Défi

Comment pouvons-nous aider les conseils municipaux à prouver rapidement et de manière fiable la vulnérabilité énergétique des familles, dans les délais légaux, afin de garantir qu'aucune coupure d'approvisionnement ne se produise ?

Contexte et problème

Les services sociaux municipaux doivent établir des rapports prouvant la vulnérabilité économique des familles en défaut de paiement des produits de première nécessité, conformément aux dispositions établies par la loi. Loi 24/2015, sur les mesures urgentes pour faire face à l'urgence dans le domaine du logement et de la précarité énergétiqueCe rapport – le rapport sur les risques d’exclusion résidentielle (IRER) – est essentiel pour éviter les coupures d’électricité, de gaz ou d’eau en cas de situation de précarité énergétique et doit être délivré dans un délai maximum de 15 jours.

En pratique, l'établissement de ce rapport est un processus complexe, manuel et peu standardisé. Les administrations reçoivent des fichiers de non-paiements. provenant de plus de cinquante entreprises fournisseurs, chacune avec des formats et des structures différents. À partir de là, les services sociaux de base (SSB) doivent vérifier plusieurs données, comme l’enregistrement du propriétaire ou les situations de dépendance et d’invalidité, mais surtout le calcul du revenu du ménage.

Dans de nombreux cas, ce processus implique de convoquer les personnes figurant sur les listes de mauvais payeurs à se présenter en personne aux services sociaux et à fournir les documents nécessaires pour justifier leur situation. Le calcul des revenus nécessite la collecte d'informations provenant de sources diverses, l'application de critères non entièrement standardisés et l'interprétation de situations variées, ce qui rend sa systématisation difficile.

Ce processus implique un L'investissement en temps important limite la capacité à répondre dans les délais légaux et augmente le risque d'erreurs.L’impact est particulièrement critique dans les petites communes, qui disposent de moins de ressources. De plus, le manque d’homogénéité des données et des formats complique la gestion des cas souvent urgents et socialement sensibles, ce qui peut retarder la protection des familles touchées.

Solution proposée

Pour remédier à ce problème, l’AOC a lancé un projet pilote d’innovation qui explore comment l’automatisation et l’interopérabilité des données peuvent simplifier une procédure essentielle à la protection des droits sociaux. Ce projet pilote, lancé en 2023, consiste en un Service cloud permettant d'automatiser la génération de rapports sur la vulnérabilité énergétique sociale.

La solution a été conçue comme un service partagé pour les collectivités locales, sans nécessiter d'installations techniques complexes, ce qui réduit la charge administrative pesant sur les équipes des services sociaux et garantit une réponse plus rapide et plus homogène aux situations de précarité énergétiqueL’objectif est de faciliter le travail des professionnels, d’améliorer l’efficacité du processus et de garantir aux familles vulnérables une protection efficace contre le risque de coupures d’approvisionnement.

Quelle est la solution ?

La solution repose sur une plateforme cloud qui utilise technologies d'automatisation des processus (BPM) et qui permet de gérer l'ensemble du cycle de génération de rapports de manière intégrée.

Le système permet de télécharger sur la plateforme les fichiers de non-paiement transmis par les fournisseurs aux mairies. Il traite ensuite chaque propriétaire individuellement et effectue les vérifications nécessaires pour déterminer si le ménage se trouve en situation de vulnérabilité. Pour ce faire, consultez les informations disponibles dans les services d'interopérabilité de Via Oberta et publie les rapports correspondants. Le traitement est effectué en masse, en appliquant le processus à toutes les personnes concernées incluses dans le fichier.

Le processus automatisé étape par étape

  • Vérification du registre : Tout d'abord, le processus consulte les données du registre pour vérifier si la personne titulaire du contrat de fourniture est enregistrée dans la commune correspondante, ainsi que le nombre de colocataires âgés de plus de 16 ans.
  • Vérification du consentement : Si la personne est enregistrée, on vérifie si elle a un dossier ouvert auprès des services sociaux municipaux et, par conséquent, si elle dispose du consentement nécessaire pour l'établissement du rapport et la consultation des données via les services d'interopérabilité.
  • Calcul automatisé des vulnérabilités : Si vous avez un dossier social ouvert, vous pouvez le consulter via Via Oberta Les données relatives aux revenus, au handicap et à la dépendance sont utilisées, ainsi qu'un calcul automatisé, pour déterminer si une personne ou un ménage se trouve en situation de vulnérabilité. Ce calcul se fonde sur la somme des revenus du ménage, comparée au seuil fixé par la réglementation.
  • Génération automatique de rapports : Une fois les informations validées, le rapport sur la précarité énergétique est généré automatiquement et signé numériquement avec le sceau de l'organisme. Selon les résultats des contrôles, différents types de rapports peuvent être générés :
    • Rapport positif, lorsque la situation de vulnérabilité est avérée et qu'il est nécessaire d'éviter une coupure d'approvisionnement.
    • Rapport négatif, lorsque les critères de vulnérabilité établis par la réglementation ne sont pas respectés.
    • Rapport de non-accréditation, lorsque les informations nécessaires ne sont pas disponibles et que la situation ne peut être déterminée (par exemple, ne pas être inscrit dans l’immeuble ou ne pas avoir de dossier social pour pouvoir se renseigner). Via Oberta).

