¿Eres usuario del Representa o todavía no? ¿Le conoces, pero no te atreves a iniciar el proyecto en tu ayuntamiento? Si quieres hacerte una idea clara de qué es y qué hace el Representa y cómo se articula, te presentamos este decálogo para entender este servicio de registro electrónico de apoderamientos.
1.- Registro colaborativo
En virtud del artículo 6 de la Ley 39/2015 la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales deben disponer de un registro electrónico de apoderamientos para articular la capacidad de un representante para actuar en nombre de un interesado. En este sentido, desde Cataluña, por motivos de eficiencia, se ha decidido la creación de un registro electrónico de apoderamientos de carácter colaborativo.
El Representa es un registro electrónico de apoderamientos común que la AOC pone a disposición de la Administración de la Generalidad de Cataluña, las Entidades locales de Cataluña y de los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de los anteriores.
Este registro es compartido para todos ellos; es decir, no se trata de un registro individual o independiente, lo que comporta la corresponsabilidad en el tratamiento de los datos de carácter personal que constan.
El hecho de que sea un registro compartido y colaborativo supone que todos los entes usuarios del mismo pueden inscribir, a instancia de la ciudadanía y/o empresas, representaciones generales, organismo y trámite. En el caso de estas dos últimas, no sólo en su propio ente, sino también en cualquier otro ente usuario del servicio y consultar la misma base de datos. Así pues, un ciudadano puede crear diferentes representaciones en organismo o en trámites, aplicables a diferentes entes, sin tener que acudir o acceder a la sede de estos otros organismos, centralizando la gestión desde una misma Oficina de Atención a la Ciudadanía o desde la misma sede-e.
2.- Ley 39/2015 y Real Decreto 203/2021
El Representa se ha creado y ha ido incorporando funcionalidades para garantizar el cumplimiento de lo previsto en los artículos 5 y 6 de la Ley 39/2015 y del Real Decreto 203/2021. En este sentido, el Registro Electrónico de Apoderamientos de las Administraciones Públicas Catalanas permite:
Figurando en su hoja de ruta, funcionalidades previstas en la normativa como son la integración y consulta de otros registros de apoderamientos como el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad.
3.- Representaciones adaptadas a la práctica administrativa: las capacidades
El servicio permite la creación de tres tipologías de representaciones:
Adicionalmente, a la existencia de estas tres tipologías, se ha añadido la posibilidad de modular estas tipologías añadiendo las capacidades de esa representación en la práctica administrativa. De esta forma, se permite añadir a una representación el atributo de la capacidad:
De esta forma, se permite otorgar las representaciones con plenas capacidades (Todas las capacidades) o con capacidades parciales, limitando al representante la representación.
4.- Operativa adaptada a la ciudadanía
El servicio Representa presenta dos entornos, aparte de la posibilidad de integración vía webservice:
En este sentido, la operativa del Representa se adapta a la ciudadanía permitiéndoles gestionar sus representaciones tanto en un entorno presencial, a través de las Oficinas de Atención a la Ciudadanía o bien, en un entorno virtual, a través de portales Representa de la sede-e de los entes.
5.- Hoja de ruta guiada por los usuarios del servicio: el grupo jurídico-organizativo
El servicio dispone de una hoja de ruta guiada por los usuarios del servicio, a través del Grupo jurídico-organizativo (en adelante GJO) de Representa. El GJO está formado por una treintena de trabajadores públicos pertenecientes a diferentes entes locales, la Generalitat de Catalunya, el Consorcio Localret y el Consorci AOC que se reúnen periódicamente para comentar las novedades del servicio y debatir y decidir sobre las próximas funcionalidades.
Son producto de la labor de este grupo:
6.- Apoyo al reto organizativo: la guía Representa
El servicio consta de una guía de apoyo destinada a facilitar la implantación y puesta en funcionamiento, dentro de su organización, del registro electrónico de apoderamientos, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas y el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
Esta guía realiza una serie de recomendaciones para cada una de las siguientes actuaciones:
Está elaborada a partir de experiencias prácticas de diversas Administraciones públicas catalanas, en el marco del Grupo Jurídico-Organizativo de Representa y contiene cuestiones de carácter técnico, organizativo y procedimental.
7.- Formación para su uso (videoformación + webinar)
El servicio consta de diversos recursos de formación para ayudar a los entes a la implantación y uso del servicio. En este sentido, en el portal campus.aoc.cat podemos encontrar:
Por otro lado, los entes también disponen de dos portales de soporte, con una recopilación de FAQs sobre Representa:
8.- Integrado/integrable
El servicio está integrado con:
Y a su vez, permite la integración del mismo a otros servicios de tramitación administrativa o gestores de expedientes, permitiendo:
9.- Interoperable
Según el artículo 6.2 de la Ley 39/2015, los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos pertenecientes a todas y cada una de las administraciones deben ser plenamente interoperables entre sí, de forma que se garantice su interconexión, su compatibilidad informática , así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen.
El Representa nació con esta voluntad desde un inicio, por lo que:
10.- Indicadores
El servicio tiene en hoja de ruta ofrecer un cuadro de mando para que les puedan ver las representaciones que se han originado en su portal, las que se han validado, etc.
Por el momento, para saber las representaciones que se han solicitado desde un ente concreto, ya sea desde el portal de empleado público o bien, desde el portal de ciudadanía, se puede consultar desde dos fuentes de información pública (puesto que no se dan datos personales, sino sólo datos agregados):
