Repte
Com podríem ajudar els ens locals a aprofitar millor la interoperabilitat per simplificar els processos administratius i reduir la documentació que es demana a la ciutadania?
Problemàtica
El servei de Via Oberta permet als ens locals consultar dades d’altres administracions per tramitar les sol·licituds i evitar demanar a la ciutadania documentació que ja està en poder de l’administració. Durant l’any 2026, fins al mes d’agost, els ens locals han fet més de 21 milions de consultes a Via Oberta. Aquest ús contribueix a reduir les càrregues sobre la ciutadania, agilitzar els tràmits i fer més eficient la gestió pública.
Ara bé, els ens locals disposen de poca visibilitat global, detallada i actualitzada sobre l’ús de Via Oberta. Això dificulta conèixer quins serveis s’utilitzen, amb quina intensitat i en quins procediments o àmbits es concentra l’activitat. També dificulta seguir-ne l’evolució al llarg del temps i identificar oportunitats per aprofitar millor la interoperabilitat.
Aquesta manca de visibilitat també limita la capacitat de saber fins a quin punt s’aprofiten els serveis que l’ens local té autoritzats. Per exemple, pot haver-hi serveis amb poc o cap ús sense que sigui fàcil detectar-ho. Identificar aquestes situacions és necessari per esbrinar-ne les causes i prendre accions correctives.
De la mateixa manera, costa identificar patrons que poden requerir una revisió, com ara consultes sense expedient associat o realitzades fora de l’horari habitual. Aquestes situacions no impliquen necessàriament un ús inadequat, però cal poder-les localitzar i analitzar per comprovar si estan justificades i, si escau, corregir les pràctiques que les originen.
A més, les dades pròpies no sempre són suficients per valorar el grau d’aprofitament del servei. La comparació amb municipis de característiques similars pot ajudar a contextualitzar l’activitat i detectar oportunitats que, analitzant només l’ús del mateix ens, podrien passar desapercebudes. Aquesta comparació ha de tenir en compte el context de cada organització, perquè un volum més alt de consultes no implica necessàriament un millor ús de la interoperabilitat.
Per tant, no n’hi ha prou de disposar de les dades d’activitat de Via Oberta: cal convertir-les en informació comprensible i útil per a la gestió. Les persones responsables d’interoperabilitat necessiten saber què s’utilitza, què es podria aprofitar millor i quines situacions cal revisar per prioritzar accions que simplifiquin la tramitació i redueixin la documentació que es demana a la ciutadania.
Solució proposada
Per donar resposta a aquesta problemàtica, l’AOC ha desenvolupat un quadre de comandament que transforma les dades d’activitat del servei Via Oberta en informació útil per a la gestió. Els ens locals poden consultar en un mateix espai els principals indicadors d’ús, seguir-ne l’evolució i comparar la seva activitat amb la de municipis de característiques similars.
L’objectiu és ajudar els responsables d’interoperabilitat dels ens locals a conèixer millor com utilitzen Via Oberta, detectar possibles anomalies i identificar oportunitats per aprofitar millor els serveis de consulta de dades disponibles.
El projecte, iniciat l’any 2024, s’ha desenvolupat mitjançant un procés de cocreació amb responsables d’interoperabilitat dels ens locals per identificar les seves necessitats i definir i validar els indicadors més rellevants. Aquest procés ha orientat el disseny d’informes que presenten les dades de manera visual i entenedora per facilitar-ne i ajudar a prendre decisions de millora del servei.
El resultat és el nou Espai d’Indicadors de Via Oberta, un quadre de comandament interactiu desenvolupat amb Microsoft Power BI i publicat a la plataforma de dades del món local. Està disponible a EACAT per als ens usuaris del servei. La versió inicial és beta i evolucionarà a partir de l’experiència d’ús i dels suggeriments dels ens locals.
En què consisteix la solució?
La solució consisteix en un quadre de comandament interactiu que permet als ens locals consultar i analitzar l’activitat que realitzen a Via Oberta. La informació es presenta de manera visual i es pot consultar amb diferents nivells de detall, aplicant filtres per servei, modalitat de consulta, procediment i període.
L’eina s’organitza en tres informes complementaris que permeten analitzar el grau d’aprofitament dels serveis autoritzats, el volum i l’evolució de les consultes, les possibles anomalies d’ús i la comparació de l’activitat amb altres ens locals.
- Seguiment de la interoperabilitat
Aquest informe permet conèixer com s’estan aprofitant els serveis de Via Oberta dins de l’ens local. La vista de resum inclou indicadors sobre el percentatge de serveis autoritzats que s’utilitzen, les consultes per habitant, el percentatge d’autoritzacions que generen activitat i el percentatge de consultes realitzades mitjançant integracions automàtiques. També mostra els serveis més i menys utilitzats i la distribució de l’activitat per persona usuària i franja horària.
La vista de detall permet consultar quins serveis té autoritzats l’ens i amb quina freqüència els utilitza, així com les modalitats de consulta, els procediments associats i les dates d’alta de les autoritzacions. Aquesta informació facilita la identificació de serveis autoritzats amb poc o cap ús, per analitzar-ne les causes i valorar com aprofitar-los millor.
- Anàlisi del consum
Aquest informe permet analitzar quines consultes es fan i com evoluciona l’activitat al llarg del temps. La vista de resum mostra el volum i la distribució de les consultes per servei, així com l’evolució mensual o anual. També distingeix les consultes realitzades des d’EACAT de les efectuades mitjançant integracions amb les aplicacions de gestió de l’ens. La informació es pot filtrar per servei, modalitat de consulta, procediment i període.
