Todos los ayuntamientos trabajan con datos todos los días. El padrón, expedientes, tributos, licencias, contratos, ayudas, actividades, equipamientos, incidencias, documentos, notificaciones o consultas de la ciudadanía forman parte de la información habitual de un ente local.
Pero una cosa es trabajar con datos y otra es saber realmente qué datos tenemos, dónde están, quién los actualiza, cómo se utilizan y si son suficientemente fiables. Éste es el primer paso del gobierno del dato: disponer de una visión mínima y ordenada de los datos municipales.
No es necesario empezar con un gran proyecto tecnológico. No es necesario tener una oficina de datos. No es necesario disponer de perfiles profesionales especializados. El punto de partida puede ser mucho más sencillo: realizar un inventario básico de los datos más importantes del ayuntamiento.
¿Qué significa hacer un inventario de datos?
Hacer un inventario de datos significa identificar y describir los principales conjuntos de información que utiliza el ayuntamiento. Un conjunto de datos puede ser, por ejemplo, el padrón municipal, el registro de expedientes, la relación de equipamientos, los datos de contratación, las licencias de obras, las actividades culturales, las incidencias de la vía pública, las ayudas sociales o el censo de viviendas.
El inventario no es, de entrada, una herramienta complicada. Puede empezar como una relación ordenada de estos conjuntos de datos con información básica:
- cómo se llama el conjunto de datos;
- en qué servicio o área se utiliza;
- qué persona o unidad le conoce mejor;
- en qué sistema, aplicación o archivo se encuentra;
- con qué frecuencia se actualiza;
- si contiene datos personales o sensibles;
- si se utiliza para tramitar, informar, publicar, analizar o tomar decisiones;
- si tiene problemas conocidos de calidad;
- si se podría reutilizar para otros fines.
Esto ya es gobernar mejor. Porque lo que no conocemos difícilmente lo podemos ordenar, mejorar o proteger.
¿Por qué es importante para un pequeño ayuntamiento?
En un pequeño ayuntamiento, a menudo mucha información depende del conocimiento de pocas personas. Hay quien sabe dónde encontrar una lista, quien recuerda cómo se hace una extracción, quien conoce los errores habituales de un programa o quién sabe qué archivo es “lo bueno”.
Esta forma de funcionar puede resolver el día a día, pero también genera riesgos.
- ¿Qué pasa si esta persona cambia de puesto de trabajo, se jubila o no está cuando hay que consultar la información?
- ¿Qué ocurre si hay varias versiones de un mismo archivo?
- ¿Qué ocurre si un servicio necesita datos de otro y no sabe a quién pedirlos?
- ¿Qué pasa si es necesario responder una petición de transparència o preparar un informe y ¿no sabemos de dónde salen los datos?
- ¿Qué pasa si queremos compartir información con otra administración y no sabemos si el dato es suficientemente fiable o si se puede compartir?
El inventario ayuda a reducir esta dependencia del conocimiento informal. Hace visible la información que ya existe y facilita que el ayuntamiento la pueda gestionar con mayor continuidad, seguridad y criterio.
El inventario no es sólo para informática
Un error habitual es pensar que el inventario de datos es una labor del área TIC o del proveedor tecnológico. Pero los datos no están sólo en los sistemas. Los datos forman parte de la actividad de los servicios municipales.
El servicio que tramita expedientes conoce mejor qué datos necesita. Servicios sociales sabe que información es más sensible. Urbanismo conoce los datos vinculados al territorio. Intervención conoce los datos económicos. Secretaría conoce las obligaciones documentales y de procedimiento. Atención ciudadana sabe qué consultas se repiten más. Archivo y gestión documental conocen el ciclo de vida de la información.
Por eso, elinventario debe ser un trabajo compartido. No es necesario que participe todo el mundo a la vez, pero sí es necesario escuchar a las personas que conocen los datos en el día a día. En pequeños ayuntamientos, esto puede hacerse con reuniones breves, entrevistas sencillas o una plantilla común fácil de llenar.
¿Cómo empezar sin complicarse?
Lo mejor es no querer inventariarlo todo de repente. Un pequeño ayuntamiento puede empezar con una primera versión muy simple del inventario. Por ejemplo, identificando entre 10 y 20 conjuntos de datos relevantes.
Se puede empezar por los ámbitos más habituales: padrón; registro y expedientes; tributos e ingresos; presupuesto y contabilidad; contratación; urbanismo y licencias; servicios sociales; equipamientos municipales; actividades y agenda; incidencias y mantenimiento; quejas y sugerencias; transparència y datos abiertos.
Para cada uno de estos conjuntos, puede responderse una ficha mínima:
- ¿Qué información contiene?
- ¿Para qué se utiliza?
- ¿Quién la conoce mejor?
- ¿Dónde se encuentra?
- ¿Se actualiza a menudo?
- ¿Tiene datos personales?
- ¿Tiene problemas de calidad?
- ¿Podría reutilizarse para mejorar algún servicio?
Con esa información ya se pueden tomar decisiones. Por ejemplo, priorizar qué datos es necesario revisar, cuáles pueden servir para hacer indicadores, cuáles son más sensibles o cuáles debería documentarse mejor.
Un inventario ayuda a detectar problemas muy concretos
Realizar un inventario no es un ejercicio teórico. Sirve para detectar problemas reales que afectan a la gestión municipal.
- Puede poner de manifiesto que existen datos duplicados en varios sistemas.
- Puede mostrar que hay archivos que sólo conoce una persona.
- Puede evidenciar que un servicio trabaja con datos desactualizados.
- Puede ayudar a identificar información sensible que no está suficientemente protegida.
