade?
- Será que poderia ser reutilizado para melhorar um serviço?
Com essas informações, é possível tomar decisões. Por exemplo, priorizar quais dados precisam ser revisados, quais podem ser usados para criar indicadores, quais são mais sensíveis ou quais devem ser melhor documentados.
Um inventário ajuda a detectar problemas muito específicos.
Fazer um inventário não é um exercício teórico. Serve para detectar problemas reais que afetam a gestão municipal.
- Isso pode revelar a existência de dados duplicados em vários sistemas.
- Isso pode mostrar que existem arquivos que apenas uma pessoa conhece.
- Isso pode mostrar que um serviço está funcionando com dados desatualizados.
- Isso pode ajudar a identificar informações sensíveis que não estejam suficientemente protegidas.
- Isso pode revelar que existem dados muito úteis para a tomada de decisões, mas que não estão sendo utilizados.
Isso também pode ajudar a elaborar melhores indicadores. Por exemplo, antes de criar um painel de controle sobre instalações municipais, é necessário saber quais dados temos sobre essas instalações, quem as mantém, se estão completas e se estão atualizadas.
Antes de publicar dados abertos, é necessário saber se os dados são confiáveis, se possuem restrições e se podem ser compreendidos por aqueles que os reutilizam. Antes de aplicar inteligência artificial, é necessário saber se os dados iniciais são adequados. representaativo e seguro.
O controle de estoque, portanto, serve de base para fazer muitas outras coisas melhor.
Você não precisa buscar a perfeição desde o primeiro dia.
Um inventário de dados não precisa ser perfeito em sua primeira versão. Aliás, é melhor começar com uma versão simples e útil do que esperar por um modelo completo que nunca chega.
A primeira versão pode apresentar algumas falhas. Pode não incluir todos os conjuntos de dados. Algumas descrições podem estar incompletas. Podem surgir dúvidas sobre responsabilidades ou sistemas de origem… Isso é normal. O mais importante é criar o hábito de analisar os dados de forma mais organizada. Com o tempo, o inventário pode ser complementado, revisado e aprimorado. Um bom inventário é um instrumento vivo. Não é uma foto estática tirada um dia e esquecida. Ele deve evoluir conforme os serviços, sistemas e necessidades da prefeitura mudam.
Do estoque mínimo ao modelo comum
Cada câmara municipal poderia elaborar o seu inventário à sua maneira, mas isso apresentaria um problema: seria difícil comparar, partilhar, reutilizar e prestar apoio de forma coordenada. É por isso que é importante avançar para um inventário mínimo e comum de dados do contexto local.
Isso não significa que todas as câmaras municipais tenham exatamente os mesmos dados ou a mesma estrutura. Significa que compartilham critérios sobre quais informações mínimas devem ser identificadas e descritas.
Por exemplo, seria útil se todas as autoridades locais pudessem descrever seus conjuntos de dados com campos comuns: nome, descrição, área de responsabilidade, sistema de origem, tipo de dados, nível de sensibilidade, frequência de atualização, qualidade percebida, principais usos e potencial de reutilização.
Essa abordagem facilitaria o apoio supramunicipal, a interoperabilidade, a comparação de indicadores, a abertura de dados, a definição de serviços comuns e a identificação de casos de uso compartilhados.
O papel da Rede de Governo Local Inteligente
Os municípios de pequeno porte não precisam elaborar esse inventário sozinhos nem começar do zero.
A Rede de Governo Local Inteligente (XGLI) pode agregar valor por meio de seus grupos de trabalho, ajudando a definir um inventário mínimo e comum de dados para o âmbito local. Esse inventário deve ser simples, prático e adaptado à realidade das entidades locais, especialmente aquelas com menos recursos técnicos.
Os grupos de trabalho também poderão ajudar a estabelecer modelos comuns de governança e gestão de dados:
- critérios para descrever conjuntos de dados,
- diretrizes para identificar os responsáveis,
- diretrizes de qualidade,
- recomendações sobre proteção e segurança,
- Prioridades sobre quais dados devem ser abordados primeiro.
Outra área fundamental será a identificação de soluções tecnológicas compartilhadas. Não faria sentido que cada município tivesse que encontrar ou construir sua própria ferramenta de inventário. O XGLI pode ajudar a definir funcionalidades comuns, ferramentas reutilizáveis ou serviços compartilhados que facilitem esse trabalho.
Também será importante descrever os perfis profissionais e as funções necessárias. Em um município pequeno, pode não haver um "responsável pela governança de dados" formal, mas será necessário saber quem pode assumir funções básicas: identificar dados, validá-los, atualizá-los, documentá-los, protegê-los ou utilizá-los para desenvolver indicadores.
Por fim, o XGLI poderá impulsionar casos de uso específicos com base no inventário. Por exemplo, identificar dados para melhorar... transparència, preparar indicadores de gestão, classificar dados de equipamentos, priorizar dados abertos ou detectar informações úteis para reduzir a carga administrativa.
A força do XGLI reside em transformar uma tarefa que pode parecer complexa em um trabalho compartilhado, guiado e útil para o mundo local como um todo.
A AOC e o Espaço de Dados Mundial Local
O Espaço de Dados Mundiais Locais visa facilitar o uso de dados por entidades locais, sem que elas precisem resolver individualmente toda a complexidade envolvida.
Nesse contexto, o Consórcio AOC, em colaboração com os conselhos provinciais, conselhos distritais e outros atores do sistema público local, pode contribuir para disponibilizar critérios, modelos, serviços e ferramentas comuns aos conselhos municipais.
O inventário de dados é uma peça fundamental nessa jornada. Sem saber quais dados existem, é difícil governá-los, compartilhá-los, protegê-los, melhorar sua qualidade ou usá-los para gerar valor público.
Portanto, começar pelo inventário não é uma tarefa simples. Trata-se de lançar as bases para o futuro uso inteligente de dados no contexto local.
Saber o que temos para tomar decisões melhores.
Uma pequena câmara municipal pode achar que não tem dados suficientes para começar. Mas provavelmente tem muito mais do que imagina. O desafio não é ter mais dados. O desafio é saber quais dados temos, entendê-los melhor e usá-los com mais sabedoria.
O inventário permite organizar o conhecimento municipal, reduzir dependências, detectar problemas, aprimorar informações e preparar novos usos para os dados. É o primeiro passo rumo a uma administração local mais inteligente, eficiente e voltada para o cidadão.
