Indikatorbereich Via Oberta um die Nutzung der Interoperabilität zu optimieren

Indikatoren-Dashboard Via Oberta

Herausforderung

Wie können wir die lokalen Behörden dabei unterstützen, die Interoperabilität besser zu nutzen, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und den von den Bürgern geforderten Dokumentationsaufwand zu reduzieren?

problematisch

Der Dienst von Via Oberta Ermöglicht es lokalen Behörden, Daten anderer Verwaltungen abzurufen, um Anfragen zu bearbeiten und zu vermeiden, dass Bürger Dokumente anfordern müssen, die sich bereits im Besitz der Verwaltung befinden. Im Jahr 2026 bis August haben lokale Behörden Folgendes erreicht: mehr als 21 Millionen Anfragen Via ObertaDiese Nutzung trägt dazu bei, die Belastungen für die Bürger zu verringern, Verfahren zu vereinfachen und die öffentliche Verwaltung effizienter zu gestalten.

Die lokalen Behörden haben jedoch nur wenig globalen, detaillierten und aktuellen Überblick über die Nutzung von Via ObertaDas macht es schwierig zu wissen welche Dienstleistungen genutzt werden, mit welcher Intensität und in welchen Verfahren oder Bereichen konzentriert sich die Aktivität?Dadurch wird es auch schwierig, die Entwicklung im Laufe der Zeit zu verfolgen und Möglichkeiten zur besseren Nutzung der Interoperabilität zu erkennen.

Dieser Mangel an Transparenz schränkt auch die Fähigkeit ein, wissen, in welchem ​​Umfang die von der lokalen Behörde genehmigten Dienstleistungen genutzt werdenEs kann beispielsweise Dienste geben, die kaum oder gar nicht genutzt werden, ohne dass dies leicht erkennbar ist. Die Identifizierung solcher Situationen ist notwendig, um die Ursachen zu ermitteln und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Ebenso schwierig ist es, Muster zu erkennen, die einer Überprüfung bedürfen, wie beispielsweise Beratungen ohne zugehörige Akte oder außerhalb der regulären Arbeitszeiten. Diese Situationen implizieren nicht zwangsläufig eine unangemessene Nutzung, doch ist es wichtig, sie zu identifizieren und zu analysieren, um ihre Rechtmäßigkeit zu prüfen und gegebenenfalls die zugrunde liegenden Praktiken zu korrigieren.

Darüber hinaus reichen die Daten allein nicht immer aus, um den Nutzungsgrad des Dienstes zu beurteilen. Ein Vergleich mit Kommunen ähnlicher Merkmale kann helfen, die Aktivität in den Kontext zu setzen und Verbesserungspotenziale aufzudecken, die bei einer Analyse der Nutzung innerhalb derselben Einrichtung möglicherweise unentdeckt bleiben. Dieser Vergleich muss den jeweiligen Kontext der Organisation berücksichtigen, da ein höheres Anfragevolumen nicht zwangsläufig eine bessere Nutzung der Interoperabilität bedeutet.

Daher reicht es nicht aus, nur die Aktivitätsdaten zu haben. Via ObertaSie müssen in verständliche und für das Management nützliche Informationen umgewandelt werden. Die Verantwortlichen für Interoperabilität müssen wissen, welche Systeme genutzt werden, welche besser genutzt werden könnten und welche Situationen überprüft werden müssen, um Maßnahmen zu priorisieren, die die Bearbeitung vereinfachen und den Dokumentationsaufwand für die Bürger reduzieren.

Vorgeschlagene Lösung

Um auf dieses Problem zu reagieren, hat das AOC Folgendes entwickelt: Dashboard zur Umwandlung von Serviceaktivitätsdaten Via Oberta in nützlichen Informationen für das ManagementLokale Einrichtungen können die wichtigsten Nutzungsindikatoren im selben Bereich einsehen, deren Entwicklung verfolgen und ihre Aktivität mit der von Gemeinden mit ähnlichen Merkmalen vergleichen.

Ziel ist es, denjenigen, die für die Interoperabilität lokaler Einheiten verantwortlich sind, zu helfen, besser zu verstehen, wie diese ihre Funktionen nutzen. Via Oberta, mögliche Anomalien erkennen und Möglichkeiten identifizieren, die verfügbaren Datenabfragedienste besser zu nutzen.

Das Projekt, das im Jahr 2024 begann, wurde durch ein gemeinsamer Entwicklungsprozess mit Interoperabilitätsmanagern lokaler Organisationen Um ihre Bedürfnisse zu ermitteln und die relevantesten Indikatoren zu definieren und zu validieren, diente dieser Prozess als Grundlage für die Gestaltung von Berichten, die die Daten visuell und verständlich darstellen, um Entscheidungen zur Verbesserung des Service zu erleichtern und zu unterstützen.

Das Ergebnis ist der neue Indikatorraum von Via Oberta, ein interaktives Dashboard, das mit Microsoft Power BI entwickelt und auf der lokalen Weltdatenplattform veröffentlicht wurde. Es ist verfügbar unter EACAT für die Organisationen, die den Dienst nutzen. Die erste Version ist eine Betaversion und wird basierend auf Benutzererfahrungen und Vorschlägen lokaler Organisationen weiterentwickelt.

Was ist die Lösung?

Die Lösung besteht aus einem interaktiven Dashboard, das es lokalen Organisationen ermöglicht, ihre Aktivitäten einzusehen und zu analysieren. Via ObertaDie Informationen werden visuell präsentiert und können mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad abgerufen werden, indem Filter nach Dienstleistung, Konsultationsmethode, Verfahren und Zeitraum angewendet werden.

Das Tool ist in drei sich ergänzende Berichte unterteilt, die eine Analyse des Nutzungsgrades der autorisierten Dienste, des Umfangs und der Entwicklung der Konsultationen, möglicher Nutzungsanomalien und den Vergleich der Aktivitäten mit anderen lokalen Einrichtungen ermöglichen.

  • Interoperabilitätsüberwachung

Dieser Bericht ermöglicht es Ihnen, Folgendes zu erfahren: Wie werden die Dienste genutzt? Via Oberta Innerhalb der lokalen Behörde. Die Übersicht enthält Indikatoren zum Anteil der genutzten autorisierten Dienste, Anfragen pro Einwohner, dem Anteil der Autorisierungen, die zu Aktivitäten führen, und dem Anteil der Anfragen, die über automatische Integrationen gestellt werden. Sie zeigt außerdem die am häufigsten und am seltensten genutzten Dienste sowie die Verteilung der Aktivitäten nach Nutzer und Zeitfenster.

Die Detailansicht ermöglicht es Ihnen zu prüfen, für welche Dienstleistungen die Einrichtung autorisiert ist und wie häufig sie diese in Anspruch nimmt, sowie die Konsultationsmethoden, die zugehörigen Verfahren und die Registrierungsdaten der Autorisierungen. Diese Informationen erleichtern die Identifizierung autorisierter Dienste mit geringer oder keiner Nutzung, um die Ursachen zu analysieren und zu beurteilen, wie man sie am besten nutzen kann.

  • Verbrauchsanalyse

Dieser Bericht ermöglicht Ihnen die Analyse Welche Anfragen werden gestellt und wie entwickelt sich die Aktivität im Laufe der Zeit?Die Übersichtsansicht zeigt das Volumen und die Verteilung der Anfragen nach Diensten sowie deren monatliche oder jährliche Entwicklung. Außerdem wird zwischen Anfragen unterschieden, die von … gestellt wurden.EACAT von denen, die durch Integrationen mit den Managementanwendungen des Unternehmens durchgeführt werden. Die Informationen können nach Dienstleistung, Konsultationsmethode, Verfahren und Zeitraum gefiltert werden.

Die Benachrichtigungsansicht ermöglicht Ihnen die Identifizierung Beratungen ohne zugehörige Akte oder außerhalb der regulären ÖffnungszeitenEs zeigt die Anzahl der Warnmeldungen nach Art sowie eine detaillierte Liste mit Dienst, Modalität, Verfahren, Datum, Benutzer, Dateicode und Warnmeldungstyp. Diese Informationen erleichtern die Überprüfung einzelner Fälle, um festzustellen, ob sie berechtigt sind und gegebenenfalls die zugrunde liegenden Praktiken zu korrigieren. Warnmeldungen bedeuten nicht zwangsläufig eine unsachgemäße Nutzung des Dienstes.

  • Vergleich mit anderen lokalen Einrichtungen

Dieser Bericht ermöglicht den Gebrauch von Via Oberta Vergleich der Aktivitäten der Einrichtung mit denen anderer GemeindenSie können die Bezugsobjekte, die Bevölkerungsgröße und den Vergleichszeitraum auswählen. Angezeigt werden die Konsultationen pro Einwohner, die monatliche oder jährliche Entwicklung der Konsultationen sowie das Gesamtvolumen der Aktivitäten im Vergleich zum Durchschnitt der ausgewählten Gemeinden.

Dieser Vergleich ermöglicht es uns, unsere eigenen Daten in den Kontext zu setzen und zu beobachten wie sich die Aktivitäten der Einrichtung im Vergleich zu anderen Rathäusern mit ähnlichen Merkmalen entwickeln.

Insgesamt kombiniert das Dashboard Indikatoren, zeitliche Entwicklung, detaillierte Informationen, Warnungen und Vergleiche im selben Bereich und ermöglicht es Ihnen, von einer Gesamtbetrachtung der Aktivität zu den Details zu wechseln, die erforderlich sind, um jede Situation zu analysieren und Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Entwurfs- und Validierungsprozess

Das Design des Dashboards basiert auf einem iterativer Prozess der gemeinsamen Gestaltung mit zukünftigen Nutzern, um die Indikatoren und Berichte an deren Managementbedürfnisse anzupassen.

In der Sondierungsphase wurden Sitzungen mit Interoperabilitätsmanagern der Stadträte von Masnou, Manlleu und Mataró abgehalten, um Kennen Sie Ihre Bedürfnisse und identifizieren Sie die nützlichsten Indikatoren zur Überwachung des Dienstes. Anschließend wurde ihnen ein erster Prototyp vorgestellt, um dessen Nützlichkeit zu beurteilen und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.

Die Teilnehmer begrüßten den Vorschlag, insbesondere den Vergleich mit anderen lokalen Einrichtungen. Die Sitzungen ermöglichten konkrete Verbesserungen identifizieren, Indikatoren überprüfen, erläuternde Legenden einfügen, Filter und Detailebenen hinzufügen, Visualisierungen anpassen und Vergleichsoptionen erweitern.

Dieser Prozess leitete die Weiterentwicklung des Prototyps bis hin zur veröffentlichten Version. EACAT im Juni 2026. Die Sammlung von Vorschlägen während der Beta-Phase gewährleistet die Kontinuität dieses Verbesserungsprozesses, basierend auf den Erfahrungen lokaler Einrichtungen.

Ergebnisse und Auswirkungen

Ab Juni 2026, Benutzerentitäten Via Oberta Sie müssen EACAT d'un Ein Bereich, der die wichtigsten Aktivitätsindikatoren des Dienstes integriert. Sie können die Nutzung überwachen, autorisierte Dienste mit geringem oder gar keinem Verbrauch identifizieren, mögliche Anomalien überprüfen und ihre Aktivität mit der anderer Gemeinden vergleichen.

Die Validierung des Prototyps mit Interoperabilitätsmanagern hat Folgendes ergeben: erste positive Bewertung des Nutzens des Vorschlagsinsbesondere der Vergleich zwischen den Entitäten. Ihre Beiträge haben zu Verbesserungen bei Indikatoren, Visualisierungen und Analysemöglichkeiten geführt.

Die Veröffentlichung in der Beta-Version ermöglicht es, diese Validierung auf Basis realer Nutzung auszuweiten und Vorschläge zu sammeln, um die Lösung vor der endgültigen Konsolidierung weiterhin an die Bedürfnisse lokaler Akteure anzupassen.

Es liegen noch keine Daten vor, um die Auswirkungen der Scorecard zu quantifizieren. Bei der Nutzung von Interoperabilität oder der Verbesserung der Verarbeitung steht in dieser Phase die Validierung des Nutzens und die Optimierung der Lösung im Vordergrund. Später muss bewertet werden, inwieweit die Informationen lokalen Einrichtungen helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und konkrete Maßnahmen zur Optimierung umzusetzen.

Vorteile und Schlussfolgerungen

Wert für lokale Entitäten

  • Mehr Transparenz bei der Nutzung von Via Oberta. Lokale Akteure haben einen integrierten Überblick über ihre Aktivitäten und wissen, welche Dienstleistungen sie in Anspruch nehmen, mit welcher Intensität und wie sich die Aktivitäten entwickeln.
  • Bessere Nutzung autorisierter Dienste. Die Identifizierung autorisierter Dienste mit geringer oder keiner Nutzung ermöglicht die Erkennung von Prozessen, in denen die Nutzung der Interoperabilität erweitert werden könnte.
  • Unterstützung bei der Entscheidungsfindung. Indikatoren und Benchmarks liefern objektive Informationen, um Verbesserungsmaßnahmen zu steuern, Ziele festzulegen und deren Erreichung zu überwachen.
  • Erkennung möglicher Anomalien. Mithilfe von Warnmeldungen und Abfragedetails können Sie Situationen identifizieren, die überprüft werden müssen, wie beispielsweise das Fehlen einer zugehörigen Datei oder eine ungewöhnliche Nutzung.
  • Weniger Belastung für die Bürger. Die Kenntnis des Nutzungsniveaus und der Vergleich mit anderen Gemeinden hilft den lokalen Einrichtungen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und Fortschritte bei der Abschaffung der Dokumentationspflichten für die Bürger zu erzielen.

Fazit

Der Indikatorenraum von Via Oberta Es zeigt, wie die Aktivitätsdaten eines Dienstes dessen Management bereichern können, wenn sie verständlich aufbereitet werden und auf die Bedürfnisse derjenigen eingehen, die ihn verbessern müssen. Die gemeinsame Entwicklung mit Interoperabilitätsmanagern war entscheidend für die Anpassung von Indikatoren und Berichten an diese Bedürfnisse.

Die Veröffentlichung der Beta-Version läutet eine neue Phase der Lösungsverbesserung ein. Die Nutzungserfahrungen und Anregungen lokaler Organisationen ermöglichen es uns, die Nützlichkeit im Arbeitsalltag zu bestätigen und die Indikatoren, Visualisierungen und Funktionen kontinuierlich anzupassen, um deren Managementbedürfnisse besser zu erfüllen.

Die Erfahrungen können als Referenz für andere öffentliche Dienstleistungen dienen: Nutzen Sie die bereits generierten Daten, um festzustellen, wo Handlungsbedarf besteht, priorisieren Sie Verbesserungen und überwachen Sie diese. Im Falle des Via ObertaDies bedeutet, die Interoperabilität besser zu nutzen, um die Bearbeitung zu vereinfachen und die Belastung für die Bürger zu verringern.

Projekt-Status

In Produktion Erhältlich bei EACAT für Benutzerentitäten Via ObertaDie aktuelle Version ist als Betaversion gedacht, die sich auf Grundlage der Benutzererfahrung und des Feedbacks lokaler Stellen weiterentwickeln wird.

Weitere Informationen

Dazugehörige Dokumentation:

AOC-Blog: