Économies économiques grâce à l'utilisation de l'administration numérique

Défi

Comment évaluer avec rigueur les gains économiques et de temps liés à la mise en place et à l'utilisation de l'administration numérique ?

Problématique

Le Consortium AOC promeut le développement d'indicateurs qui permettent une évaluation systématique et rigoureuse de l'efficacité et de l'efficience des initiatives d'administration numérique et de gouvernement ouvert qui sont menées. Grâce à ces indicateurs, les décideurs politiques et les gestionnaires publics peuvent connaître le rendement social des initiatives, fixer des priorités et prendre les meilleures décisions.

L'un des domaines clés de cette évaluation est l'économie économique que l'utilisation des services d'administration numérique implique et la comparaison avec les coûts associés d'investissement et de maintenance des services numériques eux-mêmes. Les administrations publiques doivent veiller à la bonne utilisation des ressources publiques. Pour cette raison, le Consortium AOC a lancé en 2014 un projet interne pour trouver la meilleure méthodologie pour évaluer les économies financières et de temps de l'administration numérique.

Dans un premier temps, nous nous sommes adressés à tous les organismes publics, au niveau étatique et européen, dont nous avions connaissance d'avoir publié des études sur les économies générées par l'utilisation de l'ensemble des services de l'administration numérique ; et nous leur avons demandé de nous fournir le détail de la façon dont ils ont fait les calculs pour chacun des services. Étonnamment, aucune des agences ne nous a répondu de manière exhaustive sur la méthodologie utilisée, bien que nous ayons fait plusieurs tentatives pour réclamer l'information.

Ainsi, le Consortium AOC a décidé de développer sa propre méthodologie.

Solution proposée

Établir une méthodologie de calcul rigoureux des gains économiques et de temps qui implique la mise en place et l'utilisation de services d'administration numérique et de gouvernement ouvert.

Pour développer cette méthodologie, nous avons réalisé les actions suivantes :

• Identifier les services numériques d'administration numérique les plus impactants ou les plus pertinents en termes d'utilisation.
• Définir le « parcours utilisateur » pour chacun des services.
• Analyser les étapes du processus (chemin) dans lequel il y a une économie en ce qui concerne le traitement des démarches en personne, et calculer les économies de temps et/ou d'argent associées, en ventilant la part d'économie pour les citoyens et la part de l'administration.
• Vérifiez la validité des économies estimées grâce à la réalisation supervisée de procédures ou d'actions par un utilisateur.
• Entretiens avec les utilisateurs (citoyens et agents publics) pour valider la perception des économies générées par le traitement électronique.

L'analyse a été effectuée sur l'ensemble suivant de services d'administration numérique :

• Traitement électronique (eTRAM)
• Facture électronique (eFACT)
• Notification électronique (eNOTUM)
• Traitement inter-administratif (procédures EACAT)
• Échange de données entre AAPP (Via Oberta)
• Traitement intra-administratif (Valisa)
• Dépôts documentaires (DESA'L)
• Archives documentaires (iArchive)
• Édits et tableau d'affichage électronique (eTauler)

Tableau des économies obtenues (version 2.0, année 2021) :

Notes:

• Pour réaliser le plein potentiel des économies ci-dessus, les systèmes d'information de l'entité doivent être intégrés aux services AOC pour automatiser les enregistrements, les procédures et les requêtes d'interopérabilité. Les principales intégrations sont avec le registre unifié (MUX), e-Notum, Via Oberta et e-FACT.
• Dans le cas de Via Oberta, le potentiel d'économie maximal est atteint grâce à l'intégration et à l'automatisation des requêtes d'interopérabilité.
• Ces résultats peuvent être appliqués indépendamment du système de gestion intégré aux services AOC.

Dans la section "Méthodologie", vous pouvez trouver les détails de la façon dont les économies générées dans les différentes étapes du processus de chaque service sont calculées.

Principales conclusions de l'analyse et des enquêtes réalisées :

• Le citoyen apprécie beaucoup son temps. Dans l'étude, le temps est valorisé selon le salaire moyen d'un travailleur, mais la réalité est que pour les citoyens, le temps a une valeur beaucoup plus grande et que c'est un inconvénient sérieux pour eux de devoir se déplacer jusqu'à un bureau administratif pour effectuer une procédure qui pourrait être effectuée à domicile.
• L'un des coûts importants du traitement sur papier est la charge financière d'archivage physique qui en découle.
• Selon les enquêtes, un citoyen effectue en moyenne 3 démarches par an auprès de toutes les administrations publiques.

Pour calculer les économies de l'administration numérique, les coûts de traitement en face à face d'un échantillon représentatif d'actions sont analysés. Mais gardez à l'esprit que ces coûts peuvent varier en fonction d'un large éventail de facteurs. Dans cette étude, une estimation des coûts de bande basse est réalisée pour les cas analysés, afin de pouvoir garantir que la grande majorité des AAPP qui gèrent des processus avec des services numériques bénéficieront des économies associées à chacun d'eux.

Avec ce critère, il faut comprendre que cette étude soulève un montant minimum ou garanti d'économies, qui peut être supérieur ou beaucoup plus élevé selon les circonstances ou l'efficacité de chaque administration.

Méthodologie

2021 Etude des économies pour l'usage de l'administration numérique 2.0

• Version 2.0 (2021) Revue détaillée de la méthodologie appliquée en 2014 pour les procédures eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT et les services Valisa.
• Evaluation cofinancée avec le Fonds de Promotion pour l'Evaluation des Politiques Publiques (PROAVA) du Département de la Vice-Présidence et de l'Economie et des Finances.

2018 Etude des économies pour l'usage de l'administration numérique 1.1

• Version 1.1 (2018) Extension du calcul des économies aux services Valisa, eTauler, DESA'L et iArxiu
• Version 1.0 (2014) Méthodologie et calcul des économies générées par les services suivants : procédures eTRAM, eFACT, eNOTUM et EACAT

L'état du projet

En production. La méthodologie est révisée tous les trois ans.

Lire plus

• Présentation de l'étude des coûts et avantages de l'administration numérique en Catalogne à Congrès du gouvernement numérique 2015.