Ets usuari del Representa o encara no? El coneixes, però no t’atreveixes a iniciar el projecte en el teu ajuntament? Si vols fer-te una idea clara de què és i què fa el Representa i com s’articula, et presentem aquest decàleg per entendre aquest servei de registre electrònic d’apoderaments.
1.- Gezamenlijke inschrijving
En virtut de l’article 6 de la Llei 39/2015 l’Administració General de l’Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals han de disposar d’un registre electrònic d’apoderaments per tal d’articular la capacitat d’un representant per actuar en nom d’un interessat. En aquest sentit, des de Catalunya, per motius d’eficiència s’ha decidit la creació d’un registre electrònic d’apoderaments de caràcter col·laboratiu.
El Representa Het is een gemeenschappelijk elektronisch register van volmachten dat de AOC ter beschikking stelt aan de administratie van de Generalitat van Catalonië, de lokale entiteiten van Catalonië en de publieke instanties en publiekrechtelijke entiteiten die daaraan verbonden of ervan afhankelijk zijn.
Dit record wordt voor hen allemaal gedeeld; dat wil zeggen, het is geen individueel of onafhankelijk dossier, wat medeverantwoordelijkheid met zich meebrengt bij de verwerking van de daarin vervatte persoonsgegevens.
El fet que sigui un registre compartit i col·laboratiu suposa que tots els ens usuaris del mateix poden inscriure, a instància de la ciutadania i/o empreses, representacions generals, a organisme i a tràmit. En el cas d’aquestes dues darreres, no només al seu propi ens, sinó també a qualsevol altre ens usuari del servei i consultar la mateixa base de dades. Així doncs, un ciutadà pot crear diferents representacions a organisme o a tràmits, aplicables a diferents ens, sense haver d’acudir o accedir a la seu-e d’aquests altres organismes, centralitzant la gestió des d’una mateixa Oficina d’Atenció a la Ciutadania o des de la mateixa seu-e.
2.- Wet 39/2015 en Koninklijk Besluit 203/2021
El Representa s’ha creat i ha anat incorporant funcionalitats per garantir el compliment d’allò previst als articles 5 i 6 de la Llei 39/2015 i del Reial Decret 203/2021. En aquest sentit, el Registre Electrònic d’Apoderaments de les Administracions Públiques Catalanes permet:
- Inscriure representacions entre persones físiques i/o jurídiques amb les dades establertes per la normativa i segons les tipologies indicades (generals, a organisme i tràmits).
- Consultar si existeix una representació entre dues persones per acreditar la representació en la pràctica administrativa.
- Descarregar evidències de representació en cas de consulta de representacions entre dues persones.
- Download eenvoudige notariële volmachten van het Algemeen College van Notarissen.
- Descarregar documentació adjunta a una representació quan aquesta acredita la mateixa.
- Prorrogar representacions ja existents.
Functionaliteiten voorzien in de regelgeving zoals de integratie en raadpleging van andere volmachtregisters zoals het Handelsregister of het Eigendomsregister staan vermeld in de roadmap.
3 Representacions adaptades a la pràctica administrativa: les capacitats
El servei permet la creació de tres tipologies de representacions:
- General: permetent que un representant actuï en nom del seu representat en qualsevol ens i per qualsevol tràmit
- Organisme: permetent que un representant actuï en nom del seu representat en un ens determinat i per qualsevol tràmit
- Tràmits: permetent que un representant actuï en nom d’un representant en un tràmit concret definit a l’apoderament
Addicionalment, a l’existència d’aquestes tres tipologies, s’ha afegit la possibilitat de modular aquestes tipologies afegint les capacitats d’aquesta representació en la pràctica administrativa. D’aquesta manera, es permet afegir a una representació l’atribut de la capacitat:
- Raadplegen: toegang tot de inhoud van de informatie over de administratieve procedures.
- Proces: procedures uitvoeren namens een andere persoon.
- Kennisgevingen ontvangen: toegang tot de inhoud van de kennisgevingen bestemd voor de gevolmachtigde in het kader van administratieve procedures.
D’aquesta manera, es permet atorgar les representacions amb plenes capacitats (Totes les capacitats) o amb capacitats parcials, limitant al representant la representatie.
4.- Operaties aangepast aan de burger
De dienst Representa presenta dos entorns, a banda de la possibilitat d’integració via webservice:
- Openbaar werknemersportaal: via deEACAT per a:
- Beheerder representacions en nom de la ciutadania (altes, baixes i acceptacions).
- raadplegen representacions en un procediment administratiu.
- Descàrrega d’evidències de consulta de representaties.
- Descàrrega de documentació associada a una representatie.
- Bastanteig de representaties.
- Burgerschapsportaal: a través d’una url personalitzada per a cada ens, per a l’alta i gestió de les representacions per part de la ciutadania i empreses. En relació amb els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb l’administració, han d’utilitzar aquesta via.
En aquest sentit, l’operativa del Representa s’adapta a la ciutadania permetent-los gestionar les seves representacions tant en un entorn presencial, a través de les Oficines d’Atenció a la Ciutadania o bé, en un entorn virtual, a través dels portals Representa de la seu-e dels ens.
5.- Routekaart geleid door gebruikers van de dienst: de juridisch-organisatorische groep
El servei disposa d’un full de ruta guiat pels usuaris del servei, a través del Grup jurídico-organitzatiu (d’ara en endavant GJO) de Representa. El GJO està format per una trentena de treballadors públics pertanyents a diferents ens locals, la Generalitat de Catalunya, el Consorci Localret i el Consorci AOC que es reuneixen periòdicament per comentar les novetats del servei i debatre i decidir sobre les properes funcionalitats.
