Economia econômica com o uso da administração digital

Desafio

Como podemos avaliar com rigor as economias econômicas e de tempo envolvidas na implementação e uso da administração digital?

Problemático

O Consórcio AOC promove o desenvolvimento de indicadores que permitem uma avaliação sistemática e rigorosa da eficácia e eficiência das iniciativas de administração digital e governo aberto que são realizadas. Com esses indicadores, formuladores de políticas e gestores públicos podem conhecer o retorno social das iniciativas, definir prioridades e tomar as melhores decisões.

Uma das áreas chave desta avaliação é a poupança económica que a utilização dos serviços de administração digital acarreta e a comparação com os custos associados de investimento e manutenção dos próprios serviços digitais. As administrações públicas devem assegurar o uso adequado dos recursos públicos. Por isso, em 2014 o Consórcio AOC lançou um projeto interno para encontrar a melhor metodologia para avaliar a economia financeira e de tempo da administração digital.

Dirigimo-nos inicialmente a todas as entidades públicas, a nível estatal e europeu, que sabíamos terem publicado estudos sobre as poupanças geradas pela utilização do conjunto de serviços de administração digital; e pedimos que nos fornecessem os detalhes de como fizeram os cálculos para cada um dos serviços. Surpreendentemente, nenhuma das agências nos respondeu exaustivamente sobre a metodologia utilizada, embora tenhamos feito várias tentativas de reivindicar a informação.

Assim, o Consórcio AOC decidiu desenvolver sua própria metodologia.

Solução proposta

Estabelecer uma metodologia para o cálculo rigoroso de economias econômicas e de tempo que envolva a implementação e uso de administração digital e serviços de governo aberto.

Para desenvolver esta metodologia realizamos as seguintes ações:

• Identifique os serviços digitais de administração digital mais impactantes ou relevantes em termos de uso.
• Defina a "jornada do usuário" para cada um dos serviços.
• Analise as etapas do processo (viagem) em que se regista uma poupança no que respeita ao processamento dos procedimentos presencialmente, e calculam as poupanças associadas em tempo e/ou dinheiro, desagregando a parte da poupança para os cidadãos e a parte da administração.
• Verifique a validade das economias estimadas por meio da conclusão supervisionada de procedimentos ou ações por um usuário.
• Entrevistas com usuários (cidadãos e funcionários públicos) para validar a percepção da economia gerada pelo processamento eletrônico.

A análise foi realizada no seguinte conjunto de serviços de administração digital:

• Processamento eletrônico (eTRAM)
• Fatura eletrônica (eFACT)
• Notificação eletrônica (eNOTUM)
• Processamento interadministrativo (EACAT procedimentos)
• Troca de dados entre AAPP (Via Oberta)
• Processamento intra-administrativo (Valisa)
• Repositórios documentais (DESA'L)
• Arquivo documental (iArxiu)
• Quadro de avisos eletrônico e anúncios (eTauler)

Tabela de poupança obtida (versão 2.0, ano 2021):

Observações:

• Para alcançar todo o potencial das economias acima mencionadas, os sistemas de informação da entidade devem ser integrados aos serviços da AOC para automatizar registros, procedimentos e consultas de interoperabilidade. As principais integrações são com o Registro Unificado (MUX), e-Notum, Via Oberta e e-FACT.
• No caso de Via ObertaO potencial máximo de economia é alcançado com a integração e a automatização das consultas de interoperabilidade.
• Esses resultados podem ser aplicados independentemente do sistema de gestão integrado aos serviços AOC.

Na seção "Metodologia" você encontra os detalhes de como são calculadas as economias geradas nas diferentes etapas do processo de cada serviço.

Principais conclusões da análise e dos inquéritos realizados:

• O cidadão valoriza muito o seu tempo. No estudo, o tempo é valorizado de acordo com o salário médio de um trabalhador, mas a realidade é que para os cidadãos, o tempo tem um valor muito maior e que é um sério inconveniente para eles terem que se deslocar a um escritório da administração para realizar um procedimento que poderia ser feito em casa.
• Um dos custos importantes do processamento em papel é a despesa financeira do arquivamento físico que origina.
• De acordo com pesquisas, um cidadão realiza em média 3 procedimentos por ano com todas as administrações públicas.

Para calcular a economia proporcionada pela administração digital, analisam-se os custos do processamento presencial de uma amostra. representaativo de ações. Mas é preciso levar em conta que esses custos podem variar dependendo de uma ampla gama de fatores. Neste estudo, é feita uma estimativa de custo de baixo risco para os casos analisados, a fim de garantir que a grande maioria das AAPPs que gerenciam processos com serviços digitais se beneficie das economias associadas a cada uma delas.

Com este critério, deve-se entender que este estudo gera um valor mínimo ou garantido de poupança, que pode ser maior ou muito maior dependendo das circunstâncias ou da eficiência de cada administração.

metodologia

2021 Estudo de economia pelo uso da administração digital 2.0

• Versão 2.0 (2021) Análise detalhada da metodologia aplicada em 2014 pelos serviços eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT procedimentos e mala.
• Avaliação cofinanciada com o Fundo de Promoção da Avaliação de Políticas Públicas (PROAVA) da Secretaria da Vice-Presidência e de Economia e Finanças.

2018 Estudo de economia pelo uso da administração digital 1.1

• Versão 1.1 (2018) Extensão do cálculo de poupanças aos serviços Valisa, eTauler, SALVE-O e iArxiu
• Versão 1.0 (2014) Metodologia e cálculo das economias geradas pelos seguintes serviços: eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT papelada

Status do projeto

Em produção. A metodologia é revisada a cada três anos.

Mais Informações

• Apresentação do estudo de custos e benefícios da administração digital na Catalunha em Congresso de Governo Digital 2015.