Uitdaging

Hoe kunnen we gemeenteraden helpen om snel en betrouwbaar, binnen de wettelijke termijn, de energiekwetsbaarheid van gezinnen aan te tonen, zodat leveringsonderbrekingen worden voorkomen?

Context en probleem

Gemeentelijke sociale diensten moeten rapporten opstellen om de economische kwetsbaarheid aan te tonen van gezinnen die in gebreke blijven met de betaling van basisvoorzieningen, zoals vastgesteld door de Wet 24/2015 betreffende dringende maatregelen om het hoofd te bieden aan de noodsituatie op het gebied van huisvesting en energiearmoedeDit rapport - het rapport over het risico op uitsluiting van woningen (IRER) - is essentieel om afsluiting van elektriciteit, gas of water te voorkomen in situaties van energiearmoede en moet binnen maximaal 15 dagen worden ingediend.

In de praktijk is het genereren van dit rapport een complex, handmatig en slecht gestandaardiseerd proces. Overheidsinstanties ontvangen dossiers met niet-betalingen. van meer dan vijftig leveranciers, elk met verschillende formaten en structuren. Vanuit hier moeten de basisgebieden van sociale dienstverlening (ABSS) meerdere gegevens verifiëren, zoals de registratie van de eigenaar of situaties van afhankelijkheid en invaliditeit, maar vooral de berekening van het inkomen van het gezin.

In veel gevallen houdt dit proces in dat mensen die op de lijsten van wanbetalers staan, persoonlijk naar de sociale dienst worden geroepen om de benodigde documentatie te overleggen waaruit hun situatie blijkt. Het berekenen van het inkomen vereist het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen, het toepassen van criteria die niet volledig gestandaardiseerd zijn en het interpreteren van uiteenlopende situaties, wat systematisering bemoeilijkt.

Dit proces omvat een Het vergt veel tijd, beperkt de mogelijkheid om binnen wettelijke termijnen te reageren en verhoogt het risico op fouten.De impact is vooral groot in kleine gemeenten met beperkte middelen. Bovendien maakt het gebrek aan uniformiteit in data en formaten het moeilijk om urgente gevallen met een hoge maatschappelijke gevoeligheid te behandelen, wat de bescherming van getroffen gezinnen kan vertragen.

Voorgestelde oplossing

Om dit probleem aan te pakken, heeft de AOC een innovatief pilotproject gelanceerd dat onderzoekt hoe automatisering en data-interoperabiliteit een belangrijke procedure voor de bescherming van sociale rechten kunnen vereenvoudigen. Het pilotproject, dat in 2023 van start ging, bestaat uit een Cloudservice waarmee u het genereren van rapporten over de kwetsbaarheid van de energievoorziening voor sociale doelen kunt automatiseren..

De oplossing is ontwikkeld als een gedeelde dienst voor lokale overheden, zonder dat complexe technische installaties nodig zijn. Dit vermindert de administratieve last voor teams van sociale diensten. garandeert een snellere en meer uniforme reactie op situaties van energiearmoede.Het doel is om het werk van professionals te vergemakkelijken, de efficiëntie van het proces te verbeteren en ervoor te zorgen dat kwetsbare gezinnen effectieve bescherming krijgen tegen het risico van leveringsonderbrekingen.

Wat is de oplossing?

De oplossing is gebaseerd op een cloudplatform dat gebruikmaakt van procesautomatiseringstechnologieën (BPM) en waarmee de volledige rapportagecyclus op een geïntegreerde manier kan worden beheerd.

Het systeem stelt u in staat om de bestanden met betalingsachterstanden die de energieleveranciers naar de gemeenten sturen, naar het platform te uploaden. Vervolgens wordt elke eigenaar afzonderlijk verwerkt en worden de nodige controles uitgevoerd om te bepalen of het gezin zich in een kwetsbare situatie bevindt. Hiervoor kunt u de informatie raadplegen die beschikbaar is in de interoperabiliteitsdiensten van Via Oberta en genereert de bijbehorende rapporten. De verwerking wordt in bulk uitgevoerd, waarbij het proces wordt toegepast op alle gegevenssubjecten die in het bestand zijn opgenomen.