Ze zijn het product van het werk van deze groep:
6.- Suport al repte organitzatiu: la guia Representa
De dienst bestaat uit een ondersteuning gids bedoeld om de implementatie en inbedrijfstelling te vergemakkelijken, binnen uw organisatie, van het elektronisch volmachtenregister, in overeenstemming met de bepalingen van wet 39/2015 van 1 oktober betreffende de gemeenschappelijke administratieve procedure van overheidsdiensten en koninklijk besluit 203/2021 van 30 maart, waarmee de regulering van acties wordt goedgekeurd en de werking van de openbare sector via elektronische middelen.
Deze gids doet een reeks aanbevelingen voor elk van de volgende acties:
- Wat is een elektronisch volmachtdossier?
- Aanmelden voor de dienst.
- Parameteriseren Representa.
- Aspecten met betrekking tot dossiers, procedures en formulieren.
- Integraties.
- Opleiding van het personeel.
- Regulatie.
- Service operatie.
- Verspreiding.
Està elaborada a partir d’experiències pràctiques de diverses Administracions públiques catalanes, en el marc del Grup Jurídico-Organitzatiu de Representa i conté qüestions de caràcter tècnic, organitzatiu i procedimental.
7.- Training voor het gebruik ervan (videotraining + webinar)
De service bestaat uit verschillende trainingsbronnen om organisaties te helpen bij het implementeren en gebruiken van de service. In die zin kunnen we op het campus.aoc.cat-portaal vinden:
- Webinar: 4 uur durende synchrone sessie over de functionaliteiten en het gebruik van de dienst van de verschillende beschikbare rollen.
- Trainingsvideo: interactieve en asynchrone trainingsbron over de functionaliteiten van de service.
- Presentació del servei: Document explicatiu del Representa
Per altra banda, els ens també disposen de dos portals de suport, amb un recull de FAQs sobre Representa:
- Openbaar werknemersportaal: om twijfels en veelgestelde vragen over de dienst op te lossen.
- Portaal voor burgers en bedrijven: om de eindgebruikers van de dienst te verwijzen naar de werking ervan.
8.- Geïntegreerd/integreerbaar
De dienst is geïntegreerd met:
- Còpia: per a la generació de còpies autèntiques.
- Griffie van de Algemene Raad van Notarissen: voor het downloaden van eenvoudige kopieën van notariële volmachten uit het csv.
En tegelijkertijd maakt het de integratie van hetzelfde mogelijk met andere administratieve verwerkingsdiensten of bestandsbeheerders, waardoor:
- creació de representaties
- modificació de representaties
- consulta de representaties
- descàrrega d’evidències de representaties
- descàrrega de documentació associada a una representació que en demostra la validesa
9.- Interoperabel
Overeenkomstig artikel 6.2 van Wet 39/2015 moeten de algemene en bijzondere elektronische machtigingsregisters van elke administratie volledig interoperabel met elkaar zijn, zodat hun onderlinge verbinding, IT-compatibiliteit en de telematische verzending van de verzoeken, de geschriften en de daarin opgenomen mededelingen.
El Representa va néixer amb aquesta voluntat des d’un inici, per la qual cosa:
- de representacions contenen les dades mínimes necessàries establertes per Llei.
- Les tipologies de representacions s’ajusten a les opcions contemplades a la Llei i la pràctica administrativa.
- Disposa d’un webservice de consulta de representaties.
- Disposa d’un webservice de descàrrega de documentació annexada a les representaties.
- Het werkt aan de aanpassing van de OER NTI (nog steeds in conceptvorm en alleen voor bevoegdheden om op te treden vóór enige administratie) in termen van metadata en formaten om te voldoen aan de opstartbepalingen.
10.- Indicatoren
De dienst heeft een routekaart om een dashboard aan te bieden, zodat gebruikers de informatie kunnen inzien. representaacties die afkomstig zijn van uw portaal, acties die daar zijn gevalideerd, enzovoort.
Voorlopig is het echter nog niet bekend met de representaInformatie die is opgevraagd bij een specifieke instantie, via het portaal voor overheidsmedewerkers of het burgerportaal, kan worden geraadpleegd via twee openbare informatiebronnen (ervan uitgaande dat er geen persoonsgegevens worden verstrekt, maar alleen geaggregeerde gegevens):
- AOC-webindicatoren: Via deze link kunt u de activiteit van alle AOC-services bekijken. U kunt dus filteren op een specifieke entiteit > service. Representa > jaren dat jijeresen visualiseer de representade aangemaakte acties, en je kunt zelfs filteren op maanden en staten van de representaties.
- Maandelijks rapport van AOC-indicatoren: Dit rapport vat de activiteiten van de AOC-diensten samen vanuit een ander perspectief en we vinden de informatie over de Representa, op pagina 27. Je kunt filteren op de jaren en maanden waarin ik geïnteresseerd ben.ereszonde en voor de specifieke entiteit en visualiseer de gegevens van de representaties voor:
- Herkomst: inburgeringsportaal of medewerkersportaal.
- Typologie van representació: General, Organisme o Tràmits.
- Toestand: Vàlida, Geannuleerd, In afwachting van validatie, In afwachting van acceptatie, Verlopen, Geweigerd, Herroepen, Afgezien van of Onder beoordeling.
