Decàleg per entendre el Representa: 10 idees per conèixer-lo a fons

Ets usuari del Representa o encara no? El coneixes, però no t’atreveixes a iniciar el projecte en el teu ajuntament? Si vols fer-te una idea clara de què és i què fa el Representa i com s’articula, et presentem aquest decàleg per entendre aquest servei de registre electrònic d’apoderaments.

1.- Registre col·laboratiu

En virtut de l’article 6 de la Llei 39/2015 l’Administració General de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals han de disposar d’un registre electrònic d’apoderaments per tal d’articular la capacitat d’un representant per actuar en nom d’un interessat. En aquest sentit, des de Catalunya, per motius d’eficiència s’ha decidit la creació d’un registre electrònic d’apoderaments de caràcter col·laboratiu.

El Representa és un registre electrònic d’apoderaments comú que l’AOC posa a disposició de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, les Entitats locals de Catalunya i dels organismes públics i entitats de dret públic vinculats o dependents dels anteriors.

Aquest registre és compartit per a tots ells; és a dir, no es tracta d’un registre individual o independent, fet que comporta la corresponsabilitat en el tractament de les dades de caràcter personal que hi consten.

El fet que sigui un registre compartit i col·laboratiu suposa que tots els ens usuaris del mateix poden inscriure, a instància de la ciutadania i/o empreses, representacions generals, a organisme i a tràmit. En el cas d’aquestes dues darreres, no només al seu propi ens, sinó també a qualsevol altre ens usuari del servei i consultar la mateixa base de dades. Així doncs, un ciutadà pot crear diferents representacions a organisme o a tràmits, aplicables a diferents ens, sense haver d’acudir o accedir a la seu-e d’aquests altres organismes, centralitzant la gestió des d’una mateixa Oficina d’Atenció a la Ciutadania o des de la mateixa seu-e.

2.- Llei 39/2015 i Reial Decret 203/2021

El Representa s’ha creat i ha anat incorporant funcionalitats per garantir el compliment d’allò previst als articles 5 i 6 de la Llei 39/2015 i del Reial Decret 203/2021. En aquest sentit, el Registre Electrònic d’Apoderaments de les Administracions Públiques Catalanes permet:

  • Inscriure representacions entre persones físiques i/o jurídiques amb les dades establertes per la normativa i segons les tipologies indicades (generals, a organisme i tràmits).
  • Consultar si existeix una representació entre dues persones per acreditar la representació en la pràctica administrativa.
  • Descarregar evidències de representació en cas de consulta de representacions entre dues persones.
  • Descarregar notes simples de poders notarials del Consejo General del Notariado.
  • Descarregar documentació adjunta a una representació quan aquesta acredita la mateixa.
  • Prorrogar representacions ja existents.

Figurant en el seu full de ruta, funcionalitats previstes a la normativa com són la integració i consulta d’altres registres d’apoderaments com el Registre Mercantil o el Registre de la Propietat.

3.- Representacions adaptades a la pràctica administrativa: les capacitats

El servei permet la creació de tres tipologies de representacions:

  • General: permetent que un representant actuï en nom del seu representat en qualsevol ens i per qualsevol tràmit 
  • Organisme: permetent que un representant actuï en nom del seu representat en un ens determinat i per qualsevol tràmit
  • Tràmits: permetent que un representant actuï en nom d’un representant en un tràmit concret definit a l’apoderament

Addicionalment, a l’existència d’aquestes tres tipologies, s’ha afegit la possibilitat de modular aquestes tipologies afegint les capacitats d’aquesta representació en la pràctica administrativa. D’aquesta manera, es permet afegir a una representació l’atribut de la capacitat:

  • Consultar: accedir al contingut de la informació dels procediments administratius.
  • Tramitar: realitzar tràmits en nom d’una altra persona.
  • Rebre notificacions: accedir al contingut de les notificacions destinades a l’apoderat en el si dels procediments administratius.

D’aquesta manera, es permet atorgar les representacions amb plenes capacitats (Totes les capacitats) o amb capacitats parcials, limitant al representant la representació.

4.- Operativa adaptada a la ciutadania

El servei Representa presenta dos entorns, a banda de la possibilitat d’integració via webservice:

  • Portal empleat públic: a través de l’EACAT per a:
    • Gestionar representacions en nom de la ciutadania (altes, baixes i acceptacions).
    • Consultar representacions en un procediment administratiu.
    • Descàrrega d’evidències de consulta de representacions.
    • Descàrrega de documentació associada a una representació.
    • Bastanteig de representacions.
  • Portal ciutadania: a través d’una url personalitzada per a cada ens, per a l’alta i gestió de les representacions per part de la ciutadania i empreses. En relació amb els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb l’administració, han d’utilitzar aquesta via.

En aquest sentit, l’operativa del Representa s’adapta a la ciutadania permetent-los gestionar les seves representacions tant en un entorn presencial, a través de les Oficines d’Atenció a la Ciutadania o bé, en un entorn virtual, a través dels portals Representa de la seu-e dels ens.

