Tutti i consigli comunali lavorano quotidianamente con i dati. Il registro della popolazione, i fascicoli, le tasse, le licenze, i contratti, i finanziamenti, le attività, le strutture, gli incidenti, i documenti, le notifiche o le richieste dei cittadini fanno parte delle informazioni ordinarie di un ente locale.
Ma una cosa è lavorare con i dati e un'altra è sapere davvero quali dati abbiamo, dove si trovano, chi li aggiorna, come vengono utilizzati e se sono sufficientemente affidabili. Questo è il primo passo nella governance dei dati: avere una visione minimale e ordinata dei dati comunali.
Non serve iniziare con un grande progetto tecnologico. Non serve avere un ufficio dati. Non servono profili professionali specializzati. Il punto di partenza può essere molto più semplice: fare un inventario di base dei dati più importanti del comune.
Che cosa significa fare un inventario dei dati?
Realizzare un inventario dei dati significa identificare e descrivere i principali insiemi di informazioni utilizzati dal consiglio comunale. Un insieme di dati potrebbe essere, ad esempio, il registro comunale, il registro degli archivi, l'elenco delle strutture, i dati relativi agli appalti, i permessi di costruzione, le attività culturali, gli incidenti stradali, l'assistenza sociale o il censimento degli alloggi.
L'inventario, a prima vista, non sembra uno strumento complicato. Può iniziare come un elenco ordinato di questi insiemi di dati con informazioni di base:
- Qual è il nome del set di dati?
- in quale servizio o settore viene utilizzato;
- quale persona o unità lo conosce meglio;
- in quale sistema, applicazione o file si trova;
- con quale frequenza viene aggiornato;
- se contiene dati personali o sensibili;
- se viene utilizzato per elaborare, informare, pubblicare, analizzare o prendere decisioni;
- se presenta problemi di qualità noti;
- se potesse essere riutilizzato per altri scopi.
Questo significa già governare meglio. Perché ciò che non conosciamo è difficile da ordinare, migliorare o proteggere.
Perché è importante per un consiglio comunale di una piccola città?
In un piccolo consiglio comunale, molte informazioni dipendono spesso dalla conoscenza di poche persone. C'è chi sa dove trovare un elenco, chi ricorda come effettuare un'estrazione, chi conosce gli errori più comuni in un programma o chi sa qual è "il file giusto".
Questo modo di operare può risolvere i problemi quotidiani, ma genera anche dei rischi.
- Cosa succede se questa persona cambia lavoro, va in pensione o non è disponibile quando le informazioni devono essere consultate?
- Cosa succede se esistono più versioni dello stesso file?
- Cosa succede se un servizio ha bisogno di dati da un altro e non sa a chi richiederli?
- Cosa succede se è necessario rispondere a una richiesta? transparència oppure preparare un rapporto senza sapere da dove provengono i dati?
- Cosa succede se vogliamo condividere informazioni con un'altra amministrazione e non sappiamo se i dati sono sufficientemente affidabili o se possono essere condivisi?
L'inventario contribuisce a ridurre questa dipendenza dalla conoscenza informale. Rende visibili le informazioni già esistenti e consente al consiglio comunale di gestirle con maggiore continuità, sicurezza e criteri precisi.
L'inventario non è solo per l'IT
Un errore comune è pensare che l'inventario dei dati sia un compito del dipartimento ICT o del fornitore di tecnologia. Ma i dati non si trovano solo nei sistemi. I dati sono parte integrante dell'attività dei servizi comunali.
Il servizio che elabora i fascicoli sa meglio di chiunque altro di quali dati ha bisogno. I servizi sociali sanno quali informazioni sono più sensibili. L'urbanistica conosce i dati relativi al territorio. L'intervento pubblico conosce i dati economici. La segreteria conosce gli obblighi documentali e procedurali. Il servizio al cittadino sa quali richieste sono più frequenti. Gli archivi e la gestione documentale conoscono il ciclo di vita delle informazioni.