Het stapsgewijze geautomatiseerde proces

  • Controle van het register: Allereerst wordt in het proces de registergegevens geraadpleegd om te controleren of de persoon die het leveringscontract heeft, geregistreerd staat in de betreffende gemeente, en hoeveel huisgenoten ouder zijn dan 16 jaar.
  • Toestemmingsverificatie: Als de persoon geregistreerd staat, wordt gecontroleerd of er een dossier bij de gemeentelijke sociale dienst openstaat en of hij of zij derhalve de benodigde toestemming heeft voor het opstellen van het rapport en het raadplegen van gegevens via interoperabiliteitsdiensten.
  • Geautomatiseerde kwetsbaarheidsberekening: Als je een openbaar sociaal dossier hebt, kun je dat raadplegen via Via Oberta Er wordt gebruikgemaakt van gegevens over inkomen, invaliditeit en afhankelijkheid, en een geautomatiseerde berekening wordt toegepast om te bepalen of de persoon of het gezin zich in een kwetsbare situatie bevindt. Deze berekening is gebaseerd op de som van het inkomen van het huishouden, dat wordt vergeleken met de drempel die in de regelgeving is vastgesteld.
  • Automatische rapportgeneratie: Zodra de informatie is gevalideerd, wordt automatisch een rapport over energiearmoede gegenereerd, dat digitaal wordt ondertekend met een zegel van de betreffende instantie. Afhankelijk van de resultaten van de controles kunnen verschillende soorten rapporten worden gegenereerd:
    • Positief rapport, wanneer de kwetsbaarheid is aangetoond en het noodzakelijk is om een ​​leveringsonderbreking te voorkomen.
    • Negatief rapport, wanneer niet wordt voldaan aan de kwetsbaarheidscriteria die in de regelgeving zijn vastgesteld.
    • Rapport over niet-accreditatie, wanneer de benodigde informatie niet beschikbaar is en de situatie niet kan worden vastgesteld (bijvoorbeeld omdat men niet is ingeschreven in het gebouw of geen sociaal dossier heeft om navraag te kunnen doen). Via Oberta).

Het systeem ook genereert een document met het bewijs van het proces.Dit document bevat informatie over bijvoorbeeld de gebruikte gegevens, de herkomst ervan en de exacte berekening. Medewerkers van de sociale dienst kunnen met dit document het door het systeem gegenereerde resultaat controleren en valideren, indien zij dit nodig achten. Deze laatste menselijke controle zorgt ervoor dat specifieke of complexe gevallen niet onbeheerd achterblijven door de geautomatiseerde werking.

Zodra het proces is voltooid, stuurt het systeem een ​​e-mailmelding naar de maatschappelijk werker met een link naar een beveiligde URL waar de gegenereerde rapporten en alle bijbehorende documentatie kunnen worden gedownload. Dit mechanisme maakt het beheer en de beoordeling van de resultaten op één centrale plek mogelijk.

Resultaten en impact

Het pilotproject heeft de technische en organisatorische haalbaarheid van het automatiseren van de rapportage over energiearmoede in een reële omgeving aangetoond. De pilot is in 2023 van start gegaan in de ABSS van Prat de Llobregat, Granollers en Amposta.

Tijdens de ontwikkeling van de pilot hebben we nauw samengewerkt met de sociale diensten van de deelnemende gemeenten om de resultaten van het systeem kwalitatief te valideren en ervoor te zorgen dat de kwetsbaarheidsberekening de werkelijke situatie van de gezinnen adequaat weerspiegelt. Dankzij deze gezamenlijke inspanningen bedraagt ​​het succespercentage van het systeem meer dan 90%.

