تحد

كيف يمكننا تقييم المدخرات الاقتصادية والوقتية المتضمنة في تنفيذ واستخدام الإدارة الرقمية بدقة؟

إشكالية

يشجع اتحاد AOC على تطوير المؤشرات التي تسمح بإجراء تقييم منهجي ودقيق لفعالية وكفاءة الإدارة الرقمية والمبادرات الحكومية المفتوحة التي يتم تنفيذها. باستخدام هذه المؤشرات ، يمكن لصانعي السياسات والمديرين العامين معرفة العائد الاجتماعي للمبادرات وتحديد الأولويات واتخاذ أفضل القرارات.

أحد المجالات الرئيسية لهذا التقييم هو المدخرات الاقتصادية التي ينطوي عليها استخدام خدمات الإدارة الرقمية ومقارنتها بالتكاليف المرتبطة بالاستثمار وصيانة الخدمات الرقمية نفسها. يجب أن تضمن الإدارات العامة الاستخدام السليم للموارد العامة. لهذا السبب ، أطلق اتحاد AOC في عام 2014 مشروعًا داخليًا لإيجاد أفضل منهجية لتقييم التوفير المالي والوقت للإدارة الرقمية.

في البداية ، خاطبنا جميع الهيئات العامة ، على مستوى الدولة والمستوى الأوروبي ، والتي كنا نعلم أنها نشرت دراسات حول الوفورات الناتجة عن استخدام مجموعة خدمات الإدارة الرقمية ؛ وطلبنا منهم تزويدنا بتفاصيل عن كيفية إجراء الحسابات لكل خدمة من الخدمات. والمثير للدهشة أن أيا من الوكالات لم تستجب لنا بشكل شامل حول المنهجية المستخدمة ، على الرغم من أننا بذلنا عدة محاولات للمطالبة بالمعلومات.

لذلك ، قرر اتحاد AOC تطوير منهجيته الخاصة.

الحل المقترح

وضع منهجية لحساب دقيق للوفورات الاقتصادية والوقت التي تنطوي على تنفيذ واستخدام الإدارة الرقمية والخدمات الحكومية المفتوحة.

لتطوير هذه المنهجية قمنا بتنفيذ الإجراءات التالية:

  • تحديد الخدمات الرقمية للإدارة الرقمية الأكثر تأثيرًا والأكثر صلة من حيث استخدامها.
  • حدد "رحلة المستخدم" لكل خدمة من الخدمات.
  • تحليل خطوات العملية (رحلة) التي يوجد فيها توفير فيما يتعلق بمعالجة الإجراءات شخصيًا ، وحساب المدخرات المرتبطة في الوقت و / أو المال ، مع تقسيم جزء المدخرات للمواطنين وجزء الإدارة.
  • تحقق من صحة المدخرات المقدرة من خلال استكمال الإجراءات أو الإجراءات تحت الإشراف من قبل المستخدم.
  • مقابلات مع المستخدمين (المواطنين والموظفين العموميين) للتحقق من صحة تصور المدخرات الناتجة عن المعالجة الإلكترونية.

تم إجراء التحليل على مجموعة خدمات الإدارة الرقمية التالية:

  • المعالجة الإلكترونية (eTRAM)
  • الفاتورة الإلكترونية (eFACT)
  • الإخطار الإلكتروني (eNOTUM)
  • المعالجة بين الإدارات (EACAT إجراءات)
  • تبادل البيانات بين AAPP (Via Oberta)
  • المعالجة البينية الإدارية (فاليسا)
  • المستودعات الوثائقية (DESA'L)
  • أرشيف منشورات الوثائق (iArxiu)
  • لوحة إعلانات إلكترونية وإعلانات (eTauler)

تم الحصول على جدول التوفير (الإصدار 2.0 ، عام 2021):

خدمة

مدخرات المواطن
(لكل إجراء)

مدخرات AAPP
(لكل إجراء)

