Repte

Com podem avaluar amb rigor els estalvis econòmics i de temps que comporta la implantació i ús de l’administració digital?

Problemàtica actual

El Consorci AOC impulsem l’elaboració d’indicadors que permetin als responsables polítics i directius públics conèixer el retorn social de les iniciatives d’administració digital i govern obert, i així avaluar de forma sistemàtica i rigorosa la seva efectivitat i eficiència, per tal que els responsables polítics i directius públics puguin decidir prioritats i prendre les millors decisions.

Un dels àmbit clau d’avaluació és l’estalvi econòmic de l’administració digital i comparar-ho amb els costos associats d’inversió i manteniment. Les administracions públiques tenim que vetllar per al bon ús dels recursos públics. Per aquest motiu, l’any 2014 el Consorci AOC va iniciar un projecte intern per a utilitzaruna metodologia d’estalvis econòmics de l’administració digital.

D’entrada ens vam adreçar a tots els organismes públics que teníem constància que havien publicat estudis d’estalvis en l’àmbit de serveis de l’administració digital, a nivell estatal i europeu. I els vam demanar,per a poder ser rigorosos, que ens facilitessin el detall de les seves metodologies per a conèixer com havien fet els càlculs d’estalvis per a cada servei.Sorprenentment, cap dels organismes ensva respondre amb la informació detallada de la metodologia emprada, tot i que vam fer diversos intents reclamant la informació.

A partir d’aquesta situació, el Consorci AOC va decidir elaborar aquesta metodologia.

Solució proposada

Elaborar una metodologia de càlcul d’estalvis econòmics de la implantació de l’administració digital i el govern obert, amb rigor

Per a elaborar aquesta metodologia es van realitzar les següents actuacions:

• Identificació dels serveis digitals d’administració digital amb més impacte
• Definició de l' “user journey” per a cadascun dels serveis.
• Anàlisi dels passos del procés (journey) en els que hi ha un estalvi en la tramitació presencial, respecte a la presencial, i càlcul dels estalvis en temps i/o diners associats desglossats per part del ciutadà i per part de l’administració
• Realització supervisada dels tràmits o actuacions per part d’un usuari, verificant la validesa dels estalvis estimats
• Entrevistes a usuaris (ciutadans o empleats públics) per a validar la percepció dels estalvis en la tramitació electrònica.

L’estudi analitza el següent conjunt de serveis d’administració digital

• Tramitació electrònica (eTRAM)
• Factura electrònica (eFACT)
• Notificació electrònica (eNOTUM)
• Tramitació interadministrativa (EACAT tràmits)
• Intercanvi de dades entre AAPP (Via Oberta)
• Tramitació intra administrativa (Valisa)
• Tauler d’edictes i anuncis electrònic (eTauler)
• Arxiu documental (iArxiu)
• Repositori documental (DESA’L)

Els resultats es poden aplicar a qualsevol aplicació de gestió que gestiona aquests serveis i, també, als serveis AOC associats

La taula resultant d’estalvis és la següent:

L’estudi detalla com s’ha calculat l’estalvi econòmic per a cadascun dels passos del procés de cada servei.

D’aquest estudi i de les enquestes s’han tret les següents conclusions:

• El ciutadà valora molt el seu temps. En l’estudi es valora el temps d’acord al sou mig d’un treballador però la realitat és que per al ciutadà té un valor molt més gran i que li suposa una greu molèstia fer desplaçaments a una oficina de l’administració per a realitzar un tràmit que creu que es pot fer des de casa.
• Un dels costs importants de la tramitació en paper és el cost d’arxiu físic
• El ciutadà “normal” respon a les enquestres que, de mitjana, 3 tràmits a l’any amb totes les administracions públiques.

Per a calcular els estalvis de l’administració digital s’han analitzat els costos de la tramitació presencial d’una mostra d’actuacions. Aquests costos són variables en funció d’un conjunt ampli de variables. En aquest estudi s’ha agafat una estimació de costos, en banda baixa dels casos analitzats que entenem que ens garanteixen que la gran majoria de les AAPP gaudiran de l’estalvi associat pel fet de gestionar digitalment.

Amb aquest criteri, s’ha d’entendre que aquest estudi planteja un import mínim o garantit d’estalvi, que pot ser superior o molt superior en funció de les circumstàncies o l’eficiència de cada administració.

Estat del projecte

Metodologia disponible: presentació de l'estudi i la metodologia d'estalvis d'administració digital

• Versió 1.0: 2014
  • Inclou el càlcul d’estalvis del següents serveis eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT tràmits
• Versió 1.1: 2018
  • S’han ampliats els serveis amb Valisa, eTauler, DESA'L i iArxiu

Més informació

• Presentació al Congrés de Govern Digital de 2015. Estudi de costos i beneficis de l'administració digital a Catalunya
  • https://www.youtube.com/watch?v=mq7FHuWm6y8