En les comunicacions que es fan des de Via Oberta a les persones responsables d’interoperabilitat dels organismes usuaris, es reben múltiples respostes automàtiques indicant que la persona destinatària ja no treballa a l’organisme, s’ha jubilat, ha passat a desenvolupar altres funcions o bé, està de vacances, de baixa o de permís.
Aquesta situació posa de manifest la importància de mantenir actualitzada la figura de la persona que ostenta el rol de responsable d’interoperabilitat.
Per què és important
És la persona de referència dins de l’organisme per a la gestió de Via Oberta. Entre altres funcions:
- administra els permisos dels usuaris;
- gestiona les autoritzacions als serveis;
- és la interlocutora amb l’AOC en matèria d’interoperabilitat;
- rep les comunicacions sobre incidències, novetats, auditories o actuacions que poden afectar l’organisme.
Si aquesta persona ja no ocupa el càrrec i les dades no estan actualitzades, hi ha el risc que no us arribin comunicacions importants.
Conseqüències d’un rol no actualitzat
Si la dada no està al dia pot comportar, per exemple:
- retard en la resolució d’incidències;
- desconeixement de canvis normatius o tècnics que afecten els serveis;
- dificultats per respondre requeriments d’auditoria;
- problemes en la gestió de permisos dels usuaris;
- pèrdua d’informació rellevant sobre el funcionament de Via Oberta.
En definitiva, un aspecte aparentment organitzatiu pot acabar afectant el correcte funcionament dels serveis autoritzats o els que es té en previsió sol·licitar.
Una bona pràctica de governança
La interoperabilitat no depèn només de la tecnologia. També requereix una bona governança, amb rols clarament definits i actualitzats. Així doncs, dedicar només uns minuts a verificar que la persona responsable d’interoperabilitat continua sent l’adequada facilita la comunicació amb l’AOC i garanteix que el vostre organisme consumeix Via Oberta amb totes les garanties.
Per acabar, pel bon ús de Via Oberta, suggerim:
- a ser possible, designar més d’una persona com a responsable d’interoperabilitat. D’aquesta manera, aquesta funció queda coberta en cas de possibles canvis de lloc de treball, vacances, llicències, baixes i jubilacions.
- revisar almenys una vegada l’any qui figura com a persona responsable d’interoperabilitat.
- actualitzar les dades sempre que es produeixi un canvi a l’organització que afecti aquest rol.
En el cas d’aplicacions de tercers (consums d’interoperabilitat mitjançant gestors d’expedients, per exemple):
- mantenir una concordança entre les persones que tenen autoritzacions per accedir als serveis de Via Oberta per EACAT i els permisos d’accés per part de l’aplicació de mercat. Si l’eina no permet discriminar les persones que hi poden accedir, recomanem informar les persones usuàries que el consum d’interoperabilitat només és possible per a la gestió dels procediments en els quals són competents. Per tant, és recomanable la concordança però una aplicació de tercers no cal que usi els rols designats a EACAT mentre us assegureu que la consulta de Via Oberta la fa la persona competent per procediment.
Informació relacionada:
Al portal de Suport de l’AOC trobareu la informació sobre:
