Repte

Com podem avaluar amb rigor l'estalvi econòmic i de temps que comporta la implantació i ús de l’administració digital?

Problemàtica actual

Des del Consorci AOC impulsem l’elaboració d’indicadors que permetin avaluar de forma sistemàtica i rigorosa l'efectivitat i l'eficiència de les iniciatives d’administració digital i govern obert que es duen a terme. Amb aquests indicadors els responsables polítics i directius públics poden conèixer el retorn social de les iniciatives, establir prioritats i prendre les millors decisions.

Un dels àmbit clau d'aquesta avaluació és l’estalvi econòmic que suposa l'ús de serveis d'administració digital i comparar-lo amb els costos associats d’inversió i manteniment dels propis serveis digitals. Les administracions públiques hem vetllar pel bon ús dels recursos públics. Per aquest motiu, l’any 2014 el Consorci AOC vam iniciar un projecte intern per trobar la millor metodologia que permetés avaluar els estalvis econòmics i de temps de l’administració digital.

D’entrada ens vam adreçar a tots els organismes públics, a nivell estatal i europeu, que teníem constància havien publicat estudis sobre els estalvis generats per l'ús del conjunt de serveis de l’administració digital; i els vam demanar que ens facilitessin el detall de com feien els càlculs per a cadascun dels serveis. Sorprenentment, cap dels organismes ens va respondre de forma exhaustiva sobre la metodologia emprada, tot i que vam fer diversos intents de reclamar la informació.

Així, doncs, el Consorci AOC vam decidir elaborar la nostra pròpia metodologia.

Solució proposada

Establir una metodologia de càlcul rigorosa de l'estalvi econòmic i de temps que suposa la implantació i ús dels serveis d'administració digital i govern obert.

Per elaborar aquesta metodologia vam realitzar les següents actuacions:

• Identificar els serveis digitals d’administració digital amb més impacte o més rellevants pel que fa al seu ús
• Definir l' “user journey” per a cadascun dels serveis
• Analitzar els passos del procés (journey) en els que es produeix un estalvi respecte a la tramitació dels procediments de manera presencial, i calcular els estalvis en temps i/o diners associats, tot i desglossant la part d'estalvi del ciutadà de la part de l’administració
• Verificar la validesa dels estalvis estimats a través de la realització supervisada de tràmits o actuacions per part d’un usuari
• Entrevistes a usuaris (ciutadans i empleats públics) per validar la percepció dels estalvis originats per la tramitació electrònica.

L’anàlisi es va realitzar sobre el següent conjunt de serveis d’administració digital:

• Tramitació electrònica (eTRAM)
• Factura electrònica (eFACT)
• Notificació electrònica (eNOTUM)
• Tramitació interadministrativa (EACAT tràmits)
• Intercanvi de dades entre AAPP (Via Oberta)
• Tramitació intra administrativa (Valisa)
• Tauler d’edictes i anuncis electrònic (eTauler)
• Arxiu documental (iArxiu)
• Repositori documental (DESA’L)

La taula d'estalvis obtinguda és la següent:

*Val a dir que aquests resultats es poden aplicar a qualsevol sistema de gestió integrat amb els serveis AOC i també a solucions digitals similars.

A l’estudi Metodologia del càlcul dels estalvis de l’administració digital podeu trobar el detall de com s’ha calculat l’estalvi generat en els diferents passos del procés de cada servei.

Les principals conclusions de l'anàlisi i les enquestes realitzades són:

• El ciutadà valora molt el seu temps. A l’estudi, el temps es valora d’acord al sou mig d’un treballador però la realitat és que per al ciutadà el temps té un valor molt més gran i que li suposa una greu molèstia haver de desplaçar-se a una oficina de l’administració per realitzar un tràmit que podria fer des de casa.
• Un dels costos importants de la tramitació en paper és la despesa econòmica d’arxiu físic que origina
• D'acord amb les enquestes, un ciutadà realitza una mitjana de 3 tràmits a l’any amb el conjunt de les administracions públiques.

Per calcular els estalvis de l’administració digital s’han analitzat els costos de la tramitació presencial d’una mostra representativa d’actuacions. Però cal tenir en compte que aquests costos poden variar en funció d’un conjunt ampli de factors. En aquest estudi s’ha fet una estimació de costos en banda baixa dels casos analitzats, per tal que es pugui garantir que la gran majoria de les AAPP que gestionen els processos amb serveis digitals gaudiran de l'estalvi associat a cadascun d'ells.

Amb aquest criteri, s’ha d’entendre que aquest estudi planteja un import mínim o garantit d’estalvi, que pot ser superior o molt superior en funció de les circumstàncies o l’eficiència de cada administració.

Estat del projecte

Metodologia disponible.

Podeu veure l'estudi complet i la metodologia d'estalvis d'administració digital [pdf]

• Versió 1.0: 2014
  • Càlcul d’estalvis que generen els següents serveis: eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT tràmits
• Versió 1.1: 2018
  • Càlcul d'estalvis ampliat amb els serveis Valisa, eTauler, DESA'L i iArxiu

Més informació

• Presentació de l'estudi de costos i beneficis de l'administració digital a Catalunya al Congrés de Govern Digital de 2015.
  • https://www.youtube.com/watch?v=mq7FHuWm6y8