Alle gemeenteraden werken dagelijks met data. Het bevolkingsregister, dossiers, belastingen, vergunningen, contracten, subsidies, activiteiten, voorzieningen, incidenten, documenten, meldingen en vragen van burgers behoren tot de gebruikelijke informatie van een lokale overheid.
Het is één ding om met data te werken en iets heel anders om echt te weten welke data we hebben, waar die zich bevindt, wie die bijwerkt, hoe die wordt gebruikt en of die wel betrouwbaar genoeg is. Dit is de eerste stap in databeheer: een minimaal en geordend overzicht van gemeentelijke data.
Je hoeft niet te beginnen met een groot technologisch project. Je hoeft geen data-afdeling te hebben. Je hoeft geen gespecialiseerde professionals in dienst te hebben. Het startpunt kan veel eenvoudiger zijn: maak een basisinventarisatie van de belangrijkste gegevens van de gemeenteraad.
Wat houdt het in om een data-inventarisatie uit te voeren?
Het opstellen van een data-inventarisatie houdt in dat de belangrijkste gegevenssets die door de gemeenteraad worden gebruikt, worden geïdentificeerd en beschreven. Een gegevensset kan bijvoorbeeld bestaan uit het gemeenteregister, het dossierregister, de lijst met voorzieningen, contractgegevens, bouwvergunningen, culturele activiteiten, incidenten op de openbare weg, sociale bijstand of de woningtelling.
De inventarisatie is op het eerste gezicht geen ingewikkeld hulpmiddel. Het kan beginnen als een geordende lijst van deze gegevenssets met basisinformatie:
- Wat is de naam van de dataset?
- in welke dienst of op welk gebied het wordt gebruikt;
- welke persoon of eenheid hem het beste kent;
- in welk systeem, welke applicatie of welk bestand het zich bevindt;
- hoe vaak het wordt bijgewerkt;
- als het persoonlijke of gevoelige gegevens bevat;
- als het wordt gebruikt voor verwerking, informatieverstrekking, publicatie, analyse of besluitvorming;
- als er bekende kwaliteitsproblemen zijn;
- of het voor andere doeleinden hergebruikt zou kunnen worden.
Dit is al een betere manier van besturen. Want wat we niet weten, is moeilijk te ordenen, te verbeteren of te beschermen.
Waarom is dit belangrijk voor een kleine gemeenteraad?
In een kleine gemeenteraad hangt veel informatie vaak af van de kennis van een paar mensen. Er zijn er die weten waar een lijst te vinden is, er zijn er die zich herinneren hoe een extractie moet worden uitgevoerd, er zijn er die de veelvoorkomende fouten in een programma kennen of er zijn er die weten welk bestand "het juiste" is.
Deze manier van werken kan dagelijkse problemen oplossen, maar brengt ook risico's met zich mee.
- Wat gebeurt er als deze persoon van baan verandert, met pensioen gaat of niet meer beschikbaar is wanneer de informatie geraadpleegd moet worden?
- Wat gebeurt er als er meerdere versies van hetzelfde bestand zijn?
- Wat gebeurt er als een dienst gegevens van een andere dienst nodig heeft, maar niet weet van wie die gegevens afkomstig zijn?
- Wat gebeurt er als er een verzoek beantwoord moet worden? transparència Of een rapport opstellen zonder te weten waar de gegevens vandaan komen?
- Wat gebeurt er als we informatie willen delen met een andere overheid, maar we niet weten of de gegevens betrouwbaar genoeg zijn of dat ze wel gedeeld mogen worden?
De inventarisatie helpt deze afhankelijkheid van informele kennis te verminderen. Het maakt de reeds bestaande informatie zichtbaar en stelt de gemeenteraad in staat deze met meer continuïteit, zekerheid en criteria te beheren.
Inventarisatie is niet alleen voor IT.
Een veelgemaakte fout is om te denken dat data-inventarisatie een taak is voor de ICT-afdeling of de technologieleverancier. Maar data bevindt zich niet alleen in de systemen. Data is een integraal onderdeel van de activiteiten van gemeentelijke diensten.
De dienst die bestanden verwerkt, weet het beste welke gegevens nodig zijn. De sociale dienst weet welke informatie het meest gevoelig is. De afdeling Stedenbouw kent de gegevens die betrekking hebben op het gebied. De afdeling Interventie kent de economische gegevens. Het secretariaat kent de documentatie- en procedurele verplichtingen. De burgerservice weet welke vragen het meest gesteld worden. Het archief en documentbeheer kennen de levenscyclus van de informatie.
Om deze reden, deInventarisatie moet een gezamenlijke taak zijn.Het is niet nodig dat iedereen tegelijkertijd deelneemt, maar het is wel belangrijk om te luisteren naar de mensen die dagelijks met de gegevens werken. In kleine gemeenten kan dit met korte bijeenkomsten, eenvoudige interviews of een standaardformulier dat gemakkelijk in te vullen is.
Hoe begin je zonder het ingewikkeld te maken?
Het is het beste om niet alles in één keer te willen inventariseren. Een kleine gemeente kan beginnen met een zeer eenvoudige eerste versie van de inventarisatie. Bijvoorbeeld door tussen de 10 en 20 relevante datasets te identificeren.
Je kunt beginnen met de meest voorkomende onderwerpen: volkstelling; registratie en administratie; belastingen en inkomsten; budget en boekhouding; aanbestedingen; stedenbouw en vergunningen; sociale diensten; gemeentelijke voorzieningen; activiteiten en agenda; incidenten en onderhoud; klachten en suggesties; transparència en open data.
Voor elk van deze sets kan minimaal één werkblad worden ingevuld:
- Welke informatie bevat het?
- Waar wordt het voor gebruikt?
- Wie kent haar het beste?
- Waar bevindt het zich?
- Wordt het vaak bijgewerkt?
- Heeft u persoonsgegevens?
- Ondervindt u problemen met de kwaliteit?
- Zou het hergebruikt kunnen worden om een dienst te verbeteren?
Met deze informatie kunnen beslissingen worden genomen. Bijvoorbeeld door te bepalen welke gegevens prioriteit moeten krijgen bij de analyse, welke gebruikt kunnen worden om indicatoren te ontwikkelen, welke gevoeliger zijn of welke beter gedocumenteerd moeten worden.
Een inventarisatie helpt bij het opsporen van zeer specifieke problemen.
Het opstellen van een inventaris is geen theoretische oefening. Het dient om daadwerkelijke problemen op te sporen die het gemeentelijk bestuur beïnvloeden.
- Het kan aan het licht brengen dat er dubbele gegevens in meerdere systemen aanwezig zijn.
- Het kan aantonen dat er bestanden zijn waarvan slechts één persoon op de hoogte is.
- Het kan aantonen dat een dienst met verouderde gegevens werkt.
- Het kan helpen bij het identificeren van gevoelige informatie die niet voldoende beschermd is.
- Het kan aan het licht brengen dat er zeer nuttige gegevens voor besluitvorming beschikbaar zijn, maar dat deze niet worden gebruikt.
Het kan ook helpen bij het opstellen van betere indicatoren. Voordat we bijvoorbeeld een dashboard over gemeentelijke voorzieningen bouwen, is het nodig om te weten welke gegevens we over deze voorzieningen hebben, wie ze onderhoudt, of ze compleet en actueel zijn.
Voordat open data wordt gepubliceerd, is het noodzakelijk om te weten of de data betrouwbaar is, of er beperkingen aan verbonden zijn en of de data begrijpelijk is voor degenen die de data hergebruiken. Voordat kunstmatige intelligentie wordt toegepast, is het nodig om te weten of de begindata toereikend is. representaactief en veilig.
Voorraadbeheer vormt daarom de basis voor het beter uitvoeren van vele andere taken.
Je hoeft niet vanaf dag één naar perfectie te streven.
Een data-inventarisatie hoeft in de eerste versie niet perfect te zijn. Sterker nog, het is beter om te beginnen met een eenvoudige en bruikbare versie dan te wachten op een compleet model dat er nooit komt.
De eerste versie kan tekortkomingen vertonen. Mogelijk bevat deze niet alle datasets. Sommige beschrijvingen kunnen onvolledig zijn. Er kunnen onduidelijkheden bestaan over verantwoordelijkheden of bronsystemen… Dit is normaal. Het belangrijkste is om de gewoonte te ontwikkelen om de gegevens op een meer geordende manier te bekijken. Na verloop van tijd kan de inventaris worden aangevuld, herzien en verbeterd. Een goede inventaris is een levend instrument. Het is geen momentopname die op een dag wordt gemaakt en vervolgens wordt vergeten. De inventaris moet meegroeien met de veranderende diensten, systemen en behoeften van de gemeente.
Van minimale voorraad tot gangbaar model
Elke gemeenteraad zou op zijn eigen manier een inventaris kunnen opstellen, maar dat zou een probleem opleveren: het zou moeilijk zijn om de gegevens te vergelijken, te delen, te hergebruiken en op een gecoördineerde manier te ondersteunen. Daarom is het belangrijk om toe te werken naar een minimale en gemeenschappelijke inventaris van gegevens uit de lokale gemeenschap.
Dit betekent niet dat alle gemeenteraden exact dezelfde gegevens of dezelfde structuur hebben. Het betekent dat er gedeelde criteria zijn voor welke minimale informatie moet worden vastgelegd en beschreven.
