Decálogo para entender el Representa: 10 ideas para conocerlo a fondo

¿Eres usuario del Representa o todavía no? ¿Le conoces, pero no te atreves a iniciar el proyecto en tu ayuntamiento? Si quieres hacerte una idea clara de qué es y qué hace el Representa y cómo se articula, te presentamos este decálogo para entender este servicio de registro electrónico de apoderamientos.

1.- Registro colaborativo

En virtud del artículo 6 de la Ley 39/2015 la Administración General del Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales deben disponer de un registro electrónico de apoderamientos para articular la capacidad de un representante para actuar en nombre de un interesado. En este sentido, desde Cataluña, por motivos de eficiencia, se ha decidido la creación de un registro electrónico de apoderamientos de carácter colaborativo.

El Representa es un registro electrónico de apoderamientos común que la AOC pone a disposición de la Administración de la Generalidad de Cataluña, las Entidades locales de Cataluña y de los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de los anteriores.

Este registro es compartido para todos ellos; es decir, no se trata de un registro individual o independiente, lo que comporta la corresponsabilidad en el tratamiento de los datos de carácter personal que constan.

El hecho de que sea un registro compartido y colaborativo supone que todos los entes usuarios del mismo pueden inscribir, a instancia de la ciudadanía y/o empresas, representaciones generales, organismo y trámite. En el caso de estas dos últimas, no sólo en su propio ente, sino también en cualquier otro ente usuario del servicio y consultar la misma base de datos. Así pues, un ciudadano puede crear diferentes representaciones en organismo o en trámites, aplicables a diferentes entes, sin tener que acudir o acceder a la sede de estos otros organismos, centralizando la gestión desde una misma Oficina de Atención a la Ciudadanía o desde la misma sede-e.

2.- Ley 39/2015 y Real Decreto 203/2021

El Representa se ha creado y ha ido incorporando funcionalidades para garantizar el cumplimiento de lo previsto en los artículos 5 y 6 de la Ley 39/2015 y del Real Decreto 203/2021. En este sentido, el Registro Electrónico de Apoderamientos de las Administraciones Públicas Catalanas permite:

  • Inscribir representaciones entre personas físicas y/o jurídicas con los datos establecidos por la normativa y según las tipologías indicadas (generales, organismo y trámites).
  • Consultar si existe una representación entre dos personas para acreditar su representación en la práctica administrativa.
  • Descargar evidencias de representación en caso de consulta de representaciones entre dos personas.
  • Descargar notas simples de poderes notariales del Consejo General del Notariado.
  • Descargar documentación adjunta a una representación cuando ésta acredita la misma.
  • Prorrogar representaciones ya existentes.

Figurando en su hoja de ruta, funcionalidades previstas en la normativa como son la integración y consulta de otros registros de apoderamientos como el Registro Mercantil o el Registro de la Propiedad.

3.- Representaciones adaptadas a la práctica administrativa: las capacidades

El servicio permite la creación de tres tipologías de representaciones:

  • General: permitiendo que un representante actúe en nombre de su representado en cualquier ente y por cualquier trámite 
  • Organismo: permitiendo que un representante actúe en nombre de su representado en un ente determinado y por cualquier trámite
  • Trámites: permitiendo que un representante actúe en nombre de un representante en un trámite concreto definido en el apoderamiento

Adicionalmente, a la existencia de estas tres tipologías, se ha añadido la posibilidad de modular estas tipologías añadiendo las capacidades de esa representación en la práctica administrativa. De esta forma, se permite añadir a una representación el atributo de la capacidad:

  • Consultar: acceder al contenido de la información de los procedimientos administrativos.
  • Tramitar: realizar trámites en nombre de otra persona.
  • Recibir notificaciones: acceder al contenido de las notificaciones destinadas al apoderado en el seno de los procedimientos administrativos.

De esta forma, se permite otorgar las representaciones con plenas capacidades (Todas las capacidades) o con capacidades parciales, limitando al representante la representación.

4.- Operativa adaptada a la ciudadanía

El servicio Representa presenta dos entornos, aparte de la posibilidad de integración vía webservice:

  • Portal empleado público: a través del EACAT para:
    • Gestionar representaciones en nombre de la ciudadanía (altas, bajas y aceptaciones).
    • Consultar representaciones en procedimiento administrativo.
    • Descarga de evidencias de consulta de representaciones.
    • Descarga de documentación asociada a una representación.
    • Bastanteo de representaciones.
  • Portal ciudadanía: a través de una url personalizada para cada ente, para el alta y gestión de las representaciones por parte de la ciudadanía y empresas. En relación con los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con la administración, deben utilizar esta vía.

En este sentido, la operativa del Representa se adapta a la ciudadanía permitiéndoles gestionar sus representaciones tanto en un entorno presencial, a través de las Oficinas de Atención a la Ciudadanía o bien, en un entorno virtual, a través de portales Representa de la sede-e de los entes.