La vista d’alertes permet identificar consultes sense expedient associat o realitzades fora de l’horari habitual. Mostra el nombre d’alertes per tipus i un llistat detallat amb el servei, la modalitat, el procediment, la data, la persona usuària, el codi d’expedient i el tipus d’alerta. Aquesta informació facilita la revisió dels casos concrets per comprovar si estan justificats i, si escau, corregir les pràctiques que els originen. Les alertes no impliquen necessàriament un ús inadequat del servei.
- Comparativa amb altres ens locals
Aquest informe permet contextualitzar l’ús de Via Oberta comparant l’activitat de l’ens amb la d’altres ajuntaments. Es poden seleccionar els ens de referència, la franja de població i el període de comparació. Mostra les consultes per habitant, l’evolució mensual o anual de les consultes i el volum total d’activitat respecte de la mitjana dels ajuntaments seleccionats.
Aquesta comparació permet posar les dades pròpies en context i observar com evoluciona l’activitat de l’ens respecte d’altres ajuntaments de característiques similars.
En conjunt, el quadre de comandament combina indicadors, evolució temporal, informació detallada, alertes i comparatives en un mateix espai i permet passar d’una visió agregada de l’activitat al detall necessari per analitzar cada situació i orientar les accions de millora.
Procés de disseny i validació
El disseny del quadre de comandament s’ha basat en un procés iteratiu de cocreació amb els futurs usuaris, per adaptar els indicadors i informes a les seves necessitats de gestió.
En la fase exploratòria, es van fer sessions amb responsables d’interoperabilitat dels ajuntaments de Masnou, Manlleu i Mataró, per conèixer les seves necessitats i identificar els indicadors més útils per al seguiment del servei. Posteriorment, se’ls va presentar un primer prototip per valorar-ne la utilitat i recollir propostes de millora.
Les persones participants van validar positivament la proposta, especialment la comparativa amb altres ens locals. Les sessions van permetre identificar millores concretes, revisar els indicadors, incorporar llegendes explicatives, afegir filtres i nivells de detall, ajustar les visualitzacions i ampliar les opcions de comparació.
Aquest procés va orientar l’evolució del prototip fins a la versió publicada a EACAT el juny de 2026. La recollida de suggeriments durant la fase beta dona continuïtat a aquest procés de millora a partir de l’experiència d’ús dels ens locals.
Resultats i impacte
Des de juny de 2026, els ens usuaris de Via Oberta disposen a EACAT d’un espai que integra els principals indicadors d’activitat del servei. Poden fer el seguiment de l’ús, identificar serveis autoritzats amb poc o cap consum, revisar possibles anomalies i comparar la seva activitat amb la d’altres ajuntaments.
La validació del prototip amb responsables d’interoperabilitat ha aportat una primera valoració positiva de la utilitat de la proposta, especialment de la comparativa entre ens. Les seves aportacions s’han traduït en millores dels indicadors, les visualitzacions i les opcions d’anàlisi.
La publicació en versió beta permet ampliar aquesta validació a partir de l’ús real i recollir suggeriments per continuar ajustant la solució a les necessitats dels ens locals abans de la consolidació definitiva.
Encara no es disposa de dades que permetin quantificar l’impacte del quadre de comandament en l’aprofitament de la interoperabilitat o la millora de la tramitació. En aquesta fase, es prioritza la validació de la utilitat i la millora de la solució. Més endavant, caldrà avaluar fins a quin punt la informació ajuda els ens locals a identificar oportunitats i emprendre accions concretes de millora.
Beneficis i conclusions
Valor per als ens locals
- Més visibilitat sobre l’ús de Via Oberta. Els ens locals disposen d’una visió integrada de la seva activitat i poden conèixer quins serveis utilitzen, amb quina intensitat i com evoluciona l’activitat.
- Millor aprofitament dels serveis autoritzats. La identificació de serveis autoritzats amb poc o cap ús permet detectar processos en què es podria ampliar l’aprofitament de la interoperabilitat.
- Suport a la presa de decisions. Els indicadors i les comparatives proporcionen informació objectiva per orientar accions de millora, establir objectius i fer-ne seguiment.
- Detecció de possibles anomalies. Les alertes i el detall de les consultes permeten identificar situacions que cal comprovar, com la manca d’expedient associat o l’ús fora de l’habitual.
- Menys càrrega per a la ciutadania. Conèixer el nivell d’ús i comparar-lo amb altres municipis ajuda els ens locals a identificar àrees de millora i avançar en la substitució de requeriments de documentació a la ciutadania.
Conclusió
L’Espai d’Indicadors de Via Oberta mostra com les dades d’activitat d’un servei poden aportar valor a la seva gestió quan es presenten de manera comprensible i responen a les necessitats de les persones que l’han de millorar. La cocreació amb responsables d’interoperabilitat ha estat clau per adaptar els indicadors i els informes cap a aquestes necessitats.
La publicació en versió beta obre una nova fase de millora de la solució. L’experiència d’ús i els suggeriments dels ens locals permetran validar-ne la utilitat en el treball habitual i continuar ajustant els indicadors, les visualitzacions i les funcionalitats perquè responguin millor a les seves necessitats de gestió.
L’experiència pot servir de referència per a altres serveis públics: aprofitar les dades que ja es generen per identificar on actuar, prioritzar millores i fer-ne seguiment. En el cas de Via Oberta, això significa facilitar un millor aprofitament de la interoperabilitat per simplificar la tramitació i reduir les càrregues sobre la ciutadania.
Estat del projecte
En producció. Disponible a EACAT per als ens usuaris de Via Oberta. La versió actual es planteja com una versió beta que evolucionarà a partir de l’experiència d’ús i del retorn dels ens locals.
Més informació
Documentació relacionada:
- Prototip de Quadre de comandament de Via Oberta, desenvolupat en Power BI amb dades fictícies i modelitzades del servei Via Oberta
Blog de l’AOC: