تتعامل جميع المجالس البلدية مع البيانات يومياً. ويشمل ذلك سجلات السكان، والملفات، والضرائب، والتراخيص، والعقود، والمنح، والأنشطة، والمرافق، والحوادث، والوثائق، والإشعارات، واستفسارات المواطنين، وهي جميعها جزء من المعلومات المعتادة التي تقدمها أي جهة محلية.
لكن التعامل مع البيانات شيء، ومعرفة ماهية البيانات المتوفرة لدينا، ومكان وجودها، ومن يقوم بتحديثها، وكيفية استخدامها، ومدى موثوقيتها شيء آخر تمامًا. هذه هي الخطوة الأولى في إدارة البيانات: امتلاك رؤية واضحة ومنظمة لبيانات البلدية.
لا تحتاج إلى البدء بمشروع تقني ضخم، ولا إلى مكتب بيانات، ولا إلى متخصصين محترفين. يمكن أن تكون نقطة البداية أبسط بكثير: إعداد جرد أساسي لأهم بيانات مجلس المدينة.
ماذا يعني إجراء جرد للبيانات؟
إعداد جرد للبيانات يعني تحديد ووصف مجموعات المعلومات الرئيسية التي يستخدمها مجلس المدينة. يمكن أن تكون مجموعة البيانات، على سبيل المثال، السجل البلدي، وسجل الملفات، وقائمة المرافق، وبيانات التعاقد، وتراخيص البناء، والأنشطة الثقافية، وحوادث الطرق العامة، والمساعدة الاجتماعية، أو تعداد المساكن.
لا يُعدّ الجرد، للوهلة الأولى، أداةً معقدة. يمكن أن يبدأ كقائمة مرتبة لمجموعات البيانات هذه مع معلومات أساسية:
- ما اسم مجموعة البيانات؟
- في أي خدمة أو منطقة يتم استخدامها؛
- أي شخص أو وحدة تعرفه أفضل من غيره؟
- في أي نظام أو تطبيق أو ملف يوجد؛
- عدد مرات تحديثه؛
- إذا كان يحتوي على بيانات شخصية أو حساسة؛
- إذا تم استخدامه للمعالجة أو الإبلاغ أو النشر أو التحليل أو اتخاذ القرارات؛
- إذا كانت به مشاكل جودة معروفة؛
- وما إذا كان من الممكن إعادة استخدامه لأغراض أخرى.
هذا يُعدّ بالفعل حكماً أفضل. لأنّ ما نجهله يصعب تنظيمه أو تحسينه أو حمايته.
لماذا يُعدّ ذلك مهماً لمجلس بلدة صغيرة؟
في مجلس بلدة صغيرة، تعتمد الكثير من المعلومات غالبًا على معرفة عدد قليل من الأشخاص. فهناك من يعرف مكان العثور على قائمة، ومن يتذكر كيفية استخراج البيانات، ومن يعرف الأخطاء الشائعة في برنامج ما، أو من يعرف أي ملف هو "الملف الصحيح".
يمكن أن يحل هذا الأسلوب في العمل المشاكل اليومية، ولكنه يولد أيضاً مخاطر.
- ماذا يحدث إذا قام هذا الشخص بتغيير وظيفته، أو تقاعد، أو لم يكن موجوداً عندما تكون هناك حاجة إلى الرجوع إلى المعلومات؟
- ماذا يحدث إذا كانت هناك نسخ متعددة من نفس الملف؟
- ماذا يحدث إذا احتاجت خدمة ما إلى بيانات من خدمة أخرى ولم تكن تعرف من أين تطلبها؟
- ماذا يحدث إذا كان هناك طلب يحتاج إلى إجابة؟ transparència أو إعداد تقرير ولا نعرف من أين تأتي البيانات؟
- ماذا يحدث إذا أردنا مشاركة المعلومات مع إدارة أخرى ولا نعرف ما إذا كانت البيانات موثوقة بما فيه الكفاية أو ما إذا كان من الممكن مشاركتها؟
يساعد هذا الجرد على تقليل الاعتماد على المعرفة غير الرسمية. فهو يجعل المعلومات الموجودة بالفعل مرئية، ويُمكّن مجلس المدينة من إدارتها بمزيد من الاستمرارية والأمان والمعايير.