- Puede revelar que existen datos muy útiles para la toma de decisiones pero que no se están aprovechando.
También puede ayudarle a preparar mejores indicadores. Por ejemplo, antes de construir un cuadro de mando sobre equipamientos municipales, es necesario saber qué datos tenemos sobre estos equipamientos, quién los mantiene, si son completos y si se actualizan.
Antes de publicar datos abiertos, es necesario saber si los datos son fiables, si tienen restricciones y si pueden ser entendidos por quien los reutilice. Antes de aplicar inteligencia artificial, es necesario saber si los datos de partida son adecuados, representativas y seguras.
El inventario es, por tanto, una base para hacer otras muchas cosas mejor.
No es necesario buscar la perfección desde el primer día
Un inventario de datos no debe ser perfecto en su primera versión. De hecho, es mejor empezar con una versión sencilla y útil que esperar a tener un modelo completo que nunca llega.
La primera versión puede tener carencias. Puede que no incluya todos los conjuntos de datos. Quizás algunas descripciones serán incompletas. Quizás habrá dudas sobre responsabilidades o sistemas de origen…. Esto es normal. Lo importante es crear el hábito de mirar los datos de una manera más ordenada. Con el tiempo, el inventario se puede ir completando, revisando y mejorando. Un buen inventario es un instrumento vivo. No es una foto fija que se toma un día y se olvida. Debe ir evolucionando a medida que cambien los servicios, los sistemas y las necesidades del ayuntamiento.
Del inventario mínimo al modelo común
Cada ayuntamiento podría hacer su inventario a su manera, pero esto tendría un problema: costaría comparar, compartir, reutilizar y apoyar de forma coordinada. Por eso es importante avanzar hacia un inventario mínimo y común de datos del mundo local.
Esto no significa que todos los ayuntamientos tengan exactamente los mismos datos ni la misma estructura. Significa disponer de unos criterios compartidos sobre qué información mínima conviene identificar y describir.
Por ejemplo, sería útil que todos los entes locales pudieran describir sus conjuntos de datos con unos campos comunes: nombre, descripción, área responsable, sistema de origen, tipos de datos, nivel de sensibilidad, frecuencia de actualización, calidad percibida, usos principales y potencial de reutilización.
Este enfoque facilitaría el soporte supramunicipal, la interoperabilidad, la comparación de indicadores, la apertura de datos, la definición de servicios comunes y la identificación de casos de uso compartidos.
El papel de la Red de Gobiernos Locales Inteligentes
Los ayuntamientos pequeños no deben construir este inventario solos ni empezar desde una hoja en blanco.
La Red de Gobiernos Locales Inteligentes (XGLI) puede aportar valor a través de sus grupos de trabajo, ayudando a definir un inventario mínimo y común de datos para el mundo local. Este inventario debe ser simple, práctico y adaptado a la realidad de los entes locales, especialmente de los que tienen menos recursos técnicos.
Los grupos de trabajo también podrán ayudar a establecer modelos comunes de gobierno y gestión de datos:
- criterios para describir conjuntos de datos,
- pautas para identificar responsables,
- orientaciones sobre calidad,
- recomendaciones sobre protección y seguridad,
- prioridades sobre qué datos conviene abordar primero.
Otro ámbito clave será la identificación de soluciones tecnológicas compartidas. No tendría sentido que cada ayuntamiento debiera buscar o construir su propia herramienta de inventario. XGLI puede ayudar a definir funcionalidades comunes, herramientas reutilizables o servicios compartidos que faciliten este trabajo.
También será importante describir los perfiles profesionales y funciones necesarias. En un ayuntamiento pequeño quizás no habrá un “responsable de gobierno de datos” formal, pero sí habrá que saber quién puede asumir funciones básicas: identificar datos, validarlos, actualizarlos, documentarlos, protegerlos o utilizarlos para elaborar indicadores.
Por último, la XGLI podrá impulsar casos de uso concretos basados en el inventario. Por ejemplo, identificar datos para mejorar la transparència, preparar indicadores de gestión, ordenar los datos de equipamientos, priorizar datos abiertos o detectar información útil para reducir cargas administrativas.
La fuerza de XGLI será convertir una tarea que puede parecer compleja en un trabajo compartido, guiado y útil para el conjunto del mundo local.
La AOC y el Espacio de Datos del Mundo Local
El Espacio de Datos del Mundo Local quiere facilitar que los entes locales puedan aprovechar mejor los datos sin resolver individualmente toda la complejidad.
En este marco, el Consorci AOC, en colaboración con diputaciones, consejos comarcales y otros actores del sistema público local, puede contribuir a poner a disposición de los ayuntamientos criterios, modelos, servicios y herramientas comunes.
El inventario de datos es una pieza fundamental de ese camino. Sin saber qué datos hay, es difícil gobernarlos, compartirlos, protegerlos, mejorar su calidad o utilizarlos para generar valor público.
Por eso, empezar por el inventario no es una tarea menor. Es poner los cimientos del futuro uso inteligente de los datos en el mundo local.
Saber qué tenemos para decidir mejor
Un ayuntamiento pequeño puede pensar que no tiene datos suficientes para empezar. Pero seguramente tiene muchas más de las que imagina. El reto no es tener más datos. El reto es saber cuáles tenemos, entenderlas mejor y utilizarlas con mayor criterio.
El inventario permite ordenar el conocimiento municipal, reducir dependencias, detectar problemas, mejorar la calidad de la información y preparar nuevos usos de datos. Es el primer paso para avanzar hacia un gobierno local más inteligente, más eficiente y más cercano a la ciudadanía.