5.- Hoja de ruta guiada por los usuarios del servicio: el grupo jurídico-organizativo

El servicio dispone de una hoja de ruta guiada por los usuarios del servicio, a través del Grupo jurídico-organizativo (en adelante GJO) de Representa. El GJO está formado por una treintena de trabajadores públicos pertenecientes a diferentes entes locales, la Generalitat de Catalunya, el Consorcio Localret y el Consorci AOC que se reúnen periódicamente para comentar las novedades del servicio y debatir y decidir sobre las próximas funcionalidades. 

Son producto de la labor de este grupo:

6.- Apoyo al reto organizativo: la guía Representa

El servicio consta de una guía de apoyo destinada a facilitar la implantación y puesta en funcionamiento, dentro de su organización, del registro electrónico de apoderamientos, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas y el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

Esta guía realiza una serie de recomendaciones para cada una de las siguientes actuaciones:

  • ¿Qué es un registro electrónico de apoderamientos?
  • El alta en el servicio.
  • Parametrizar Representa.
  • Aspectos vinculados a expedientes, trámites y formularios.
  • Integraciones.
  • Formación del personal.
  • Regulación.
  • Operativa del servicio.
  • Difusión.

Está elaborada a partir de experiencias prácticas de diversas Administraciones públicas catalanas, en el marco del Grupo Jurídico-Organizativo de Representa y contiene cuestiones de carácter técnico, organizativo y procedimental. 

7.- Formación para su uso (videoformación + webinar)

El servicio consta de diversos recursos de formación para ayudar a los entes a la implantación y uso del servicio. En este sentido, en el portal campus.aoc.cat podemos encontrar:

  • Webinar: Sesión síncrona de 4 horas de duración sobre las funcionalidades y el uso del servicio de los distintos roles disponibles.
  • Video formativo: Recurso formativo interactivo y asincrono sobre las funcionalidades del servicio.
  • Presentación del servicio: Documento explicativo del Representa

Por otro lado, los entes también disponen de dos portales de soporte, con una recopilación de FAQs sobre Representa:

  • Portal empleado público: resolver dudas y consultas habituales sobre el servicio.
  • Portal ciudadanía y empresas: para referenciar a los usuarios finales del servicio sobre su funcionamiento.

8.- Integrado/integrable

El servicio está integrado con:

  • Copia: para la generación de copias auténticas.
  • Registro del Consejo General del Notariado: para la descarga de copias simples de poderes notariales a partir del csv.

Y a su vez, permite la integración del mismo a otros servicios de tramitación administrativa o gestores de expedientes, permitiendo:

  • creación de representaciones
  • modificación de representaciones
  • consulta de representaciones
  • descarga de evidencias de representaciones
  • descarga de documentación asociada a una representación que demuestra su validez

9.- Interoperable

Según el artículo 6.2 de la Ley 39/2015, los registros electrónicos generales y particulares de apoderamientos pertenecientes a todas y cada una de las administraciones deben ser plenamente interoperables entre sí, de forma que se garantice su interconexión, su compatibilidad informática , así como la transmisión telemática de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se incorporen.

El Representa nació con esta voluntad desde un inicio, por lo que:

  • Las representaciones contienen los datos mínimos necesarios establecidos por ley.
  • Las tipologías de representaciones se ajustan a las opciones contempladas en la Ley y la práctica administrativa.
  • Dispone de un webservice de consulta de representaciones.
  • Dispone de un webservice de descarga de documentación anexada a las representaciones.
  • Está trabajando para adaptarse a la NTI de los REA (todavía en estado borrador y sólo para los poderes para actuar ante cualquier administración) en cuanto a metadatos y formatos para cumplir con sus disposiciones de inicio.

10.- Indicadores

El servicio tiene en hoja de ruta ofrecer un cuadro de mando para que les puedan ver las representaciones que se han originado en su portal, las que se han validado, etc.

Por el momento, para saber las representaciones que se han solicitado desde un ente concreto, ya sea desde el portal de empleado público o bien, desde el portal de ciudadanía, se puede consultar desde dos fuentes de información pública (puesto que no se dan datos personales, sino sólo datos agregados):

  • Web indicadores AOC: Desde este enlace se puede visualizar la actividad de todos los servicios AOC, por tanto, se puede filtrar por un ente concreto > servicio Representa > años que interesen y visualizar las representaciones que se han creado, e incluso, también se puede filtrar meses y estados de las representaciones.
  • Informe mensual de los indicadores AOC: Este informe recoge el resumen de la actividad de los servicios AOC, desde otro punto de vista y se encuentra la información del Representa, en la pág. 27. Se puede filtrar por años y meses que me interesen y por el ente concreto y visualizar los datos de las representaciones por:
    • Origen: portal ciudadanía o portal empleado.
    • Tipología de representación: General, Organismo o Trámites.
    • Estado: Válida, Anulada, Pendiente de validación, Pendiente de aceptación, Expirada, Denegada, Revocada, Renunciada o En revisión.
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