إجمالي المدخرات
eTRAM

17,75 يورو

3,13 يورو

20,87 يورو
eFACT

5,95 يورو

 5,11 يورو 11,06€
eNOTUM

1,24 يورو

 13,22€

14,46€
EACAT إجراءات

ن / أ

 14,46€

14,46€
Via Oberta

4,33 يورو

 0,23 يورو

4,57 يورو
فاليسا

ن / أ

 14,46€

14,46€
احفظه و iArxiu

ن / أ

 2,20 يورو

2,20 يورو
المجلس الإلكتروني

ن / أ

 5,00 يورو

5,00 يورو

ملاحظة:

  • لتحقيق أقصى استفادة من الوفورات المذكورة أعلاه، يجب دمج أنظمة المعلومات الخاصة بالكيان مع خدمات AOC لأتمتة السجلات والإجراءات واستعلامات قابلية التشغيل البيني. وتتمثل عمليات التكامل الرئيسية في السجل الموحد (MUX), e-Notum, Via Oberta و e-FACT.
  • في حالة Via Oberta، يتم تحقيق أقصى قدر من التوفير من خلال دمج وأتمتة استعلامات قابلية التشغيل البيني.
  • يمكن تطبيق هذه النتائج بشكل مستقل عن نظام الإدارة المتكامل مع خدمات AOC.

في قسم "المنهجية" يمكنك العثور على تفاصيل كيفية حساب المدخرات المتولدة في الخطوات المختلفة لعملية كل خدمة.

الاستنتاجات الرئيسية للتحليل والمسوحات المنفذة:

  • المواطن يقدر وقته كثيرا. في الدراسة ، يتم تقييم الوقت وفقًا لمتوسط ​​أجر العامل ، ولكن الحقيقة هي أنه بالنسبة للمواطنين ، للوقت قيمة أكبر بكثير وأنه يمثل إزعاجًا خطيرًا عليهم أن يضطروا للسفر إلى مكتب إداري للقيام بذلك. إجراء يمكن القيام به من المنزل.
  • إحدى التكاليف المهمة للمعالجة على الورق هي النفقات المالية للأرشفة المادية التي تنشأ.
  • وفقًا للاستطلاعات ، يقوم المواطن بتنفيذ 3 إجراءات في المتوسط ​​سنويًا مع جميع الإدارات العامة.

لحساب الوفورات الناتجة عن الإدارة الرقمية، يتم تحليل تكاليف المعالجة الشخصية للعينة. representaفعالية الإجراءات. ولكن يجب الأخذ في الاعتبار أن هذه التكاليف قد تختلف تبعًا لمجموعة واسعة من العوامل. في هذه الدراسة، تم وضع تقدير منخفض للتكاليف للحالات التي تم تحليلها، وذلك لضمان استفادة الغالبية العظمى من تطبيقات إدارة العمليات التي تدير عملياتها باستخدام الخدمات الرقمية من الوفورات المرتبطة بكل منها.

مع هذا المعيار ، يجب أن يكون مفهوماً أن هذه الدراسة تثير الحد الأدنى أو المضمون من المدخرات ، والتي قد تكون أعلى أو أعلى بكثير حسب الظروف أو كفاءة كل إدارة.

منهجية

2021 دراسة المدخرات لاستخدام الإدارة الرقمية 2.0

  • الإصدار 2.0 (2021): مراجعة تفصيلية للمنهجية التي طبقتها الخدمات في عام 2014 eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT الإجراءات والحقيبة.
  • التقييم ممول بالاشتراك مع صندوق الترويج لتقييم السياسات العامة (PROAVA) التابع لإدارة نائب الرئيس والاقتصاد والمالية.

2018 دراسة المدخرات لاستخدام الإدارة الرقمية 1.1

  • الإصدار 1.1 (2018) توسيع نطاق حساب المدخرات ليشمل خدمات فاليسا، eTaulerاحفظه و iArxiu
  • الإصدار 1.0 (2014) المنهجية وحساب الوفورات الناتجة عن الخدمات التالية: eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT إجراءات

حالة المشروع

في الانتاج تتم مراجعة المنهجية كل ثلاث سنوات.

معلومات اكثر