Per questo motivo, ilLa gestione dell'inventario dovrebbe essere un compito condivisoNon è necessario che tutti partecipino contemporaneamente, ma è fondamentale ascoltare chi conosce i dati quotidianamente. Nei piccoli comuni, questo può essere fatto con brevi riunioni, semplici interviste o un modello comune di facile compilazione.
Come iniziare senza complicarsi la vita?
È meglio non voler inventariare tutto in una volta. Un piccolo comune può iniziare con una prima versione molto semplice dell'inventario. Ad esempio, identificando tra 10 e 20 set di dati rilevanti.
Puoi iniziare con le aree più comuni: censimento; registrazione e registri; tasse e entrate; bilancio e contabilità; appalti; pianificazione urbanistica e licenze; servizi sociali; strutture comunali; attività e agenda; incidenti e manutenzione; reclami e suggerimenti; transparència e dati aperti.
Per ciascuno di questi gruppi, è possibile rispondere ad almeno un foglio:
- Quali informazioni contiene?
- A cosa serve?
- Chi la conosce meglio?
- Dove si trova?
- Viene aggiornato frequentemente?
- Possiedi dati personali?
- Avete riscontrato problemi di qualità?
- Potrebbe essere riutilizzato per migliorare un servizio?
Grazie a queste informazioni, è possibile prendere decisioni. Ad esempio, stabilire le priorità per i dati da esaminare, quelli utilizzabili per creare indicatori, quelli più sensibili o quelli che necessitano di una documentazione più accurata.
Un inventario aiuta a individuare problemi molto specifici
Fare un inventario non è un esercizio teorico. Serve a individuare problemi reali che incidono sulla gestione comunale.
- Può rivelare la presenza di dati duplicati in più sistemi.
- Può indicare che esistono file di cui solo una persona è a conoscenza.
- Può indicare che un servizio sta utilizzando dati obsoleti.
- Può aiutare a identificare informazioni sensibili che non sono sufficientemente protette.
- Può rivelare che esistono dati molto utili per il processo decisionale, ma che questi non vengono utilizzati.
Può anche contribuire a elaborare indicatori migliori. Ad esempio, prima di creare una dashboard sulle infrastrutture comunali, è necessario sapere quali dati abbiamo su queste infrastrutture, chi se ne occupa della manutenzione, se sono completi e se vengono aggiornati.
Prima di pubblicare dati aperti, è necessario sapere se i dati sono affidabili, se hanno restrizioni e se possono essere compresi da coloro che li riutilizzano. Prima di applicare l'intelligenza artificiale, è necessario sapere se i dati di partenza sono adeguati, representaattivo e sicuro.
La gestione delle scorte è quindi fondamentale per migliorare molte altre attività.
Non devi cercare la perfezione fin dal primo giorno.
Un inventario dei dati non deve essere perfetto nella sua prima versione. Anzi, è meglio iniziare con una versione semplice e utile piuttosto che aspettare un modello completo che non arriverà mai.
La prima versione potrebbe presentare delle lacune. Potrebbe non includere tutti i set di dati. Alcune descrizioni potrebbero essere incomplete. Potrebbero esserci dubbi sulle responsabilità o sui sistemi di origine… È normale. La cosa più importante è acquisire l'abitudine di esaminare i dati in modo più ordinato. Nel tempo, l'inventario può essere completato, rivisto e migliorato. Un buon inventario è uno strumento dinamico. Non è una fotografia statica scattata un giorno e poi dimenticata. Deve evolversi di pari passo con i servizi, i sistemi e le esigenze del consiglio comunale.
Dall'inventario minimo al modello comune
Ogni consiglio comunale potrebbe realizzare il proprio inventario a modo suo, ma ciò presenterebbe un problema: sarebbe difficile confrontare, condividere, riutilizzare e fornire supporto in modo coordinato. Per questo è importante muoversi verso un inventario minimo e comune di dati provenienti dal mondo locale.
Ciò non significa che tutti i consigli comunali abbiano esattamente gli stessi dati o la stessa struttura. Significa piuttosto che devono condividere criteri comuni su quali informazioni minime debbano essere individuate e descritte.
