Sfida
Come potremmo aiutare gli enti locali a sfruttare al meglio l'interoperabilità per semplificare i processi amministrativi e ridurre la documentazione richiesta ai cittadini?
Problematico
Il servizio di Via Oberta consente agli enti locali di consultare i dati di altre amministrazioni per elaborare le richieste ed evitare di chiedere ai cittadini documenti già in possesso dell'amministrazione. Nel corso dell'anno 2026, fino ad agosto, gli enti locali hanno effettuato oltre 21 milioni di query Via ObertaQuesto utilizzo contribuisce a ridurre gli oneri per i cittadini, a snellire le procedure e a rendere più efficiente la gestione pubblica.
Tuttavia, le autorità locali hanno poca visibilità globale, dettagliata e aggiornata sull'uso di Via ObertaCiò rende difficile sapere quali servizi vengono utilizzati, con quale intensità e in quali procedure o aree si concentra l'attività.Ciò rende inoltre difficile monitorarne l'evoluzione nel tempo e individuare opportunità per sfruttare al meglio l'interoperabilità.
Questa mancanza di visibilità limita anche la capacità di sapere in che misura vengono utilizzati i servizi autorizzati dall'ente localeAd esempio, potrebbero esserci servizi di scarso o nullo utilizzo, senza che ciò sia facilmente rilevabile. Identificare queste situazioni è necessario per scoprirne le cause e adottare misure correttive.
Analogamente, è difficile individuare schemi che potrebbero richiedere una revisione, come ad esempio consultazioni senza fascicolo associato o effettuate al di fuori del normale orario di lavoro. Queste situazioni non implicano necessariamente un uso improprio, ma è necessario poterle individuare e analizzare per verificare se siano giustificate e, se necessario, correggere le prassi che le hanno generate.
Inoltre, i dati da soli non sono sempre sufficienti per valutare il grado di utilizzo del servizio. Il confronto con comuni aventi caratteristiche simili può aiutare a contestualizzare l'attività e a individuare opportunità che, analizzando solo l'utilizzo della stessa entità, potrebbero passare inosservate. Tale confronto deve tenere conto del contesto di ciascuna organizzazione, poiché un volume maggiore di interrogazioni non implica necessariamente un migliore utilizzo dell'interoperabilità.
Pertanto, non è sufficiente avere i dati di attività di Via ObertaDevono essere convertiti in informazioni comprensibili e utili per la gestione. I responsabili dell'interoperabilità devono sapere cosa viene utilizzato, cosa potrebbe essere sfruttato meglio e quali situazioni devono essere esaminate per dare priorità alle azioni che semplificano i processi e riducono la documentazione richiesta ai cittadini.
La soluzione proposta
Per rispondere a questo problema, l'AOC ha sviluppato un dashboard che trasforma i dati relativi alle attività di servizio Via Oberta in informazioni utili per la gestioneGli enti locali possono consultare i principali indicatori di utilizzo nello stesso spazio, seguirne l'evoluzione e confrontare la propria attività con quella di comuni con caratteristiche simili.
L'obiettivo è aiutare i responsabili dell'interoperabilità delle entità locali a comprendere meglio come le utilizzano Via Oberta, rilevare possibili anomalie e identificare opportunità per sfruttare al meglio i servizi di interrogazione dei dati disponibili.
Il progetto, iniziato nel 2024, è stato sviluppato attraverso un processo di co-creazione con i responsabili dell'interoperabilità degli enti locali per identificare i loro bisogni e definire e validare gli indicatori più rilevanti. Questo processo ha guidato la progettazione di report che presentano i dati in modo visivo e comprensibile per facilitare e supportare il processo decisionale volto a migliorare il servizio.
Il risultato è il nuovo spazio degli indicatori di Via Oberta, una dashboard interattiva sviluppata con Microsoft Power BI e pubblicata sulla piattaforma dati mondiale locale. È disponibile all'indirizzo EACAT per gli enti che utilizzano il servizio. La versione iniziale è beta e si evolverà in base all'esperienza degli utenti e ai suggerimenti degli enti locali.