Le système également génère un document contenant la preuve du processusCe document précise notamment les données utilisées, leur provenance et le calcul exact effectué. Il permet aux intervenants sociaux de vérifier et de valider, s’ils le jugent nécessaire, le résultat généré par le système. Cette dernière intervention humaine garantit qu’aucun cas particulier ou complexe ne soit négligé par le système automatisé.

Une fois le processus terminé, le système envoie une notification par courriel au professionnel des services sociaux, contenant un lien sécurisé lui permettant de télécharger les rapports générés et toute la documentation associée. Ce mécanisme simplifie la gestion et la consultation des résultats en centralisant l'accès à ces informations.

Résultats et impact

Le projet pilote a validé la faisabilité technique et organisationnelle de l'automatisation du rapport sur la précarité énergétique en situation réelle. Ce projet pilote a débuté en 2023 dans les ABSS de Prat de Llobregat, Granollers et Amposta.

Lors de la mise en place du projet pilote, nous avons collaboré étroitement avec les services sociaux des municipalités participantes afin de valider qualitativement les résultats du système et de garantir que le calcul de la vulnérabilité reflète fidèlement la situation réelle des familles. Grâce à ce travail conjoint, le taux de réussite du système dépasse 90 %.

Deux ans plus tard, le projet pilote est opérationnel dans près de vingt collectivités locales, dont quatorze l'utilisent déjà au quotidien. Les professionnels de ces municipalités téléchargent sur la plateforme les fichiers reçus des fournisseurs et reçoivent, en quelques heures, un courriel leur donnant accès aux rapports générés automatiquement par le système. Actuellement, Le temps de traitement moyen d'un lot est de 4 heures..

En 2025, le système a généré plus de 20 000 rapports. En moyenne La situation de vulnérabilité (positive ou négative) a été prouvée dans 52 % des casDans les cas où l'accréditation n'a pas pu être réalisée, dans 89 % des cas, c'était parce que le consentement de la personne responsable n'était pas disponible pour mener les consultations d'interopérabilité nécessaires.

Valeur ajoutée pour les autorités locales et les citoyens

Avantages pour les citoyens

  • Réponse en quelques heures au lieu de plusieurs jours ou semaines. Le délai de génération du rapport de vulnérabilité est réduit à quelques heures, ce qui nous permet d'agir dans les délais légaux et d'éviter les retards dans les situations urgentes.
  • Moins de risques de coupure de courant. La production plus rapide et plus systématique de rapports permet aux entreprises d'obtenir plus facilement et à temps les accréditations nécessaires, réduisant ainsi le risque de coupures d'électricité, de gaz ou d'eau dans les foyers vulnérables.
  • Moins d'interventions et moins de contraintes pour le patient. La consultation automatisée des données évite aux citoyens d'avoir à fournir des documents que l'administration possède déjà, réduisant ainsi les déplacements et les procédures à un moment particulièrement délicat.

Avantages pour l'administration

  • Réduction significative du temps de traitement. Le processus, auparavant manuel et fastidieux, devient automatisé, permettant de générer des rapports en quelques heures et de libérer du temps pour les équipes des services sociaux.
  • Meilleure qualité et traçabilité des décisions. Le système documente les données utilisées et les calculs effectués, facilitant ainsi l'examen des dossiers et réduisant le risque d'erreurs.
  • Standardisation et amélioration de la gestion des données. Un modèle commun de calcul et de traitement est établi, ce qui réduit la variabilité actuelle, améliore la prise de décision et facilite la communication entre les entreprises, les municipalités et les autres administrations.
  • Accès à des fonctionnalités avancées sans investissement technologique. Le modèle de service cloud permet aux municipalités disposant de peu de ressources d'accéder à des technologies de pointe sans avoir besoin d'investissements importants dans les infrastructures ou les ressources internes.

Conclusions

Ce projet pilote de l'AOC démontre qu'il est possible de transformer un processus manuel, complexe et hétérogène en un service automatisé, évolutif et fondé sur les données. L'automatisation réduit le temps de traitement à quelques heures, améliore la qualité et la cohérence des rapports et permet aux équipes de services sociaux de se concentrer sur l'accompagnement des personnes.

L'expérience pilote, validée auprès de professionnels des services sociaux, montre que la combinaison de l'interopérabilité, de l'automatisation et d'un modèle de services partagés peut améliorer concrètement la réactivité des administrations locales dans des situations de vulnérabilité énergétique.

Son extension à davantage de mairies permettra de consolider un modèle commun, plus efficace et plus équitable afin de garantir la protection des familles menacées de précarité énergétique.

L'état du projet

Pilote réalisé.

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