Het zou bijvoorbeeld nuttig zijn als alle lokale overheden hun datasets zouden kunnen beschrijven met behulp van gemeenschappelijke velden: naam, omschrijving, verantwoordelijkheidsgebied, bronsysteem, gegevenstype, gevoeligheidsniveau, updatefrequentie, waargenomen kwaliteit, belangrijkste toepassingen en mogelijkheden voor hergebruik.
Deze aanpak zou ondersteuning op supramunieniveau, interoperabiliteit, vergelijking van indicatoren, openheid van gegevens, de definitie van gemeenschappelijke diensten en de identificatie van gedeelde gebruiksscenario's vergemakkelijken.
De rol van het Smart Local Government Network
Kleine gemeenten hoeven deze inventarisatie niet alleen op te bouwen of helemaal vanaf nul te beginnen.
Het Smart Local Government Network (XGLI) kan waarde toevoegen via zijn werkgroepen, die helpen bij het definiëren van een minimale en gemeenschappelijke data-inventaris voor de lokale overheid. Deze inventaris moet eenvoudig, praktisch en aangepast zijn aan de realiteit van lokale instanties, met name die met beperkte technische middelen.
De werkgroepen kunnen ook helpen bij het opzetten van gemeenschappelijke modellen voor governance en databeheer:
- criteria voor het beschrijven van datasets,
- richtlijnen voor het identificeren van de verantwoordelijken,
- kwaliteitsrichtlijnen,
- aanbevelingen inzake bescherming en veiligheid,
- Prioriteiten bepalen voor welke gegevens als eerste moeten worden aangepakt.
Een ander belangrijk aandachtspunt is het identificeren van gedeelde technologische oplossingen. Het zou niet logisch zijn als elke gemeente een eigen inventarisatietool zou moeten vinden of ontwikkelen. XGLI kan helpen bij het definiëren van gemeenschappelijke functionaliteiten, herbruikbare tools of gedeelde diensten die dit werk vergemakkelijken.
Het is ook belangrijk om de vereiste professionele profielen en functies te beschrijven. In een kleine gemeente is er wellicht geen formele "functionaris voor gegevensbeheer", maar het is wel noodzakelijk om te weten wie de basisfuncties kan uitvoeren: gegevens identificeren, valideren, bijwerken, documenteren, beschermen of gebruiken om indicatoren te ontwikkelen.
Ten slotte zal XGLI in staat zijn om specifieke gebruiksscenario's aan te sturen op basis van de inventaris. Bijvoorbeeld het identificeren van gegevens om verbeteringen te realiseren. transparènciaManagementindicatoren opstellen, apparatuurgegevens sorteren, open data prioriteren of nuttige informatie opsporen om de administratieve lasten te verminderen.
De kracht van XGLI zal liggen in het omzetten van een ogenschijnlijk complexe taak in een gezamenlijke, begeleide en nuttige samenwerking voor de lokale gemeenschap als geheel.
De AOC en de lokale werelddataruimte
De Local World Data Space heeft als doel het voor lokale entiteiten gemakkelijker te maken om data beter te benutten zonder dat ze alle complexiteit individueel hoeven op te lossen.
Binnen dit kader kan het AOC-consortium, in samenwerking met provinciale raden, districtsraden en andere actoren in het lokale publieke systeem, bijdragen aan het beschikbaar stellen van gemeenschappelijke criteria, modellen, diensten en instrumenten aan gemeenteraden.
Een data-inventarisatie is een essentieel onderdeel van dit proces. Zonder te weten welke data er bestaat, is het moeilijk om deze te beheren, te delen, te beschermen, de kwaliteit ervan te verbeteren of te gebruiken om maatschappelijke waarde te creëren.
Het opstellen van een inventaris is daarom geen geringe taak. Het legt de basis voor het toekomstige, intelligente gebruik van data in de lokale omgeving.
Weten wat we hebben, stelt ons in staat betere beslissingen te nemen.
Een kleine gemeenteraad denkt misschien dat ze niet genoeg gegevens heeft om mee te beginnen. Maar waarschijnlijk heeft ze er veel meer dan ze denkt. De uitdaging is niet om meer gegevens te hebben. De uitdaging is om te weten welke gegevens we hebben, ze beter te begrijpen en ze verstandiger te gebruiken.
De inventarisatie maakt het mogelijk om gemeentelijke kennis te ordenen, afhankelijkheden te verminderen, problemen op te sporen, informatie te verbeteren en nieuwe toepassingen voor de data te ontwikkelen. Het is de eerste stap naar een slimmer, efficiënter en burgergerichter lokaal bestuur.