5.- Full de ruta guiat pels usuaris del servei: el grup jurídico-organitzatiu

El servei disposa d’un full de ruta guiat pels usuaris del servei, a través del Grup jurídico-organitzatiu (d’ara en endavant GJO) de Representa. El GJO està format per una trentena de treballadors públics pertanyents a diferents ens locals, la Generalitat de Catalunya, el Consorci Localret i el Consorci AOC que es reuneixen periòdicament per comentar les novetats del servei i debatre i decidir sobre les properes funcionalitats. 

Són producte de la tasca d’aquest grup:

6.- Suport al repte organitzatiu: la guia Representa

El servei consta d’una guia de suport (https://suport-representa.aoc.cat/hc/ca/articles/4417801367057-Guia-d-implantaci%C3%B3-del-Representa) destinada a facilitar la implantació i posada en funcionament, dins la vostra organització, del registre electrònic d’apoderaments, en compliment del previst a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques i el Reial Decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics.

Aquesta guia realitza un seguit de recomanacions per a cada una de les següents actuacions:

  • Què és un registre electrònic d’apoderaments?
  • L’alta al servei.
  • Parametritzar Representa.
  • Aspectes vinculats amb expedients, tràmits i formularis.
  • Integracions.
  • Formació del personal.
  • Regulació.
  • Operativa del servei.
  • Difusió.

Està elaborada a partir d’experiències pràctiques de diverses Administracions públiques catalanes, en el marc del Grup Jurídico-Organitzatiu de Representa i conté qüestions de caràcter tècnic, organitzatiu i procedimental. 

7.- Formació per al seu ús (videoformació + webinar)

El servei consta de diversos recursos de formació per ajudar als ens a la implantació i ús del servei. En aquest sentit, al portal campus.aoc.cat podem trobar:

  • Webinar: Sessió síncrona de 4 hores de durada sobre les funcionalitats i l’ús del servei dels diferents rols disponibles.
  • Video formatiu: Recurs formatiu interactiu i asincron sobre les funcionalitats del servei.
  • Presentació del servei: Document explicatiu del Representa

Per altra banda, els ens també disposen de dos portals de suport, amb un recull de FAQs sobre Representa:

  • Portal empleat públic: per resoldre dubtes i consultes habituals sobre el servei.
  • Portal ciutadania i empreses: per referenciar als usuaris finals del servei sobre el seu funcionament.

8.- Integrat/integrable

El servei està integrat amb:

  • Còpia: per a la generació de còpies autèntiques.
  • Registre del Consejo General del Notariado: per a la descàrrega de còpies simples de poders notarials a partir del csv.

I a la vegada, permet la integració del mateix a altres serveis de tramitació administrativa o gestors d’expedients, permetent:

  • creació de representacions
  • modificació de representacions
  • consulta de representacions
  • descàrrega d’evidències de representacions
  • descàrrega de documentació associada a una representació que en demostra la validesa

9.- Interoperable

Segons l’article 6.2 de la Llei 39/2015, els registres electrònics generals i particulars d’apoderaments pertanyents a totes i cadascuna de les administracions han de ser plenament interoperables entre si, de manera que se’n garanteixi la interconnexió, la compatibilitat informàtica, així com la transmissió telemàtica de les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que s’hi incorporin.

El Representa va néixer amb aquesta voluntat des d’un inici, per la qual cosa:

  • Les representacions contenen les dades mínimes necessàries establertes per Llei.
  • Les tipologies de representacions s’ajusten a les opcions contemplades a la Llei i la pràctica administrativa.
  • Disposa d’un webservice de consulta de representacions.
  • Disposa d’un webservice de descàrrega de documentació annexada a les representacions.
  • Està treballant per adaptar-se a la NTI dels REA (encara en estat esborrany i només per als poders per actuar davant qualsevol administració) pel que fa a metadades i formats per complir amb les seves disposicions d’inici.

10.- Indicadors

El servei té en full de ruta oferir un quadre de comandament per tal que els ens puguin veure les representacions que s’han originat al seu portal, les que s’hi han validat, etc.

De moment, però, per saber les representacions que s’han sol·licitat des d’un ens concret, ja sigui des del portal d’empleat públic o bé, des del portal de ciutadania, es pot consultar des de dues fonts d’informació públiques (donat que no s’hi donen dades personals, sinó només dades agregades):

  • Web indicadors AOC: Des d’aquest enllaç es pot visualitzar l’activitat de tots els serveis AOC, per tant, es pot filtrar per un ens concret > servei Representa > anys que interessin i visualitzar les representacions que s’hi han creat, i fins i tot, també es pot filtrar mesos i estats de les representacions.
  • Informe mensual dels indicadors AOC: Aquest informe recull el resum de l’activitat dels serveis AOC, des d’un altre punt de vista i hi trobem la informació del Representa, a la pàg. 27. Es pot filtrar per anys i mesos que m’interessin i per l’ens concret i visualitzar les dades de les representacions per:
    • Origen: portal ciutadania o portal empleat.
    • Tipologia de representació: General, Organisme o Tràmits.
    • Estat: Vàlida, Anul·lada, Pendent de validació, Pendent d’acceptació, Expirada, Denegada, Revocada, Renunciada o En revisió.
X