Twee jaar later is de pilot in gebruik bij bijna twintig gemeenten, waarvan er veertien het al in hun dagelijkse werkzaamheden gebruiken. Professionals van deze gemeenten uploaden de bestanden die ze van de leveranciers ontvangen naar het platform en ontvangen binnen enkele uren een e-mail met toegang tot de automatisch door het systeem gegenereerde rapporten. Momenteel, De gemiddelde verwerkingstijd voor een batch is 4 uur..

In 2025 genereerde het systeem meer dan 20.000 rapporten. Gemiddeld De kwetsbaarheidssituatie (positief of negatief) werd in 52% van de gevallen aangetoond.In gevallen waarin accreditatie niet kon worden uitgevoerd, was dit in 89% van de gevallen omdat de verantwoordelijke persoon geen toestemming had gegeven voor het uitvoeren van de noodzakelijke interoperabiliteitsconsultaties.

Waarde voor lokale overheden en burgers

Voordelen voor burgers

  • Reactie binnen enkele uren in plaats van dagen of weken. De tijd die nodig is om het kwetsbaarheidsrapport te genereren, is teruggebracht tot enkele uren. Hierdoor kunnen we binnen de wettelijke termijn handelen en vertragingen in urgente situaties voorkomen.
  • Minder risico op stroomuitval. Door de snellere en systematischere rapportage kunnen bedrijven gemakkelijker tijdig de benodigde accreditatie verkrijgen, waardoor het risico op stroom-, gas- of wateronderbrekingen in kwetsbare huishoudens wordt verkleind.
  • Minder ingrepen en minder belasting voor de patiënt. Geautomatiseerde gegevensraadpleging voorkomt dat burgers documenten hoeven aan te leveren die de overheid al in haar bezit heeft, waardoor reizen en procedures in een bijzonder gevoelige periode worden verminderd.

Voordelen voor de administratie

  • Aanzienlijke verkorting van de verwerkingstijd. Het proces verandert van handmatig en arbeidsintensief naar geautomatiseerd, waardoor rapporten binnen enkele uren gegenereerd kunnen worden en sociale dienstverleningsteams meer tijd overhouden.
  • Betere kwaliteit en traceerbaarheid van beslissingen. Het systeem documenteert de gebruikte gegevens en de uitgevoerde berekeningen, waardoor de beoordeling van dossiers wordt vergemakkelijkt en het risico op fouten wordt verminderd.
  • Standaardisatie en verbetering van gegevensbeheer. Er wordt een gemeenschappelijk reken- en verwerkingsmodel ontwikkeld, dat de huidige variabiliteit vermindert, de besluitvorming verbetert en de communicatie tussen bedrijven, gemeenten en andere overheidsinstanties vergemakkelijkt.
  • Toegang tot geavanceerde mogelijkheden zonder technologische investeringen. Het cloudservicemodel stelt gemeenten met beperkte middelen in staat om toegang te krijgen tot geavanceerde technologie zonder dat grote investeringen in infrastructuur of interne middelen nodig zijn.

Conclusies

Dit AOC-pilotproject toont aan dat het mogelijk is om een ​​handmatig, complex en heterogeen proces om te zetten in een geautomatiseerde, schaalbare en datagestuurde dienstverlening. Automatisering verkort de verwerkingstijd tot enkele uren, verbetert de kwaliteit en consistentie van rapporten en geeft teams in de sociale dienstverlening meer tijd om zich te richten op de zorg voor mensen.

De pilot, gevalideerd door professionals in de sociale sector, toont aan dat de combinatie van interoperabiliteit, automatisering en een gedeeld dienstverleningsmodel succesvol kan zijn. De reactiesnelheid van lokale overheden tastbaar verbeteren in situaties van energieonzekerheid.

De uitbreiding naar meer gemeentehuizen zal de consolidatie van een gemeenschappelijk, efficiënter en rechtvaardiger model mogelijk maken om de bescherming te garanderen van gezinnen die risico lopen op energiearmoede.

Project status

Piloot uitgevoerd.

meer informatie

AOC-blog:

Presentaties en artikelen:

Videos: