Êtes-vous un utilisateur de Representa ou pas encore ? Vous le savez, mais vous n'osez pas lancer le projet dans votre mairie ? Si vous voulez avoir une idée claire de ce qu'est la Representa et de ce qu'elle fait et comment elle s'articule, nous vous présentons ce décalogue pour comprendre ce service d'enregistrement électronique des procurations.
1.- Inscription collaborative
Conformément à l'article 6 de la loi 39/2015, l'administration générale de l'État, les communautés autonomes et les entités locales doivent disposer d'un registre électronique des procurations afin d'articuler la capacité d'un représentant à agir au nom d'une partie intéressée. En ce sens, depuis la Catalogne, pour des raisons d'efficacité, il a été décidé de créer un registre électronique des procurations à caractère collaboratif.
La Representa est un registre électronique commun de procurations que l'AOC met à la disposition de l'Administration de la Generalitat de Catalunya, des Entités locales de Catalogne et des organismes publics et entités de droit public liés ou dépendants de ceux-ci.
Cet enregistrement est partagé pour tous ; c'est-à-dire qu'il ne s'agit pas d'un dossier individuel ou indépendant, ce qui implique une coresponsabilité dans le traitement des données personnelles qui y sont contenues.
Le fait qu'il s'agisse d'un registre partagé et collaboratif permet à tous ses utilisateurs d'inscrire, à la demande des citoyens et/ou des entreprises, des représentations générales, des organismes et des procédures. Dans le cas de ces deux derniers, non seulement à leur propre entité, mais également à toute autre entité qui utilise le service et consulte la même base de données. Par conséquent, un citoyen peut créer différentes représentations auprès d'organismes ou de procédures, applicables à différents organismes, sans avoir à se rendre ou à accéder au siège de ces autres organismes, en centralisant la gestion depuis le même Bureau d'Attention au Citoyen ou depuis le siège lui-même.
2.- Loi 39/2015 et Décret Royal 203/2021
Le Représentant a été créé et a intégré des fonctionnalités pour assurer le respect de ce qui est prévu aux articles 5 et 6 de la loi 39/2015 et du décret royal 203/2021. En ce sens, le Registre électronique des procurations des administrations publiques catalanes permet :
Figurent dans sa feuille de route, des fonctionnalités prévues par la réglementation telles que l'intégration et la consultation d'autres registres de procuration tels que le Registre du Commerce ou le Registre de la Propriété.
3.- Représentations adaptées à la pratique administrative : capacités
Le service permet la création de trois types de représentations :
De plus, à l'existence de ces trois typologies, s'est ajoutée la possibilité de moduler ces typologies en ajoutant les capacités de cette représentation dans la pratique administrative. Cela permet d'ajouter l'attribut de capacité à une représentation :
De cette manière, il est possible d'accorder des représentations avec pleins pouvoirs (Tous pouvoirs) ou avec pouvoirs partiels, en limitant la représentation au mandataire.
4.- Des opérations adaptées aux citoyens
Le service Representa dispose de deux environnements, en plus de la possibilité d'intégration via webservice :
En ce sens, le fonctionnement du représentant est adapté aux citoyens, leur permettant de gérer leurs représentations à la fois dans un environnement en face à face, via les bureaux de service aux citoyens ou, dans un environnement virtuel, via les portails Représente le siège de les entités.
5.- Feuille de route guidée par les usagers du service : le groupe juridico-organisationnel
Le service a une feuille de route guidée par les utilisateurs du service, à travers le groupe juridique-organisationnel (ci-après GJO) de Representa. Le GJO est composé d'une trentaine de fonctionnaires appartenant à différents organismes locaux, la Generalitat de Catalunya, le Consortium Localret et le Consortium AOC qui se réunissent périodiquement pour commenter les nouvelles fonctionnalités du service et pour débattre et décider des fonctionnalités à venir.
Ils sont le fruit du travail de ce groupe :
6.- Accompagnement du défi organisationnel : le guide Represent
La prestation consiste en un aide-mémoire destiné à faciliter la mise en œuvre et la mise en service, au sein de votre organisation, du registre électronique des procurations, conformément aux dispositions de la loi 39/2015, du 1er octobre, sur la procédure administrative commune des administrations publiques et du décret royal 203/2021, du 30 mars, par lequel la réglementation de l'action est approuvée et le fonctionnement du secteur public par voie électronique moyens.
Ce guide propose une série de recommandations pour chacune des actions suivantes :
Il est élaboré sur la base des expériences pratiques de plusieurs administrations publiques catalanes, dans le cadre du Groupe Juridique-Organisationnel de la Representa et contient des questions de nature technique, organisationnelle et procédurale.
7.- Formation à son utilisation (formation vidéo + webinaire)
Le service se compose de plusieurs ressources de formation pour aider les organisations à mettre en œuvre et à utiliser le service. En ce sens, sur le portail campus.aoc.cat, nous pouvons trouver :
D'autre part, les organisations disposent également de deux portails d'assistance, avec une collection de FAQ sur Representa :
8.- Intégré/intégrable
Le service est intégré à :
Et en même temps, il permet l'intégration de celui-ci à d'autres services de traitement administratif ou gestionnaires de fichiers, permettant :
9.- Interopérable
Selon l'article 6.2 de la loi 39/2015, les registres électroniques généraux et particuliers des autorisations appartenant à chaque administration doivent être pleinement interopérables les uns avec les autres, de sorte que leur interconnexion, la compatibilité informatique soit garantie , ainsi que la transmission télématique des demandes, les écrits et les communications qui y sont incorporés.
Representa est née avec ce désir depuis le début, donc :
10.- Indicateurs
Le service a une feuille de route pour proposer un tableau de bord afin que l'on puisse voir les représentations issues de son portail, celles qui ont été validées, etc.
Pour le moment, cependant, pour savoir quelles représentations ont été demandées à un organisme spécifique, soit depuis le portail des employés publics, soit depuis le portail de la citoyenneté, vous pouvez consulter à partir de deux sources d'informations publiques (puisqu'aucune donnée personnelle n'est fournie, seules données agrégées) :