لا يقتصر الجرد على قسم تكنولوجيا المعلومات فقط
من الأخطاء الشائعة الاعتقاد بأن جرد البيانات مهمةٌ تقع على عاتق قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو مزود التكنولوجيا. لكن البيانات لا تقتصر على الأنظمة فحسب، بل هي جزء لا يتجزأ من أنشطة الخدمات البلدية.
الجهة المسؤولة عن معالجة الملفات هي الأدرى بالبيانات التي تحتاجها. فالخدمات الاجتماعية تعرف المعلومات الأكثر حساسية. والتخطيط العمراني يعرف البيانات المرتبطة بالمنطقة. والتدخل يعرف البيانات الاقتصادية. والأمانة العامة تعرف الالتزامات الوثائقية والإجرائية. وخدمة المواطنين تعرف الاستفسارات الأكثر تكراراً. والأرشيف وإدارة الوثائق يعرفان دورة حياة المعلومات.
ولهذا السبب، فإنينبغي أن تكون إدارة المخزون مهمة مشتركةليس من الضروري مشاركة الجميع في الوقت نفسه، ولكن من الضروري الاستماع إلى الأشخاص الذين لديهم معرفة يومية بالبيانات. في البلديات الصغيرة، يمكن تحقيق ذلك من خلال اجتماعات قصيرة، أو مقابلات بسيطة، أو نموذج موحد سهل التعبئة.
كيف نبدأ دون تعقيد الأمور؟
من الأفضل عدم الرغبة في حصر كل شيء دفعة واحدة. يمكن لبلدية صغيرة أن تبدأ بنسخة أولية بسيطة للغاية من عملية الحصر، كأن تحدد ما بين 10 إلى 20 مجموعة بيانات ذات صلة.
يمكنك البدء بالمجالات الأكثر شيوعًا: التعداد السكاني؛ التسجيل والسجلات؛ الضرائب والدخل؛ الميزانية والمحاسبة؛ التعاقد؛ التخطيط العمراني والتراخيص؛ الخدمات الاجتماعية؛ المرافق البلدية؛ الأنشطة وجدول الأعمال؛ الحوادث والصيانة؛ الشكاوى والاقتراحات؛ transparència والبيانات المفتوحة.
لكل مجموعة من هذه المجموعات، يمكن الإجابة على ورقة واحدة على الأقل:
- ما المعلومات التي يحتويها؟
- ما هو استخدامه؟
- من يعرفها أفضل من غيره؟
- أين يقع؟
- هل يتم تحديثه بشكل متكرر؟
- هل لديك بيانات شخصية؟
- هل تواجه مشاكل في الجودة؟
- هل يمكن إعادة استخدامه لتحسين خدمة ما؟
بناءً على هذه المعلومات، يمكن اتخاذ القرارات. على سبيل المثال، تحديد أولويات البيانات التي تحتاج إلى مراجعة، والتي يمكن استخدامها لإنشاء مؤشرات، والتي تعتبر أكثر حساسية، أو التي ينبغي توثيقها بشكل أفضل.
تساعد عملية الجرد في اكتشاف مشاكل محددة للغاية
إن إعداد قائمة جرد ليس مجرد تمرين نظري، بل هو وسيلة للكشف عن المشاكل الحقيقية التي تؤثر على إدارة البلديات.
- يمكن أن يكشف ذلك عن وجود بيانات مكررة في أنظمة متعددة.
- يمكن أن يُظهر ذلك وجود ملفات لا يعرف عنها سوى شخص واحد.
