Wirtschaftliche Einsparungen durch den Einsatz digitaler Verwaltung

Herausforderung

Wie lassen sich die wirtschaftlichen und zeitlichen Einsparungen bei der Einführung und Nutzung der digitalen Verwaltung rigoros abschätzen?

problematisch

Das AOC-Konsortium fördert die Entwicklung von Indikatoren, die eine systematische und rigorose Bewertung der Effektivität und Effizienz der durchgeführten digitalen Verwaltungs- und Open-Government-Initiativen ermöglichen. Mit diesen Indikatoren können politische Entscheidungsträger und öffentliche Manager die soziale Rendite von Initiativen erkennen, Prioritäten setzen und die besten Entscheidungen treffen.

Einer der Schwerpunkte dieser Bewertung ist die wirtschaftliche Einsparung, die die Nutzung digitaler Verwaltungsdienste mit sich bringt, und die Gegenüberstellung mit den damit verbundenen Investitions- und Wartungskosten der digitalen Dienste selbst. Öffentliche Verwaltungen müssen die ordnungsgemäße Verwendung öffentlicher Mittel sicherstellen. Aus diesem Grund startete das AOC-Konsortium 2014 ein internes Projekt, um die beste Methodik zur Bewertung der finanziellen und zeitlichen Einsparungen der digitalen Verwaltung zu finden.

Zunächst haben wir alle öffentlichen Stellen auf Landes- und europäischer Ebene angesprochen, von denen wir wussten, dass sie Studien zu den Einsparungen durch die Nutzung der Dienste der digitalen Verwaltung veröffentlicht hatten; und wir baten sie, uns die Einzelheiten der Berechnungen für jeden der Dienste mitzuteilen. Überraschenderweise hat uns keine der Agenturen erschöpfend auf die verwendete Methodik geantwortet, obwohl wir mehrere Versuche unternommen haben, die Informationen zu beanspruchen.

Daher beschloss das AOC-Konsortium, eine eigene Methodik zu entwickeln.

Vorgeschlagene Lösung

Etablieren Sie eine Methodik zur rigorosen Berechnung von wirtschaftlichen und Zeiteinsparungen, die die Implementierung und Nutzung digitaler Verwaltungs- und Open-Government-Dienste umfasst.

Um diese Methodik zu entwickeln, haben wir die folgenden Maßnahmen durchgeführt:

• Identifizieren Sie die wirkungsvollsten oder relevantesten digitalen Dienste der digitalen Verwaltung in Bezug auf ihre Nutzung.
• Definieren Sie die „Benutzerreise“ für jeden der Dienste.
• Analysieren Sie die Prozessschritte (Reise), bei der eine Einsparung in Bezug auf die persönliche Bearbeitung der Verfahren besteht, und berechnen Sie die damit verbundene Zeit- und/oder Kostenersparnis, indem Sie den Anteil der Einsparungen für die Bürger und den Anteil der Verwaltung aufschlüsseln.
• Überprüfen Sie die Gültigkeit der geschätzten Einsparungen durch die überwachte Ausführung von Verfahren oder Aktionen durch einen Benutzer.
• Interviews mit Benutzern (Bürger und Beamte), um die Wahrnehmung der durch die elektronische Verarbeitung erzielten Einsparungen zu überprüfen.

Die Analyse wurde für die folgenden digitalen Verwaltungsdienste durchgeführt:

• Elektronische Verarbeitung (eTRAM)
• Elektronische Rechnung (eFACT)
• Elektronische Benachrichtigung (eNOTUM)
• Verwaltungsübergreifende Verarbeitung (EACAT-Verfahren)
• Datenaustausch zwischen AAPP (Via Oberta)
• Verwaltungsinterne Verarbeitung (Valisa)
• Dokumentenarchive (DESA'L)
• Dokumentationsarchiv (iArchive)
• Erlasse und elektronisches Schwarzes Brett (eTauler)

Erhaltene Einspartabelle (Version 2.0, Jahr 2021):

Anmerkungen:

• Um das volle Potenzial der oben genannten Einsparungen auszuschöpfen, müssen die Informationssysteme der Stelle mit AOC-Diensten integriert werden, um Aufzeichnungen, Verfahren und Interoperabilitätsabfragen zu automatisieren. Die wichtigsten Integrationen sind mit dem Unified Register (MUX), e-Notum, Via Oberta und e-FACT.
• Bei der Via Oberta wird das maximale Einsparpotenzial durch die Integration und Automatisierung von Interoperabilitätsabfragen erreicht.
• Diese Ergebnisse können unabhängig von dem in die AOC-Dienste integrierten Managementsystem angewendet werden.

Im Abschnitt "Methodik" finden Sie die Einzelheiten dazu, wie die Einsparungen berechnet werden, die in den verschiedenen Schritten des Prozesses jeder Dienstleistung erzielt werden.

Wichtigste Schlussfolgerungen der Analyse und der durchgeführten Umfragen:

• Der Bürger schätzt seine Zeit sehr. In der Studie wird die Zeit nach dem durchschnittlichen Gehalt eines Arbeitnehmers bewertet, aber die Realität ist, dass Zeit für die Bürger einen viel höheren Wert hat und dass es für sie eine ernsthafte Unannehmlichkeit darstellt, zur Durchführung zu einem Verwaltungsbüro reisen zu müssen ein Verfahren, das von zu Hause aus durchgeführt werden könnte.
• Einer der wesentlichen Kosten der Bearbeitung auf Papier ist der finanzielle Aufwand, der durch die physische Archivierung entsteht.
• Umfragen zufolge führt ein Bürger bei allen öffentlichen Verwaltungen durchschnittlich 3 Verfahren pro Jahr durch.

Um die Einsparungen der digitalen Verwaltung zu berechnen, werden die Kosten der persönlichen Bearbeitung einer repräsentativen Stichprobe von Maßnahmen analysiert. Beachten Sie jedoch, dass diese Kosten aufgrund einer Vielzahl von Faktoren variieren können. In dieser Studie wird für die analysierten Fälle eine Low-Band-Kostenschätzung vorgenommen, um garantieren zu können, dass die überwiegende Mehrheit der AAPPs, die Prozesse mit digitalen Diensten verwalten, von den damit verbundenen Einsparungen profitieren wird.

Bei diesem Kriterium ist zu beachten, dass diese Studie einen minimalen oder garantierten Betrag an Einsparungen hervorruft, der je nach den Umständen oder der Effizienz der einzelnen Verwaltungen höher oder viel höher sein kann.

Methodik

2021 Einsparungsstudie für den Einsatz der digitalen Verwaltung 2.0

• Version 2.0 (2021) Detaillierte Überprüfung der Methodik, die 2014 für die eTRAM-, eFACT-, eNOTUM-, EACAT-Verfahren und Valisa-Dienste angewendet wurde.
• Evaluierung kofinanziert durch den Förderfonds für die Evaluierung öffentlicher Politiken (PROAVA) der Abteilung für Vizepräsidentschaft und Wirtschaft und Finanzen.

2018 Einsparungsstudie für den Einsatz der digitalen Verwaltung 1.1

• Version 1.1 (2018) Erweiterung der Einsparungsberechnung auf die Dienste Valisa, eTauler, DESA'L und iArxiu
• Version 1.0 (2014) Methodik und Berechnung der Einsparungen durch die folgenden Dienste: eTRAM-, eFACT-, eNOTUM- und EACAT-Verfahren

Projekt-Status

In Produktion Die Methodik wird alle drei Jahre überprüft.

Weitere Informationen

• Präsentation der Studie zu Kosten und Nutzen der digitalen Verwaltung in Katalonien unter 2015 Digital Government Congress.