Indicatorruimte Via Oberta om het gebruik van interoperabiliteit te optimaliseren

Dashboard met indicatoren Via Oberta

Uitdaging

Hoe kunnen we lokale overheden helpen om beter gebruik te maken van interoperabiliteit om administratieve processen te vereenvoudigen en de hoeveelheid documentatie die van burgers wordt gevraagd te verminderen?

problematisch

De dienst van Via Oberta Dit stelt lokale overheden in staat om gegevens van andere overheden te raadplegen om verzoeken te verwerken en te voorkomen dat burgers om documentatie worden gevraagd die de overheid al in haar bezit heeft. Gedurende het jaar 2026, tot augustus, hebben lokale overheden gebruikgemaakt van deze mogelijkheid. meer dan 21 miljoen zoekopdrachten Via ObertaDit gebruik draagt ​​bij aan het verminderen van de lasten voor burgers, het stroomlijnen van procedures en het efficiënter maken van het openbaar bestuur.

Lokale overheden hebben echter weinig globaal, gedetailleerd en actueel inzicht in het gebruik van Via ObertaDit maakt het moeilijk om te weten welke diensten worden gebruikt, met welke intensiteit en in welke procedures of gebieden de activiteit geconcentreerd isHet maakt het ook lastig om de evolutie ervan in de loop der tijd te volgen en mogelijkheden te identificeren om interoperabiliteit beter te benutten.

Dit gebrek aan zichtbaarheid beperkt ook de mogelijkheid om weten in hoeverre de door de lokale overheid geautoriseerde diensten worden gebruiktEr kunnen bijvoorbeeld diensten zijn die weinig of niet gebruikt worden, zonder dat dit gemakkelijk te detecteren is. Het is noodzakelijk om deze situaties te identificeren om de oorzaken te achterhalen en corrigerende maatregelen te nemen.

Op dezelfde manier is het lastig om patronen te herkennen die mogelijk nader onderzoek vereisen, zoals consultaties zonder bijbehorend dossier of consultaties buiten de normale werktijden. Deze situaties impliceren niet per se oneigenlijk gebruik, maar het is wel noodzakelijk om ze te kunnen opsporen en analyseren om te controleren of ze gerechtvaardigd zijn en, indien nodig, de praktijken die eraan ten grondslag liggen te corrigeren.

Bovendien zijn de gegevens op zich niet altijd voldoende om de mate van gebruik van de dienst te beoordelen. Vergelijking met gemeenten met vergelijkbare kenmerken kan helpen om de activiteit in context te plaatsen en kansen te ontdekken die, door alleen het gebruik binnen dezelfde entiteit te analyseren, onopgemerkt zouden blijven. Bij deze vergelijking moet rekening worden gehouden met de context van elke organisatie, omdat een groter aantal zoekopdrachten niet noodzakelijkerwijs een beter gebruik van interoperabiliteit impliceert.

Het is daarom niet voldoende om de activiteitsgegevens te hebben van Via ObertaDeze gegevens moeten worden omgezet in begrijpelijke en bruikbare informatie voor het management. De verantwoordelijken voor interoperabiliteit moeten weten wat er wordt gebruikt, wat beter kan worden benut en welke situaties moeten worden herzien om prioriteit te geven aan acties die de verwerking vereenvoudigen en de hoeveelheid documentatie die van burgers wordt gevraagd, verminderen.

Voorgestelde oplossing

Om dit probleem aan te pakken, heeft de AOC een dashboard dat serviceactiviteitsgegevens transformeert Via Oberta nuttige informatie voor managementLokale instanties kunnen de belangrijkste gebruiksindicatoren op dezelfde plek raadplegen, de ontwikkeling ervan volgen en hun activiteiten vergelijken met die van gemeenten met vergelijkbare kenmerken.

Het doel is om degenen die verantwoordelijk zijn voor de interoperabiliteit van lokale entiteiten te helpen beter te begrijpen hoe zij gebruikmaken van Via Obertamogelijke afwijkingen opsporen en kansen identificeren om beter gebruik te maken van beschikbare dataqueryservices.

Het project, dat in 2024 van start ging, is ontwikkeld via een co-creatieproces met interoperabiliteitsmanagers van lokale entiteiten Om hun behoeften in kaart te brengen en de meest relevante indicatoren te definiëren en te valideren. Dit proces heeft de basis gevormd voor rapporten die de gegevens op een visuele en begrijpelijke manier presenteren, zodat er gemakkelijker beslissingen kunnen worden genomen om de dienstverlening te verbeteren.

Het resultaat is de nieuwe indicatorruimte van Via Oberta, een interactief dashboard ontwikkeld met Microsoft Power BI en gepubliceerd op het lokale wereldwijde dataplatform. Het is beschikbaar op EACAT voor de entiteiten die de dienst gebruiken. De eerste versie is een bètaversie en zal verder worden ontwikkeld op basis van gebruikerservaringen en suggesties van lokale entiteiten.