Ad esempio, sarebbe utile se tutte le autorità locali potessero descrivere i propri set di dati utilizzando campi comuni: nome, descrizione, area di responsabilità, sistema di origine, tipo di dati, livello di sensibilità, frequenza di aggiornamento, qualità percepita, usi principali e potenziale di riutilizzo.
Questo approccio faciliterebbe il supporto sovramunicipale, l'interoperabilità, il confronto degli indicatori, l'apertura dei dati, la definizione di servizi comuni e l'individuazione di casi d'uso condivisi.
Il ruolo della rete Smart Local Government Network
I piccoli comuni non devono necessariamente realizzare questo inventario da soli o partire da zero.
La Smart Local Government Network (XGLI) può apportare valore aggiunto attraverso i suoi gruppi di lavoro, contribuendo a definire un inventario minimo e comune di dati per il mondo locale. Questo inventario deve essere semplice, pratico e adattato alla realtà degli enti locali, in particolare a quelli con minori risorse tecniche.
I gruppi di lavoro potranno inoltre contribuire a definire modelli comuni di governance e gestione dei dati:
- criteri per la descrizione dei set di dati,
- linee guida per identificare i responsabili,
- linee guida di qualità,
- raccomandazioni in materia di protezione e sicurezza,
- Priorità su quali dati dovrebbero essere presi in considerazione per primi.
Un altro aspetto fondamentale sarà l'individuazione di soluzioni tecnologiche condivise. Non avrebbe senso che ogni comune dovesse trovare o sviluppare un proprio strumento di inventario. XGLI può contribuire a definire funzionalità comuni, strumenti riutilizzabili o servizi condivisi che facilitino questo lavoro.
Sarà inoltre importante descrivere i profili professionali e le funzioni richieste. In un piccolo comune potrebbe non esserci una figura formale di "responsabile della governance dei dati", ma sarà necessario sapere chi può svolgere le funzioni di base: identificare i dati, convalidarli, aggiornarli, documentarli, proteggerli o utilizzarli per sviluppare indicatori.
Infine, XGLI sarà in grado di guidare casi d'uso specifici basati sull'inventario. Ad esempio, identificare i dati per migliorare transparènciapreparare indicatori di gestione, ordinare i dati delle apparecchiature, dare priorità ai dati aperti o individuare informazioni utili per ridurre gli oneri amministrativi.
Il punto di forza dell'XGLI sarà quello di trasformare un compito che può sembrare complesso in un lavoro condiviso, guidato e utile per il mondo locale nel suo complesso.
L'AOC e lo spazio dati del mondo locale
Il Local World Data Space si propone di facilitare l'utilizzo dei dati da parte degli enti locali, evitando loro di dover affrontare individualmente tutte le complessità.
In questo contesto, il Consorzio AOC, in collaborazione con i consigli provinciali, i consigli di contea e altri attori del sistema pubblico locale, può contribuire a rendere disponibili ai consigli comunali criteri, modelli, servizi e strumenti comuni.
L'inventario dei dati è un elemento fondamentale di questo percorso. Senza sapere quali dati esistono, è difficile gestirli, condividerli, proteggerli, migliorarne la qualità o utilizzarli per generare valore pubblico.
Pertanto, iniziare con l'inventario non è un compito da poco. Significa gettare le basi per il futuro utilizzo intelligente dei dati a livello locale.
Sapere cosa ci serve per prendere decisioni migliori
Un piccolo consiglio comunale potrebbe pensare di non avere dati a sufficienza. Ma probabilmente ne ha molti più di quanto immagini. La sfida non è avere più dati, bensì sapere quali dati abbiamo, comprenderli meglio e utilizzarli in modo più oculato.
L'inventario consente di organizzare le conoscenze comunali, ridurre le dipendenze, individuare i problemi, migliorare le informazioni e predisporre nuovi utilizzi per i dati. Rappresenta il primo passo verso un governo locale più intelligente, efficiente e attento alle esigenze dei cittadini.
