En las comunicaciones que se realizan desde Via Oberta a las personas responsables de interoperabilidad de los organismos usuarios, se reciben múltiples respuestas automáticas indicando que el destinatario ya no trabaja en el organismo, se ha jubilado, ha pasado a desarrollar otras funciones o bien, está de vacaciones, de baja o de permiso.
Esta situación pone de manifiesto la importancia de mantener actualizada la figura de quien ostenta el rol de responsable de interoperabilidad.
Por qué es importante
Es la persona de referencia dentro del organismo para la gestión de Via Oberta. Entre otras funciones:
- administra los permisos de los usuarios;
- gestiona las autorizaciones en los servicios;
- es la interlocutora con la AOC en materia de interoperabilidad;
- recibe las comunicaciones sobre incidencias, novedades, auditorías o actuaciones que pueden afectar al organismo.
Si esta persona ya no ocupa el cargo y los datos no están actualizados, existe el riesgo de que no le lleguen comunicaciones importantes.
Consecuencias de un rol no actualizado
Si el dato no está al día puede comportar, por ejemplo:
- retraso en la resolución de incidencias;
- desconocimiento de cambios normativos o técnicos que afectan a los servicios;
- dificultades para responder a requerimientos de auditoría;
- problemas en la gestión de permisos de los usuarios;
- pérdida de información relevante sobre el funcionamiento de Via Oberta.
En definitiva, un aspecto aparentemente organizativo puede acabar afectando al correcto funcionamiento de los servicios autorizados o los que se tiene en previsión solicitar.
Una buena práctica de gobernanza
La interoperabilidad no depende sólo de la tecnología. También requiere una buena gobernanza, con roles claramente definidos y actualizados. Así pues, dedicar sólo unos minutos a verificar que la persona responsable de interoperabilidad sigue siendo la adecuada facilita la comunicación con la AOC y garantiza que su organismo consume Via Oberta con todas las garantías.
Por último, por buen uso de Via Oberta, sugerimos:
- a ser posible, designar a más de una persona como responsable de interoperabilidad. De esta forma, esta función queda cubierta en caso de posibles cambios de puesto de trabajo, vacaciones, licencias, bajas y jubilaciones.
- revisar al menos una vez al año quien figura como persona responsable de interoperabilidad.
- actualizar los datos siempre que se produzca un cambio en la organización que afecte a este rol.
En el caso de aplicaciones de terceros (consumos de interoperabilidad mediante gestores de expedientes, por ejemplo):
- mantener una concordancia entre las personas que tienen autorizaciones para acceder a los servicios de Via Oberta para EACAT y los permisos de acceso por parte de la aplicación de mercado. Si la herramienta no permite discriminar a las personas que pueden acceder, recomendamos informar a las personas usuarias de que el consumo de interoperabilidad sólo es posible para la gestión de los procedimientos en los que son competentes. Por tanto, es recomendable la concordancia pero una aplicación de terceros no necesita utilizar los roles designados en EACAT mientras se asegure que la consulta de Via Oberta la hace la persona competente por procedimiento.
Información relacionada:
En el portal de Apoyo de la AOC encontrará la información sobre:
