Défi
Comment pourrions-nous aider les autorités locales à mieux tirer parti de l'interopérabilité pour simplifier les processus administratifs et réduire la documentation demandée aux citoyens ?
Problématique
Le service de Via Oberta permet aux collectivités locales de consulter les données d'autres administrations pour traiter les demandes et éviter de solliciter les citoyens des documents déjà en leur possession. Au cours de l'année 2026, jusqu'en août, les collectivités locales ont effectué plus de 21 millions de requêtes Via ObertaCette utilisation contribue à réduire les charges pesant sur les citoyens, à rationaliser les procédures et à rendre la gestion publique plus efficace.
Cependant, les autorités locales disposent de peu de visibilité globale, détaillée et actualisée sur l'utilisation de Via ObertaCela rend la connaissance difficile quels services sont utilisés, avec quelle intensité et dans quelles procédures ou domaines l'activité est concentréeCela rend également difficile le suivi de son évolution au fil du temps et l'identification des opportunités pour mieux tirer parti de l'interopérabilité.
Ce manque de visibilité limite également la capacité de savoir dans quelle mesure les services autorisés par la collectivité locale sont utilisésPar exemple, certains services peuvent être peu ou pas utilisés sans que cela soit facile à détecter. Il est nécessaire d'identifier ces situations afin d'en déterminer les causes et de prendre des mesures correctives.
De même, il est difficile de repérer les pratiques qui pourraient nécessiter un examen, comme les consultations sans dossier associé ou effectuées en dehors des heures normales. Ces situations n’impliquent pas nécessairement un usage inapproprié, mais il est indispensable de pouvoir les identifier et les analyser afin de vérifier leur justification et, le cas échéant, de corriger les pratiques qui les engendrent.
De plus, les données seules ne suffisent pas toujours à évaluer le niveau d'utilisation du service. La comparaison avec des municipalités aux caractéristiques similaires permet de contextualiser l'activité et de déceler des opportunités qui, en se limitant à l'analyse de l'utilisation par une même entité, pourraient passer inaperçues. Cette comparaison doit tenir compte du contexte de chaque organisation, car un volume de requêtes plus élevé n'implique pas nécessairement une meilleure utilisation de l'interopérabilité.
Par conséquent, il ne suffit pas de disposer des données d'activité de Via ObertaCes données doivent être transformées en informations compréhensibles et utiles à la gestion. Les responsables de l'interopérabilité doivent savoir quelles données sont utilisées, quelles fonctionnalités pourraient être optimisées et quelles situations nécessitent un examen afin de prioriser les actions visant à simplifier les procédures et à réduire la documentation demandée aux citoyens.
Solution proposée
Pour répondre à ce problème, l'AOC a développé un tableau de bord qui transforme les données d'activité de service Via Oberta des informations utiles pour la gestionLes collectivités locales peuvent consulter les principaux indicateurs d'utilisation dans le même espace, suivre leur évolution et comparer leur activité avec celle de communes présentant des caractéristiques similaires.
L'objectif est d'aider les responsables de l'interopérabilité des entités locales à mieux comprendre comment elles utilisent Via Oberta, détecter les anomalies potentielles et identifier les opportunités pour mieux tirer parti des services de requête de données disponibles.
Le projet, qui a débuté en 2024, a été développé grâce à un processus de co-création avec les responsables de l'interopérabilité des entités locales L’objectif était d’identifier leurs besoins et de définir et valider les indicateurs les plus pertinents. Ce processus a guidé la conception de rapports présentant les données de manière visuelle et compréhensible afin de faciliter la prise de décisions visant à améliorer le service.
Le résultat est le nouvel espace indicateur de Via Oberta, un tableau de bord interactif développé avec Microsoft Power BI et publié sur la plateforme de données mondiale locale. Il est disponible à l'adresse suivante : EACAT pour les entités qui utilisent le service. La version initiale est une version bêta et évoluera en fonction de l'expérience utilisateur et des suggestions des entités locales.
Quelle est la solution ?
La solution consiste en un tableau de bord interactif qui permet aux entités locales de consulter et d'analyser l'activité qu'elles mènent. Via ObertaL'information est présentée visuellement et peut être consultée avec différents niveaux de détail, en appliquant des filtres par service, méthode de consultation, procédure et période.
L'outil est organisé en trois rapports complémentaires qui permettent d'analyser le degré d'utilisation des services autorisés, le volume et l'évolution des consultations, les éventuelles anomalies d'utilisation et la comparaison de l'activité avec d'autres entités locales.
- Surveillance de l'interopérabilité
Ce rapport vous permet de savoir Comment les services sont-ils utilisés ? Via Oberta Au sein de la collectivité locale, la vue d'ensemble comprend des indicateurs sur le pourcentage de services autorisés utilisés, le nombre de requêtes par habitant, le pourcentage d'autorisations générant une activité et le pourcentage de requêtes effectuées via des intégrations automatiques. Elle présente également les services les plus et les moins utilisés, ainsi que la répartition de l'activité par utilisateur et par créneau horaire.
La vue détaillée permet de vérifier les services pour lesquels l'entité est autorisée et leur fréquence d'utilisation, ainsi que les modalités de consultation, les procédures associées et les dates d'enregistrement des autorisations. Ces informations facilitent la consultation. identification des services autorisés peu ou pas utilisés, afin d'analyser les causes et d'évaluer comment en tirer le meilleur parti.
- Analyse de la consommation
Ce rapport vous permet d'analyser quelles requêtes sont effectuées et comment l'activité évolue au fil du tempsLa vue récapitulative présente le volume et la répartition des requêtes par service, ainsi que leur évolution mensuelle ou annuelle. Elle distingue également les requêtes provenant deEACAT Ces informations sont issues de l'intégration avec les applications de gestion de l'entité. Elles peuvent être filtrées par service, mode de consultation, procédure et période.
La vue des alertes vous permet d'identifier consultations sans dossier associé ou effectuées en dehors des heures normalesCe tableau présente le nombre d'alertes par type ainsi qu'une liste détaillée indiquant le service, la modalité, la procédure, la date, l'utilisateur, le code du fichier et le type d'alerte. Ces informations facilitent l'analyse de cas spécifiques afin de vérifier leur justification et, le cas échéant, de corriger les pratiques qui les ont engendrées. Une alerte n'implique pas nécessairement une utilisation inappropriée du service.
- Comparaison avec d'autres entités locales
Ce rapport permet contextualiser l'utilisation de Via Oberta comparer l'activité de l'entité avec celle d'autres municipalitésVous pouvez sélectionner les entités de référence, la tranche de population et la période de comparaison. Le graphique affiche le nombre de consultations par habitant, l'évolution mensuelle ou annuelle des consultations et le volume total d'activité, comparé à la moyenne des communes sélectionnées.
Cette comparaison nous permet de mettre nos propres données en contexte et d'observer comment l'activité de cette entité évolue par rapport à d'autres municipalités présentant des caractéristiques similaires.
Globalement, le tableau de bord combine indicateurs, évolution temporelle, informations détaillées, alertes et comparaisons dans le même espace et vous permet de passer d'une vue d'ensemble de l'activité au niveau de détail nécessaire pour analyser chaque situation et orienter les actions d'amélioration.
Processus de conception et de validation
La conception du tableau de bord a été basée sur un processus itératif de co-création avec les futurs utilisateurs, afin d'adapter les indicateurs et les rapports à leurs besoins de gestion.
Dans la phase exploratoire, des séances ont été organisées avec les responsables de l'interopérabilité des conseils municipaux de Masnou, Manlleu et Mataró, à Connaître ses besoins et identifier les indicateurs les plus utiles pour le suivi du service. Par la suite, un premier prototype leur a été présenté afin d'en évaluer l'utilité et de recueillir des propositions d'amélioration.
Les participants ont validé positivement la proposition, notamment la comparaison avec d'autres entités locales. Les séances ont permis identifier les améliorations spécifiques, examiner les indicateurs, intégrer des légendes explicatives, ajouter des filtres et des niveaux de détail, ajuster les visualisations et élargir les options de comparaison.
Ce processus a guidé l'évolution du prototype jusqu'à la version publiée dans EACAT en juin 2026. La collecte de suggestions pendant la phase bêta assure la continuité de ce processus d'amélioration basé sur l'expérience d'utilisation des entités locales.
Résultats et impact
À partir de juin 2026, les entités utilisatrices Via Oberta ils doivent EACAT d'un espace qui intègre les principaux indicateurs d'activité du service. Ils peuvent surveiller l'utilisation, identifier les services autorisés dont la consommation est faible ou nulle, examiner les anomalies éventuelles et comparer leur activité avec celle d'autres municipalités.
La validation du prototype auprès des gestionnaires d'interopérabilité a permis de constater première évaluation positive de l'utilité de la propositionnotamment en ce qui concerne la comparaison entre les entités. Leurs contributions ont permis d'améliorer les indicateurs, les visualisations et les options d'analyse.
La publication en version bêta permet d'étendre cette validation en fonction de l'utilisation réelle et de recueillir des suggestions afin de continuer à adapter la solution aux besoins des entités locales avant sa consolidation définitive.
Aucune donnée n'est encore disponible pour quantifier l'impact du tableau de bord. L’objectif est de tirer parti de l’interopérabilité ou d’améliorer le traitement. Dans cette phase, la validation de l’utilité et l’amélioration de la solution sont prioritaires. Il conviendra ensuite d’évaluer dans quelle mesure l’information aide les entités locales à identifier les opportunités et à entreprendre des actions d’amélioration spécifiques.
Avantages et conclusions
Valeur pour les entités locales
- Plus de visibilité sur l'utilisation de Via Oberta. Les entités locales disposent d'une vision intégrée de leur activité et peuvent savoir quels services elles utilisent, avec quelle intensité et comment l'activité évolue.
- Meilleure utilisation des services autorisés. L'identification des services autorisés peu ou pas utilisés permet de détecter les processus dans lesquels l'utilisation de l'interopérabilité pourrait être étendue.
- Aide à la prise de décision. Les indicateurs et les points de référence fournissent des informations objectives permettant d'orienter les actions d'amélioration, d'établir des objectifs et de les suivre.
- Détection d'anomalies potentielles. Les alertes et les détails des requêtes vous permettent d'identifier les situations qui nécessitent une vérification, comme l'absence d'un fichier associé ou une utilisation inhabituelle.
- Alléger le fardeau des citoyens. Connaître le niveau d'utilisation et le comparer à celui d'autres municipalités aide les entités locales à identifier les points à améliorer et à progresser dans la simplification des démarches administratives pour les citoyens.
Conclusion
L'espace indicateur de Via Oberta Cet article montre comment les données d'activité d'un service peuvent optimiser sa gestion lorsqu'elles sont présentées de manière compréhensible et répondent aux besoins des personnes chargées de son amélioration. La co-création avec les responsables de l'interopérabilité a été essentielle pour adapter les indicateurs et les rapports à ces besoins.
La publication de la version bêta marque le début d'une nouvelle phase d'amélioration de la solution. Les retours d'expérience et les suggestions des utilisateurs locaux nous permettront de valider son utilité au quotidien et de continuer à optimiser les indicateurs, les visualisations et les fonctionnalités afin de mieux répondre à leurs besoins de gestion.
Cette expérience peut servir de référence à d'autres services publics : Tirez parti des données déjà générées pour identifier les points à améliorer, prioriser les améliorations et les suivre. Dans le cas de Via ObertaCela signifie faciliter une meilleure utilisation de l'interopérabilité afin de simplifier le traitement et de réduire les contraintes pesant sur les citoyens.
L'état du projet
En production. Disponible chez EACAT pour les entités utilisateur Via ObertaLa version actuelle est conçue comme une version bêta qui évoluera en fonction de l'expérience des utilisateurs et des retours des entités locales.
En savoir plus
Documentation associée :
- Prototype de tableau de bord Via Oberta, développé dans Power BI avec des données fictives et modélisées provenant du service Via Oberta
Blog d'AOC :