Экономия от использования цифрового администрирования

Вызов

Как мы можем строго оценить экономию средств и времени, связанных с внедрением и использованием цифрового администрирования?

Проблемный

Консорциум AOC способствует разработке показателей, позволяющих систематически и строго оценивать эффективность и действенность цифрового администрирования и реализуемых инициатив открытого правительства. С помощью этих показателей лица, определяющие политику, и государственные управленцы могут определить социальную отдачу от инициатив, установить приоритеты и принять наилучшие решения.

Одной из ключевых областей этой оценки является экономия средств, которую влечет за собой использование услуг цифрового администрирования, и ее сравнение с соответствующими затратами на инвестиции и обслуживание самих цифровых услуг. Государственные администрации должны обеспечить надлежащее использование государственных ресурсов. По этой причине в 2014 году консорциум AOC запустил внутренний проект по поиску наилучшей методологии для оценки экономии финансов и времени цифрового администрирования.

Первоначально мы обратились ко всем государственным органам на государственном и европейском уровне, которые, как нам известно, опубликовали исследования об экономии, полученной при использовании набора услуг цифрового администрирования; и мы попросили их предоставить нам подробную информацию о том, как они производили расчеты для каждой из услуг. Удивительно, но ни одно из агентств не ответило нам исчерпывающим образом об использованной методологии, хотя мы предприняли несколько попыток потребовать эту информацию.

Итак, Консорциум AOC решил разработать собственную методологию.

Предложенное решение

Разработайте методологию точного расчета экономии и экономии времени, которая включает внедрение и использование цифрового администрирования и открытых государственных услуг.

Для разработки данной методики мы выполнили следующие действия:

• Определите наиболее эффективные или наиболее актуальные цифровые услуги цифрового администрирования с точки зрения их использования.
• Определите «путь пользователя» для каждой из служб.
• Проанализировать этапы процесса (путешествие), в котором есть экономия в отношении обработки процедур лично, и рассчитать связанную с этим экономию времени и/или денег, разбивая часть экономии на граждан и часть администрации.
• Проверяйте обоснованность расчетной экономии посредством контролируемого выполнения пользователем процедур или действий.
• Интервью с пользователями (гражданами и государственными служащими) для проверки восприятия экономии, получаемой за счет электронной обработки.

Анализ проводился по следующему набору сервисов цифрового администрирования:

• Электронная обработка (eTRAM)
• Электронный счет (eFACT)
• Электронное уведомление (eNOTUM)
• Межадминистративная обработка (процедуры EACAT)
• Обмен данными между AAPP (Via Oberta)
• Внутриадминистративная обработка (Валиса)
• Документальные репозитории (DESA'L)
• Документальный архив (iArchive)
• Указы и электронная доска объявлений (eTauler)

Получена таблица сбережений (версия 2.0, 2021 год):

Ноты:

• Чтобы реализовать весь потенциал вышеуказанной экономии, информационные системы организации должны быть интегрированы со службами AOC для автоматизации записей, процедур и запросов на совместимость. Основные интеграции осуществляются с Единым реестром (MUX), e-Notum, Via Oberta и e-FACT.
• В случае Via Oberta максимальный потенциал экономии достигается за счет интеграции и автоматизации запросов на совместимость.
• Эти результаты могут применяться независимо от системы управления, интегрированной с услугами AOC.

В разделе «Методология» вы можете найти подробную информацию о том, как рассчитывается экономия, полученная на различных этапах процесса каждой услуги.

Основные выводы проведенного анализа и опросов:

• Гражданин очень ценит свое время. В исследовании время оценивается в соответствии со средней заработной платой работника, но реальность такова, что для граждан время имеет гораздо большую ценность, и им доставляет серьезные неудобства необходимость ехать в административный офис для выполнения своих обязанностей. процедура, которую можно было бы сделать из дома.
• Одной из важных затрат на обработку на бумаге являются финансовые затраты на физическое архивирование.
• Согласно опросам, гражданин проводит в среднем 3 процедуры в год со всеми органами государственной власти.

Для расчета экономии цифрового администрирования анализируются затраты на очную обработку репрезентативной выборки действий. Но имейте в виду, что эти расходы могут варьироваться в зависимости от широкого спектра факторов. В этом исследовании для проанализированных случаев делается низкочастотная оценка затрат, чтобы иметь возможность гарантировать, что подавляющее большинство AAPP, которые управляют процессами с цифровыми услугами, получат экономию, связанную с каждым из них.

При использовании этого критерия следует понимать, что это исследование обеспечивает минимальную или гарантированную сумму экономии, которая может быть выше или намного выше в зависимости от обстоятельств или эффективности каждой администрации.

Методология

2021 Исследование экономии при использовании цифрового администрирования 2.0

• Версия 2.0 (2021 г.) Подробный обзор методологии, примененной в 2014 г. для процедур eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT и услуг Valisa.
• Оценка финансируется совместно с Фондом содействия оценке государственной политики (PROAVA) Департамента вице-президента и Департамента экономики и финансов.

2018 Исследование экономии при использовании цифрового администрирования 1.1

• Версия 1.1 (2018) Расширение расчета экономии на услуги Valisa, eTauler, DESA'L и iArxiu
• Версия 1.0 (2014 г.) Методология и расчет экономии за счет следующих услуг: eTRAM, eFACT, eNOTUM и процедуры EACAT

Статус проекта

В производстве. Методика пересматривается каждые три года.

Больше информации

• Презентация исследования затрат и выгод цифрового администрирования в Каталонии на 2015 Конгресс цифрового правительства.