Wat is de oplossing?

De oplossing bestaat uit een interactief dashboard waarmee lokale entiteiten hun activiteiten kunnen raadplegen en analyseren. Via ObertaDe informatie wordt visueel gepresenteerd en kan op verschillende detailniveaus worden geraadpleegd door filters toe te passen op dienst, consultatiemethode, procedure en periode.

De tool is opgebouwd uit drie complementaire rapporten die een analyse mogelijk maken van de mate van gebruik van geautoriseerde diensten, het volume en de ontwikkeling van consultaties, mogelijke afwijkingen in het gebruik en een vergelijking van de activiteiten met andere lokale instanties.

  • Interoperabiliteitsmonitoring

Dit rapport geeft u inzicht in... Hoe worden de diensten gebruikt? Via Oberta binnen de lokale overheid. Het overzicht bevat indicatoren over het percentage gebruikte geautoriseerde diensten, zoekopdrachten per inwoner, het percentage autorisaties dat activiteit genereert en het percentage zoekopdrachten dat via automatische integraties wordt uitgevoerd. Het toont ook de meest en minst gebruikte diensten en de verdeling van de activiteit per gebruiker en tijdvak.

Het gedetailleerde overzicht stelt u in staat te controleren voor welke diensten de entiteit bevoegd is en hoe vaak zij deze gebruikt, evenals de consultatiemethoden, bijbehorende procedures en de data waarop de bevoegdheden zijn verleend. Deze informatie vergemakkelijkt de identificatie van geautoriseerde diensten met weinig of geen gebruikom de oorzaken te analyseren en te beoordelen hoe daar het beste van geprofiteerd kan worden.

  • Verbruiksanalyse

Dit rapport stelt u in staat om te analyseren welke zoekopdrachten worden uitgevoerd en hoe de activiteit zich in de loop van de tijd ontwikkelt.De samenvattingsweergave toont het volume en de verdeling van query's per service, evenals de maandelijkse of jaarlijkse ontwikkeling. Het maakt ook onderscheid tussen query's die afkomstig zijn van verschillende services.EACAT van die gegevens die worden verzameld via integraties met de beheersoftware van de organisatie. De informatie kan worden gefilterd op dienst, consultatiemethode, procedure en periode.

In het waarschuwingsoverzicht kunt u meldingen identificeren. consultaties zonder bijbehorend dossier of die buiten de normale openingstijden plaatsvindenHet toont het aantal meldingen per type en een gedetailleerde lijst met de dienst, modaliteit, procedure, datum, gebruiker, bestandscode en type melding. Deze informatie maakt het mogelijk om specifieke gevallen te beoordelen om te controleren of ze terecht zijn en, indien nodig, de werkwijzen die eraan ten grondslag liggen te corrigeren. Meldingen impliceren niet noodzakelijkerwijs oneigenlijk gebruik van de dienst.

  • Vergelijking met andere lokale entiteiten

Dit rapport maakt het mogelijk contextualiseer het gebruik van Via Oberta de activiteiten van de entiteit vergelijken met die van andere gemeentenU kunt de referentie-entiteiten, het bevolkingsbereik en de vergelijkingsperiode selecteren. Het toont het aantal consultaties per inwoner, de maandelijkse of jaarlijkse ontwikkeling van de consultaties en het totale activiteitsvolume vergeleken met het gemiddelde van de geselecteerde gemeenten.

Deze vergelijking stelt ons in staat onze eigen gegevens in context te plaatsen en te observeren. hoe de activiteiten van de entiteit zich ontwikkelen in relatie tot andere gemeenten met vergelijkbare kenmerken.

Het dashboard combineert in het algemeen de volgende elementen: indicatoren, tijdsverloop, gedetailleerde informatie, waarschuwingen en vergelijkingen Het bevindt zich allemaal in dezelfde ruimte en stelt u in staat om van een algemeen overzicht van de activiteit over te schakelen naar de details die nodig zijn om elke situatie te analyseren en verbeteringsacties te ondernemen.

Ontwerp- en validatieproces

Het ontwerp van het dashboard is gebaseerd op een iteratief proces van co-creatie met toekomstige gebruikers, om de indicatoren en rapporten aan te passen aan hun managementbehoeften.

In de verkennende fase werden sessies gehouden met interoperabiliteitsmanagers van de gemeenteraden van Masnou, Manlleu en Mataró, om Ken je behoeften en identificeer de meest bruikbare indicatoren. voor het monitoren van de dienst. Vervolgens kregen ze een eerste prototype voorgelegd om de bruikbaarheid ervan te beoordelen en suggesties voor verbetering te verzamelen.

