Economische besparing door het gebruik van digitale administratie

Uitdaging

Hoe kunnen we de economische en tijdwinst die gepaard gaat met de implementatie en het gebruik van digitale administratie nauwkeurig beoordelen?

problematisch

Het AOC Consortium bevordert de ontwikkeling van indicatoren die een systematische en rigoureuze evaluatie mogelijk maken van de effectiviteit en efficiëntie van de digitale administratie en open overheidsinitiatieven die worden uitgevoerd. Met deze indicatoren kunnen beleidsmakers en publieke managers het maatschappelijk rendement van initiatieven kennen, prioriteiten stellen en de beste beslissingen nemen.

Een van de speerpunten van deze evaluatie is de economische besparing die het gebruik van digitale administratiediensten met zich meebrengt en de vergelijking met de bijbehorende investerings- en onderhoudskosten van de digitale diensten zelf. Overheidsdiensten moeten zorgen voor het juiste gebruik van openbare middelen. Daarom is het AOC Consortium in 2014 een intern project gestart om de beste methodiek te vinden om de financiële en tijdsbesparing van digitale administratie te evalueren.

In eerste instantie hebben we ons gericht tot alle overheidsinstanties, op staats- en Europees niveau, waarvan we wisten dat ze studies hadden gepubliceerd over de besparingen die worden gegenereerd door het gebruik van de reeks diensten van digitale administratie; en we hebben ze gevraagd ons de details te geven van hoe ze de berekeningen voor elk van de services hebben uitgevoerd. Verrassend genoeg heeft geen van de bureaus ons uitvoerig geantwoord over de gebruikte methodologie, hoewel we verschillende pogingen hebben ondernomen om de informatie te claimen.

Het AOC Consortium besloot daarom een ​​eigen methodiek te ontwikkelen.

Voorgestelde oplossing

Opstellen van een methodiek voor het rigoureus berekenen van economische en tijdwinst waarbij sprake is van implementatie en gebruik van digitale administratie en open overheidsdiensten.

Om deze methodiek te ontwikkelen hebben we de volgende acties uitgevoerd:

• Identificeer de meest impactvolle of meest relevante digitale administratiediensten in termen van hun gebruik.
• Definieer de "gebruikersreis" voor elk van de services.
• Analyseer de processtappen ( ) waarin er een besparing is met betrekking tot de verwerking van de procedures in persoon, en bereken de bijbehorende besparing in tijd en/of geld, onder uitsplitsing van het deel van de besparing voor de burger en het deel van de administratie.
• Controleer de geldigheid van de geschatte besparingen door de gecontroleerde voltooiing van procedures of acties door een gebruiker.
• Interviews met gebruikers (burgers en ambtenaren) om de perceptie van de besparingen die worden gegenereerd door elektronische verwerking te valideren.

De analyse is uitgevoerd op de volgende set digitale administratiediensten:

• Elektronische verwerking (eTRAM)
• Elektronische factuur (eFACT)
• Elektronische melding (eNOTUM)
• Interadministratieve verwerking (EACAT procedures)
• Gegevensuitwisseling tussen AAPP (Via Oberta)
• Intra-administratieve verwerking (Valisa)
• Documentaire opslagplaatsen (DESA'L)
• Documentair archief (iArxiu)
• Elektronisch prikbord en aankondigingen (eTauler)

Spaartabel verkregen (versie 2.0, jaar 2021):

Opmerkingen:

• Om het volledige potentieel van de bovengenoemde besparingen te realiseren, moeten de informatiesystemen van de entiteit worden geïntegreerd met AOC-diensten om records, procedures en interoperabiliteitsvragen te automatiseren. De belangrijkste integraties zijn met het Unified Registry (MUX), e-Notum, Via Oberta en e-FACT.
• In het geval van Via ObertaHet maximale besparingspotentieel wordt bereikt door de integratie en automatisering van interoperabiliteitsvragen.
• Deze resultaten kunnen onafhankelijk van het met AOC-services geïntegreerde beheersysteem worden toegepast.

In de sectie "Methodologie" vindt u de details van hoe de besparingen die in de verschillende stappen van het proces van elke dienst worden gegenereerd, worden berekend.

Belangrijkste conclusies van de analyse en de uitgevoerde onderzoeken:

• De burger hecht veel waarde aan zijn tijd. In het onderzoek wordt tijd gewaardeerd op basis van het gemiddelde salaris van een werknemer, maar de realiteit is dat voor burgers tijd een veel grotere waarde heeft en dat het voor hen een ernstig ongemak is om naar een administratiekantoor te moeten reizen om een procedure die vanuit huis kan worden gedaan.
• Een van de belangrijke kosten van verwerking op papier is de financiële kost van de fysieke archivering die ontstaat.
• Volgens enquêtes voert een burger gemiddeld 3 procedures per jaar uit bij alle overheidsdiensten.

Om de besparingen van digitale administratie te berekenen, worden de kosten van de fysieke verwerking van een monster geanalyseerd. representavan acties. Er moet echter rekening mee worden gehouden dat deze kosten kunnen variëren afhankelijk van een breed scala aan factoren. In deze studie wordt een lage kostenraming gemaakt voor de geanalyseerde gevallen, om te garanderen dat de overgrote meerderheid van AAPP's die processen beheren met digitale diensten, zal profiteren van de besparingen die aan elk van deze acties verbonden zijn.

Met dit criterium moet worden begrepen dat deze studie een minimum of gegarandeerd bedrag aan besparingen oplevert, dat hoger of veel hoger kan zijn, afhankelijk van de omstandigheden of de efficiëntie van elke administratie.

Methodologie

2021 Onderzoek naar besparingen voor het gebruik van digitale administratie 2.0

• Versie 2.0 (2021) Gedetailleerde evaluatie van de methodologie die in 2014 door de diensten is toegepast. eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT procedures en koffer.
• Evaluatie medegefinancierd met het Stimuleringsfonds voor de evaluatie van het overheidsbeleid (PROAVA) van het departement van het vicevoorzitterschap en van Economie en Financiën.

2018 Onderzoek naar besparingen voor het gebruik van digitale administratie 1.1

• Versie 1.1 (2018) Uitbreiding van de besparingsberekening naar Valisa-diensten. eTauler, BEWAAR HET en iArxiu
• Versie 1.0 (2014) Methodologie en berekening van de besparingen die worden gegenereerd door de volgende diensten: eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT procedures

Project status

In de maak De methodiek wordt elke drie jaar herzien.

meer informatie

• Presentatie van het onderzoek naar kosten en baten van digitale administratie in Catalonië op Congres Digitale Overheid 2015.