Risparmio economico dall'uso dell'amministrazione digitale

Sfida

Come possiamo valutare rigorosamente i risparmi economici e di tempo coinvolti nell'implementazione e nell'utilizzo dell'amministrazione digitale?

Problematico

Il Consorzio AOC promuove lo sviluppo di indicatori che consentano una valutazione sistematica e rigorosa dell'efficacia e dell'efficienza dell'amministrazione digitale e delle iniziative di governo aperte che vengono realizzate. Con questi indicatori, i decisori politici e i dirigenti pubblici possono conoscere il ritorno sociale delle iniziative, stabilire priorità e prendere le decisioni migliori.

Una delle aree chiave di questa valutazione è il risparmio economico che comporta l'utilizzo dei servizi di amministrazione digitale e il confronto con i relativi costi di investimento e manutenzione dei servizi digitali stessi. Le pubbliche amministrazioni devono garantire il corretto utilizzo delle risorse pubbliche. Per questo motivo, nel 2014 il Consorzio AOC ha avviato un progetto interno per trovare la migliore metodologia per valutare il risparmio economico e di tempo dell'amministrazione digitale.

Ci siamo rivolti inizialmente a tutti gli enti pubblici, statali ed europei, che sapevamo avessero pubblicato studi sui risparmi generati dall'utilizzo dell'insieme dei servizi dell'amministrazione digitale; e abbiamo chiesto loro di fornirci i dettagli di come hanno eseguito i calcoli per ciascuno dei servizi. Sorprendentemente, nessuna delle agenzie ci ha risposto in modo esauriente sulla metodologia utilizzata, sebbene abbiamo fatto diversi tentativi per rivendicare le informazioni.

Il Consorzio AOC ha quindi deciso di sviluppare una propria metodologia.

La soluzione proposta

Stabilire una metodologia per il calcolo rigoroso del risparmio economico e di tempo che preveda l'implementazione e l'utilizzo dell'amministrazione digitale e dei servizi di pubblica amministrazione.

Per sviluppare questa metodologia abbiamo eseguito le seguenti azioni:

• Identificare i servizi digitali di amministrazione digitale più impattanti o più rilevanti in termini di utilizzo.
• Definire il "percorso dell'utente" per ciascuno dei servizi.
• Analizza le fasi del processo (viaggio) in cui si realizza un risparmio rispetto all'espletamento delle pratiche in proprio, e calcolano il relativo risparmio di tempo e/o di denaro, scomponendo la parte del risparmio per i cittadini e la parte dell'amministrazione.
• Verificare la validità dei risparmi stimati attraverso il completamento supervisionato di procedure o azioni da parte di un utente.
• Interviste agli utenti (cittadini e dipendenti pubblici) per validare la percezione del risparmio generato dall'elaborazione elettronica.

L'analisi è stata condotta sul seguente insieme di servizi di amministrazione digitale:

• Elaborazione elettronica (eTRAM)
• Fattura elettronica (eFACT)
• Notifica elettronica (eNOTUM)
• Elaborazione interamministrativa (EACAT procedure)
• Scambio dati tra AAPP (Via Oberta)
• Trattamenti intra-amministrativi (Valisa)
• Archivi documentari (DESA'L)
• Archivio documentario (iArxiu)
• Bacheca elettronica e annunci (eTauler)

Tabella di risparmio ottenuta (versione 2.0, anno 2021):

Note:

• Per sfruttare appieno il potenziale dei risparmi sopra menzionati, i sistemi informativi dell'ente devono essere integrati con i servizi AOC per automatizzare record, procedure e query di interoperabilità. Le principali integrazioni sono con il Registro Unificato (MUX), e-Notum, Via Oberta e e-FACT.
• In caso di Via Oberta, il massimo potenziale di risparmio si ottiene con l'integrazione e l'automazione delle query di interoperabilità.
• Questi risultati possono essere applicati indipendentemente dal sistema di gestione integrato con i servizi AOC.

Nella sezione "Metodologia" puoi trovare il dettaglio di come vengono calcolati i risparmi generati nelle diverse fasi del processo di ciascun servizio.

Principali conclusioni dell'analisi e delle indagini svolte:

• Il cittadino apprezza molto il suo tempo. Nello studio il tempo è valutato in base alla retribuzione media di un lavoratore, ma la realtà è che per i cittadini il tempo ha un valore molto maggiore e che per loro è un grave disagio doversi recare presso un ufficio dell'amministrazione per svolgere una procedura che potrebbe essere eseguita da casa.
• Uno dei costi importanti dell'elaborazione su carta è la spesa finanziaria dell'archiviazione fisica che ne deriva.
• Secondo le indagini, un cittadino effettua in media 3 procedure all'anno con tutte le pubbliche amministrazioni.

Per calcolare i risparmi dell'amministrazione digitale, vengono analizzati i costi dell'elaborazione in presenza di un campione. representativo delle azioni. Tuttavia, è necessario tenere presente che questi costi possono variare a seconda di un'ampia gamma di fattori. In questo studio, viene effettuata una stima dei costi a basso costo per i casi analizzati, al fine di garantire che la stragrande maggioranza delle AAPP che gestiscono processi con servizi digitali possa beneficiare dei risparmi associati a ciascuno di essi.

Con questo criterio si deve intendere che questo studio genera un importo minimo o garantito di risparmio, che può essere maggiore o molto maggiore a seconda delle circostanze o dell'efficienza di ciascuna amministrazione.

Metodologia

2021 Studio del risparmio per l'utilizzo dell'amministrazione digitale 2.0

• Versione 2.0 (2021) Revisione dettagliata della metodologia applicata nel 2014 dai servizi eTRAM, eFACT, eNOTUM, EACAT procedure e valigia.
• Valutazione cofinanziata con il Fondo di Promozione per la Valutazione delle Politiche Pubbliche (PROAVA) del Dipartimento della Vice-Presidenza e dell'Economia e delle Finanze.

2018 Studio del risparmio per l'utilizzo dell'amministrazione digitale 1.1

• Versione 1.1 (2018) Estensione del calcolo del risparmio ai servizi Valisa, eTauler, SALVALO e iArxiu
• Versione 1.0 (2014) Metodologia e calcolo dei risparmi generati dai seguenti servizi: eTRAM, eFACT, eNOTUM i EACAT scartoffie

Stato del progetto

In produzione La metodologia viene rivista ogni tre anni.

Maggiori informazioni

• Presentazione dello studio dei costi e benefici dell'amministrazione digitale in Catalogna a Congresso del governo digitale 2015.