- يمكن أن يدل ذلك على أن الخدمة تعمل ببيانات قديمة.
- يمكن أن يساعد ذلك في تحديد المعلومات الحساسة التي لا تتمتع بحماية كافية.
- يمكن أن يكشف ذلك عن وجود بيانات مفيدة للغاية لاتخاذ القرارات، ولكن لا يتم استخدامها.
كما يمكن أن يساعد ذلك في إعداد مؤشرات أفضل. على سبيل المثال، قبل إنشاء لوحة معلومات حول المرافق البلدية، من الضروري معرفة البيانات المتوفرة لدينا حول هذه المرافق، ومن يتولى صيانتها، وما إذا كانت كاملة وما إذا كانت محدثة.
قبل نشر البيانات المفتوحة، من الضروري التأكد من موثوقيتها، وما إذا كانت تخضع لأي قيود، وما إذا كان بإمكان مستخدميها فهمها. وقبل تطبيق الذكاء الاصطناعي، من الضروري التأكد من كفاية البيانات الأولية. representaفعال وآمن.
وبالتالي، فإن إدارة المخزون تشكل أساساً لتحسين أداء العديد من الأمور الأخرى.
ليس عليك البحث عن الكمال منذ اليوم الأول.
لا يشترط أن يكون جرد البيانات مثالياً في نسخته الأولى. في الواقع، من الأفضل البدء بنسخة بسيطة ومفيدة بدلاً من انتظار نموذج كامل قد لا يظهر أبداً.
قد تحتوي النسخة الأولى على بعض النواقص، فقد لا تشمل جميع مجموعات البيانات، وقد تكون بعض الأوصاف غير مكتملة، وقد تثار شكوك حول المسؤوليات أو أنظمة المصادر... وهذا أمر طبيعي. الأهم هو ترسيخ عادة النظر إلى البيانات بطريقة أكثر تنظيمًا. مع مرور الوقت، يمكن استكمال الجرد ومراجعته وتحسينه. الجرد الجيد أداة حيوية، وليس صورة ثابتة تُؤخذ يومًا ما وتُنسى، بل يجب أن يتطور مع تغير خدمات وأنظمة واحتياجات مجلس المدينة.
من الحد الأدنى من المخزون إلى النموذج الشائع
بإمكان كل مجلس بلدي إعداد جرد خاص به، لكن ذلك سيواجه مشكلة: صعوبة المقارنة والمشاركة وإعادة الاستخدام وتقديم الدعم بطريقة منسقة. لذا، من المهم التوجه نحو جرد موحد وبسيط للبيانات من المصادر المحلية.
لا يعني هذا أن جميع مجالس المدن لديها نفس البيانات أو نفس الهيكل تمامًا. بل يعني وجود معايير مشتركة بشأن الحد الأدنى من المعلومات التي ينبغي تحديدها ووصفها.
على سبيل المثال، سيكون من المفيد لو استطاعت جميع السلطات المحلية وصف مجموعات البيانات الخاصة بها باستخدام حقول مشتركة: الاسم، والوصف، ومنطقة المسؤولية، ونظام المصدر، ونوع البيانات، ومستوى الحساسية، وتكرار التحديث، والجودة المتصورة، والاستخدامات الرئيسية، وإمكانية إعادة الاستخدام.
من شأن هذا النهج أن يسهل الدعم فوق البلدي، وقابلية التشغيل البيني، ومقارنة المؤشرات، وانفتاح البيانات، وتحديد الخدمات المشتركة، وتحديد حالات الاستخدام المشتركة.
دور شبكة الحكومة المحلية الذكية
لا يتعين على البلديات الصغيرة بناء هذا المخزون بمفردها أو البدء من الصفر.
بإمكان شبكة الحكم المحلي الذكي (XGLI) أن تُضيف قيمةً من خلال فرق العمل التابعة لها، وذلك بالمساعدة في تحديد حد أدنى من البيانات المشتركة على المستوى المحلي. يجب أن تكون هذه البيانات بسيطة وعملية ومُلائمة لواقع الكيانات المحلية، لا سيما تلك التي تمتلك موارد تقنية محدودة.