De deelnemers waren zeer te spreken over het voorstel, met name de vergelijking met andere lokale entiteiten. De sessies boden de mogelijkheid om... specifieke verbeteringen identificeren, indicatoren beoordelen, verklarende legenda's toevoegen, filters en detailniveaus toevoegen, visualisaties aanpassen en vergelijkingsopties uitbreiden.

Dit proces begeleidde de evolutie van het prototype tot de versie die werd gepubliceerd in EACAT in juni 2026. De suggesties die tijdens de bètafase zijn verzameld, zorgen voor continuïteit in dit verbeteringsproces, gebaseerd op de gebruikservaring van lokale instanties.

Resultaten en impact

Vanaf juni 2026 zullen gebruikersentiteiten Via Oberta ze moeten EACAT d'un een ruimte die de belangrijkste activiteitsindicatoren van de dienstverlening integreert. Ze kunnen het gebruik monitoren, geautoriseerde diensten met weinig of geen verbruik identificeren, mogelijke afwijkingen onderzoeken en hun activiteiten vergelijken met die van andere gemeenten.

De validatie van het prototype met interoperabiliteitsmanagers heeft een eerste positieve beoordeling van de bruikbaarheid van het voorstelmet name de vergelijking tussen entiteiten. Hun bijdragen hebben geleid tot verbeteringen in indicatoren, visualisaties en analysemogelijkheden.

De publicatie in bètaversie maakt het mogelijk om deze validatie uit te breiden op basis van daadwerkelijk gebruik en suggesties te verzamelen om de oplossing verder aan te passen aan de behoeften van lokale entiteiten voordat de definitieve versie wordt uitgebracht.

Er zijn nog geen gegevens beschikbaar om de impact van de scorecard te kwantificeren. bij het benutten van interoperabiliteit of het verbeteren van de verwerking. In deze fase ligt de prioriteit bij de validatie van het nut en de verbetering van de oplossing. Later zal moeten worden geëvalueerd in hoeverre de informatie lokale entiteiten helpt bij het identificeren van kansen en het ondernemen van specifieke verbeteringsmaatregelen.

Voordelen en conclusies

Waarde voor lokale entiteiten

  • Meer inzicht in het gebruik van Via Oberta. Lokale entiteiten hebben een geïntegreerd beeld van hun activiteiten en weten welke diensten ze gebruiken, hoe intensief en hoe de activiteiten zich ontwikkelen.
  • Beter gebruikmaken van geautoriseerde diensten. Door geautoriseerde diensten te identificeren die weinig of niet worden gebruikt, kunnen processen worden opgespoord waarin het gebruik van interoperabiliteit kan worden uitgebreid.
  • Ondersteuning bij besluitvorming. Indicatoren en benchmarks bieden objectieve informatie om verbeteringsacties te sturen, doelstellingen vast te stellen en deze te monitoren.
  • Opsporing van mogelijke afwijkingen. Waarschuwingen en details van zoekopdrachten stellen u in staat situaties te identificeren die gecontroleerd moeten worden, zoals het ontbreken van een bijbehorend bestand of ongebruikelijk gebruik.
  • Minder last voor de burgers. Inzicht in het gebruiksniveau en een vergelijking met andere gemeenten helpt lokale overheden verbeterpunten te identificeren en vooruitgang te boeken bij het vervangen van de documentatievereisten voor burgers.

Conclusie

De indicatorruimte van Via Oberta Dit laat zien hoe activiteitsgegevens van een dienst waarde kunnen toevoegen aan het beheer ervan wanneer ze op een begrijpelijke manier worden gepresenteerd en aansluiten op de behoeften van de mensen die de dienst moeten verbeteren. Samenwerking met interoperabiliteitsmanagers is cruciaal geweest voor het aanpassen van indicatoren en rapporten aan deze behoeften.

De release van de bètaversie luidt een nieuwe fase in voor de verbetering van de oplossing. De gebruikservaring en suggesties van lokale organisaties stellen ons in staat de bruikbaarheid ervan in de dagelijkse praktijk te valideren en de indicatoren, visualisaties en functionaliteiten verder aan te passen, zodat deze beter aansluiten op hun managementbehoeften.

Deze ervaring kan als referentie dienen voor andere publieke diensten: Profiteer van de reeds gegenereerde gegevens om te bepalen waar actie nodig is, prioriteer verbeteringen en monitor deze. In het geval van Via ObertaDit betekent dat we het gebruik van interoperabiliteit moeten bevorderen om de verwerking te vereenvoudigen en de lasten voor burgers te verminderen.

Project status

In de maak Beschikbaar bij EACAT voor gebruikersentiteiten Via ObertaDe huidige versie is bedoeld als een bètaversie die verder zal worden ontwikkeld op basis van gebruikerservaringen en feedback van lokale instanties.

meer informatie

Gerelateerde documentatie:

AOC-blog: