Alle Stadträte arbeiten täglich mit Daten. Einwohnerverzeichnis, Akten, Steuern, Lizenzen, Verträge, Zuschüsse, Aktivitäten, Einrichtungen, Vorfälle, Dokumente, Mitteilungen oder Bürgeranfragen gehören zu den üblichen Informationen einer lokalen Behörde.
Es ist eine Sache, mit Daten zu arbeiten, und eine ganz andere, wirklich zu wissen, welche Daten wir haben, wo sie sich befinden, wer sie aktualisiert, wie sie verwendet werden und ob sie zuverlässig genug sind. Dies ist der erste Schritt zu einer guten Datenverwaltung: einen minimalen und geordneten Überblick über die kommunalen Daten zu gewinnen.
Sie müssen nicht gleich mit einem großen Technologieprojekt beginnen. Sie brauchen kein eigenes Datenbüro. Sie brauchen keine spezialisierten Fachkräfte. Der Einstieg kann viel einfacher sein: Erstellen Sie eine grundlegende Bestandsaufnahme der wichtigsten Daten des Stadtrats.
Was versteht man unter einer Dateninventur?
Die Erstellung eines Dateninventars bedeutet, die wichtigsten Datensätze zu identifizieren und zu beschreiben, die vom Stadtrat verwendet werden. Ein Datensatz könnte beispielsweise das Gemeinderegister, das Aktenregister, das Verzeichnis der Einrichtungen, Vertragsdaten, Baugenehmigungen, kulturelle Aktivitäten, Vorfälle im öffentlichen Straßenverkehr, Sozialhilfe oder die Wohnungszählung sein.
Die Bestandsaufnahme ist auf den ersten Blick kein kompliziertes Instrument. Sie kann als geordnete Liste dieser Datensätze mit grundlegenden Informationen beginnen:
- Wie lautet der Name des Datensatzes?
- in welchem Dienst oder Bereich es verwendet wird;
- welche Person oder Einheit ihn am besten kennt;
- in welchem System, welcher Anwendung oder welcher Datei es sich befindet;
- wie oft es aktualisiert wird;
- wenn es personenbezogene oder sensible Daten enthält;
- wenn es zur Verarbeitung, Information, Veröffentlichung, Analyse oder Entscheidungsfindung verwendet wird;
- wenn bekannte Qualitätsprobleme vorliegen;
- ob es für andere Zwecke wiederverwendet werden könnte.
So regiert man schon besser. Denn was wir nicht wissen, ist schwer zu ordnen, zu verbessern oder zu schützen.
Warum ist das für einen kleinen Stadtrat wichtig?
In einem kleinen Gemeinderat hängt vieles vom Wissen weniger Personen ab. Es gibt diejenigen, die wissen, wo man eine Liste findet, diejenigen, die sich erinnern, wie man Daten extrahiert, diejenigen, die die häufigsten Fehler in einem Programm kennen, oder diejenigen, die wissen, welche Datei die richtige ist.
Diese Vorgehensweise kann alltägliche Probleme lösen, birgt aber auch Risiken.
- Was geschieht, wenn diese Person den Arbeitsplatz wechselt, in den Ruhestand geht oder nicht mehr erreichbar ist, wenn die Informationen benötigt werden?
- Was passiert, wenn mehrere Versionen derselben Datei existieren?
- Was passiert, wenn ein Dienst Daten von einem anderen benötigt und nicht weiß, von wem er diese anfordern soll?
- Was geschieht, wenn eine Anfrage beantwortet werden muss? transparència Oder wir erstellen einen Bericht und wissen nicht, woher die Daten stammen?
- Was passiert, wenn wir Informationen mit einer anderen Verwaltung teilen wollen und nicht wissen, ob die Daten zuverlässig genug sind oder ob sie überhaupt weitergegeben werden dürfen?
Das Inventar trägt dazu bei, diese Abhängigkeit von informellem Wissen zu verringern. Es macht die bereits vorhandenen Informationen sichtbar und ermöglicht es dem Stadtrat, diese kontinuierlicher, sicherer und nach festgelegten Kriterien zu verwalten.
Inventarverwaltung ist nicht nur für die IT-Abteilung relevant.
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, die Dateninventur sei Aufgabe des IT-Bereichs oder des Technologieanbieters. Daten befinden sich jedoch nicht nur in den Systemen. Sie sind vielmehr Bestandteil der Tätigkeit kommunaler Dienstleistungen.
Der für die Aktenverarbeitung zuständige Dienst weiß am besten, welche Daten er benötigt. Die Sozialdienste wissen, welche Informationen besonders sensibel sind. Die Stadtplanung kennt die gebietsbezogenen Daten. Die Interventionsabteilung kennt die Wirtschaftsdaten. Das Sekretariat kennt die Dokumentations- und Verfahrenspflichten. Der Bürgerservice weiß, welche Anfragen am häufigsten gestellt werden. Archive und Dokumentenmanagement kennen den Lebenszyklus der Informationen.