ستتمكن مجموعات العمل أيضاً من المساعدة في وضع نماذج مشتركة للحوكمة وإدارة البيانات:
- معايير وصف مجموعات البيانات،
- إرشادات لتحديد المسؤولين،
- إرشادات الجودة،
- توصيات بشأن الحماية والسلامة،
- تحديد الأولويات المتعلقة بالبيانات التي ينبغي معالجتها أولاً.
يُعدّ تحديد الحلول التقنية المشتركة مجالًا رئيسيًا آخر. فليس من المنطقي أن تقوم كل بلدية بإيجاد أو بناء أداة جرد خاصة بها. يمكن لـ XGLI المساعدة في تحديد الوظائف المشتركة، والأدوات القابلة لإعادة الاستخدام، أو الخدمات المشتركة التي تُسهّل هذا العمل.
سيكون من المهم أيضاً تحديد المؤهلات والوظائف المهنية المطلوبة. ففي البلديات الصغيرة، قد لا يوجد منصب رسمي لـ"مسؤول إدارة البيانات"، ولكن من الضروري معرفة من يمكنه تولي المهام الأساسية: تحديد البيانات، والتحقق من صحتها، وتحديثها، وتوثيقها، وحمايتها، أو استخدامها لتطوير المؤشرات.
وأخيرًا، سيتمكن نظام XGLI من توجيه حالات استخدام محددة بناءً على المخزون. على سبيل المثال، تحديد البيانات لتحسين transparènciaإعداد مؤشرات الإدارة، وفرز بيانات المعدات، وتحديد أولويات البيانات المفتوحة أو اكتشاف المعلومات المفيدة لتقليل الأعباء الإدارية.
تكمن قوة XGLI في تحويل مهمة قد تبدو معقدة إلى عمل مشترك وموجه ومفيد للعالم المحلي ككل.
رابطة مصنعي المعدات الأصلية ومساحة البيانات العالمية المحلية
يهدف فضاء بيانات العالم المحلي إلى تسهيل استخدام البيانات بشكل أفضل للكيانات المحلية دون الحاجة إلى حل كل التعقيدات بشكل فردي.
وفي إطار هذا الإطار، يمكن لتحالف AOC، بالتعاون مع المجالس الإقليمية ومجالس المقاطعات والجهات الفاعلة الأخرى في النظام العام المحلي، أن يساهم في إتاحة المعايير والنماذج والخدمات والأدوات المشتركة لمجالس المدن.
يُعدّ جرد البيانات جزءًا أساسيًا من هذه الرحلة. فبدون معرفة البيانات الموجودة، يصعب إدارتها ومشاركتها وحمايتها وتحسين جودتها أو استخدامها لتوليد قيمة عامة.
لذا، فإن البدء بجرد البيانات ليس بالأمر الهين، فهو يضع الأسس للاستخدام الذكي للبيانات في العالم المحلي مستقبلاً.
معرفة ما لدينا لاتخاذ قرارات أفضل
قد يعتقد مجلس مدينة صغير أنه لا يملك بيانات كافية في البداية، لكنه على الأرجح يملك بيانات أكثر بكثير مما يتصور. لا يكمن التحدي في امتلاك المزيد من البيانات، بل في معرفة البيانات المتوفرة لدينا، وفهمها بشكل أفضل، واستخدامها بحكمة أكبر.
يُتيح هذا الجرد تنظيم المعرفة البلدية، وتقليل الاعتماد على جهات أخرى، واكتشاف المشكلات، وتحسين المعلومات، وإعداد استخدامات جديدة للبيانات. إنها الخطوة الأولى نحو حكومة محلية أكثر ذكاءً وكفاءةً وملاءمةً للمواطنين.