Aus diesem GrundDie Inventur sollte eine gemeinsame Aufgabe sein.Es ist nicht notwendig, dass alle gleichzeitig teilnehmen, aber es ist wichtig, denjenigen zuzuhören, die die Daten im Alltag kennen. In kleinen Gemeinden kann dies durch kurze Treffen, einfache Interviews oder eine leicht auszufüllende Vorlage geschehen.
Wie fange ich an, ohne es zu verkomplizieren?
Es empfiehlt sich, nicht alles auf einmal erfassen zu wollen. Eine kleine Gemeinde kann mit einer sehr einfachen ersten Version der Bestandsaufnahme beginnen. Beispielsweise kann sie 10 bis 20 relevante Datensätze identifizieren.
Sie können mit den häufigsten Bereichen beginnen: Volkszählung; Registrierung und Aufzeichnungen; Steuern und Einkommen; Budget und Buchhaltung; Vertragswesen; Stadtplanung und Lizenzen; soziale Dienste; kommunale Einrichtungen; Aktivitäten und Tagesordnung; Vorfälle und Instandhaltung; Beschwerden und Anregungen; transparència und offene Daten.
Für jeden dieser Aufgabensätze kann mindestens ein Blatt beantwortet werden:
- Welche Informationen enthält es?
- Wozu wird es verwendet?
- Wer kennt sie am besten?
- Wo befindet es sich?
- Wird es häufig aktualisiert?
- Besitzen Sie personenbezogene Daten?
- Haben Sie Qualitätsprobleme?
- Könnte es zur Verbesserung eines Dienstes wiederverwendet werden?
Mithilfe dieser Informationen können Entscheidungen getroffen werden. Zum Beispiel kann priorisiert werden, welche Daten überprüft werden müssen, welche zur Erstellung von Indikatoren verwendet werden können, welche sensibler sind oder welche besser dokumentiert werden sollten.
Eine Bestandsaufnahme hilft dabei, sehr spezifische Probleme zu erkennen.
Die Erstellung eines Inventars ist keine theoretische Übung. Sie dient dazu, reale Probleme aufzudecken, die die kommunale Verwaltung betreffen.
- Es kann aufdecken, dass in mehreren Systemen doppelte Daten vorhanden sind.
- Es kann aufzeigen, dass es Dateien gibt, von denen nur eine einzige Person Kenntnis hat.
- Es kann darauf hindeuten, dass ein Dienst mit veralteten Daten arbeitet.
- Es kann dabei helfen, sensible Informationen zu identifizieren, die nicht ausreichend geschützt sind.
- Es kann aufdecken, dass sehr nützliche Daten für die Entscheidungsfindung vorhanden sind, die aber nicht genutzt werden.
Es kann auch helfen, bessere Indikatoren zu erstellen. Bevor man beispielsweise ein Dashboard für kommunale Einrichtungen erstellt, muss man wissen, welche Daten über diese Einrichtungen vorliegen, wer sie instand hält, ob sie vollständig und aktuell sind.
Vor der Veröffentlichung offener Daten muss geprüft werden, ob die Daten zuverlässig sind, ob Einschränkungen bestehen und ob sie für die Weiterverwender verständlich sind. Vor dem Einsatz künstlicher Intelligenz muss geprüft werden, ob die Ausgangsdaten ausreichend sind. representatativ und sicher.
Die Bestandsführung ist daher die Grundlage dafür, viele andere Dinge besser zu machen.
Man muss nicht von Anfang an nach Perfektion streben.
Eine Dateninventur muss in ihrer ersten Version nicht perfekt sein. Tatsächlich ist es besser, mit einer einfachen und nützlichen Version zu beginnen, als auf ein vollständiges Modell zu warten, das nie erstellt wird.
Die erste Version mag Mängel aufweisen. Sie enthält möglicherweise nicht alle Datensätze. Manche Beschreibungen sind eventuell unvollständig. Es können Unklarheiten bezüglich Zuständigkeiten oder Quellsystemen bestehen… Das ist normal. Am wichtigsten ist es, sich eine systematische Herangehensweise an die Daten anzugewöhnen. Im Laufe der Zeit kann das Inventar vervollständigt, überarbeitet und verbessert werden. Ein gutes Inventar ist ein dynamisches Instrument. Es ist kein statisches Bild, das eines Tages aufgenommen und dann vergessen wird. Es muss sich mit den sich ändernden Dienstleistungen, Systemen und Bedürfnissen des Stadtrats weiterentwickeln.
Vom Mindestbestand zum gängigen Modell
Jeder Stadtrat könnte seine Datenbestände auf seine eigene Weise erfassen, doch das hätte ein Problem: Vergleich, Austausch, Wiederverwendung und koordinierte Unterstützung wären schwierig. Deshalb ist es wichtig, einen minimalen und gemeinsamen Datenbestand aus dem lokalen Umfeld zu erstellen.
Das bedeutet nicht, dass alle Stadträte über exakt dieselben Daten oder dieselbe Struktur verfügen. Es bedeutet vielmehr, gemeinsame Kriterien dafür zu haben, welche Mindestinformationen erfasst und beschrieben werden sollten.
Es wäre beispielsweise hilfreich, wenn alle lokalen Behörden ihre Datensätze mit gemeinsamen Feldern beschreiben könnten: Name, Beschreibung, Zuständigkeitsbereich, Quellsystem, Datentyp, Sensibilitätsgrad, Aktualisierungshäufigkeit, wahrgenommene Qualität, Hauptverwendungszwecke und Potenzial für die Wiederverwendung.
Dieser Ansatz würde die Unterstützung überkommunaler Ebenen, die Interoperabilität, den Vergleich von Indikatoren, die Offenheit der Daten, die Definition gemeinsamer Dienste und die Identifizierung gemeinsamer Anwendungsfälle erleichtern.
Die Rolle des Smart Local Government Network
Kleine Gemeinden müssen dieses Inventar nicht alleine erstellen oder bei null anfangen.
Das Smart Local Government Network (XGLI) kann durch seine Arbeitsgruppen einen Mehrwert schaffen, indem es dazu beiträgt, einen minimalen und gemeinsamen Datenbestand für die Kommunalverwaltung zu definieren. Dieser Bestand muss einfach, praxisnah und an die Realität lokaler Einrichtungen, insbesondere solcher mit geringeren technischen Ressourcen, angepasst sein.
Die Arbeitsgruppen werden auch dazu beitragen können, gemeinsame Modelle für Governance und Datenmanagement zu entwickeln:
- Kriterien zur Beschreibung von Datensätzen
- Leitlinien zur Ermittlung der Verantwortlichen
- Qualitätsrichtlinien
- Empfehlungen zu Schutz und Sicherheit,
- Prioritäten, welche Daten zuerst bearbeitet werden sollten.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Identifizierung gemeinsamer technologischer Lösungen. Es wäre nicht sinnvoll, wenn jede Gemeinde ihr eigenes Inventarisierungstool entwickeln müsste. XGLI kann dabei helfen, gemeinsame Funktionalitäten, wiederverwendbare Tools oder gemeinsam genutzte Dienste zu definieren, die diese Arbeit erleichtern.
Es ist außerdem wichtig, die erforderlichen beruflichen Profile und Funktionen zu beschreiben. In einer kleinen Gemeinde gibt es möglicherweise keinen formalen „Datenschutzbeauftragten“, aber es muss bekannt sein, wer grundlegende Aufgaben übernehmen kann: Daten identifizieren, validieren, aktualisieren, dokumentieren, schützen oder zur Entwicklung von Indikatoren nutzen.
Schließlich wird XGLI in der Lage sein, auf Basis des Inventars spezifische Anwendungsfälle zu steuern. Zum Beispiel die Identifizierung von Daten zur Verbesserung transparència, Managementindikatoren erstellen, Gerätedaten sortieren, offene Daten priorisieren oder nützliche Informationen ermitteln, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Die Stärke des XGLI wird darin bestehen, eine Aufgabe, die komplex erscheinen mag, in eine gemeinsame, angeleitete und nützliche Arbeit für die lokale Gemeinschaft als Ganzes umzuwandeln.
Das AOC und der lokale Weltdatenraum
Der Local World Data Space hat zum Ziel, es lokalen Einheiten zu erleichtern, Daten besser zu nutzen, ohne die gesamte Komplexität individuell lösen zu müssen.
In diesem Rahmen kann das AOC-Konsortium in Zusammenarbeit mit Provinzräten, Kreisräten und anderen Akteuren des lokalen öffentlichen Systems dazu beitragen, den Stadträten gemeinsame Kriterien, Modelle, Dienstleistungen und Instrumente zur Verfügung zu stellen.
Die Erfassung von Daten ist ein grundlegender Bestandteil dieses Prozesses. Ohne zu wissen, welche Daten existieren, ist es schwierig, sie zu verwalten, zu teilen, zu schützen, ihre Qualität zu verbessern oder sie zur Schaffung eines öffentlichen Mehrwerts zu nutzen.
Daher ist die Bestandsaufnahme eine alles andere als leichte Aufgabe. Sie legt den Grundstein für die zukünftige intelligente Datennutzung im lokalen Umfeld.
Zu wissen, was wir haben, um bessere Entscheidungen treffen zu können
Ein kleiner Stadtrat mag zunächst denken, er verfüge nicht über genügend Daten. Doch wahrscheinlich hat er viel mehr, als er annimmt. Die Herausforderung besteht nicht darin, mehr Daten zu haben, sondern darin, die vorhandenen Daten zu kennen, sie besser zu verstehen und sie sinnvoller zu nutzen.
Das Inventar ermöglicht es, kommunales Wissen zu strukturieren, Abhängigkeiten zu reduzieren, Probleme aufzudecken, Informationen zu verbessern und neue Nutzungsmöglichkeiten für die Daten zu entwickeln. Es ist der erste Schritt hin zu einer intelligenteren, effizienteren und bürgernäheren Kommunalverwaltung.