Qual è la soluzione?
La soluzione consiste in una dashboard interattiva che consente agli enti locali di consultare e analizzare l'attività che svolgono in Via ObertaLe informazioni sono presentate visivamente e possono essere consultate con diversi livelli di dettaglio, applicando filtri per servizio, metodo di consultazione, procedura e periodo.
Lo strumento è strutturato in tre report complementari che consentono di analizzare il grado di utilizzo dei servizi autorizzati, il volume e l'evoluzione delle consultazioni, eventuali anomalie di utilizzo e il confronto dell'attività con altri enti locali.
- Monitoraggio dell'interoperabilità
Questo rapporto ti permette di sapere Come vengono utilizzati i servizi? Via Oberta all'interno dell'ente locale. La vista riassuntiva include indicatori sulla percentuale di servizi autorizzati utilizzati, le interrogazioni per abitante, la percentuale di autorizzazioni che generano attività e la percentuale di interrogazioni effettuate tramite integrazioni automatiche. Mostra inoltre i servizi più e meno utilizzati e la distribuzione dell'attività per utente e fascia oraria.
La visualizzazione dettagliata consente di verificare per quali servizi l'ente è autorizzato e con quale frequenza li utilizza, nonché i metodi di consultazione, le procedure associate e le date di registrazione delle autorizzazioni. Queste informazioni facilitano il identificazione di servizi autorizzati con scarso o nullo utilizzo, per analizzare le cause e valutare come sfruttarle al meglio.
- Analisi dei consumi
Questo rapporto consente di analizzare quali query vengono effettuate e come si evolve l'attività nel tempoLa vista di riepilogo mostra il volume e la distribuzione delle query per servizio, nonché l'evoluzione mensile o annuale. Distingue inoltre le query effettuate daEACAT di quelle effettuate tramite integrazioni con le applicazioni gestionali dell'ente. Le informazioni possono essere filtrate per servizio, metodo di consultazione, procedura e periodo.
La visualizzazione degli avvisi consente di identificare consultazioni senza fascicolo associato o effettuate al di fuori del normale orario di lavoroMostra il numero di segnalazioni per tipologia e un elenco dettagliato con servizio, modalità, procedura, data, utente, codice file e tipo di segnalazione. Queste informazioni facilitano l'analisi di casi specifici per verificarne la giustificazione e, se necessario, correggere le prassi che le hanno generate. Le segnalazioni non implicano necessariamente un uso improprio del servizio.
- Confronto con altre entità locali
Questo rapporto consente contestualizzare l'uso di Via Oberta confrontare l'attività dell'ente con quella di altri comuniÈ possibile selezionare gli enti di riferimento, la fascia di popolazione e il periodo di confronto. Il grafico mostra le consultazioni per abitante, l'andamento mensile o annuale delle consultazioni e il volume totale dell'attività rispetto alla media dei comuni selezionati.
Questo confronto ci permette di contestualizzare i nostri dati e osservare come si evolve l'attività dell'ente in relazione ad altri comuni con caratteristiche simili.
Nel complesso, il cruscotto combina indicatori, evoluzione temporale, informazioni dettagliate, avvisi e confronti nello stesso spazio e consente di passare da una visione aggregata dell'attività al dettaglio necessario per analizzare ogni situazione e guidare le azioni di miglioramento.
Processo di progettazione e validazione
Il design del cruscotto è stato basato su un processo iterativo di co-creazione insieme ai futuri utenti, per adattare gli indicatori e i report alle loro esigenze gestionali.
Nella fase esplorativa, sono state tenute sessioni con i responsabili dell'interoperabilità dei consigli comunali di Masnou, Manlleu e Mataró, per Conosci le tue esigenze e individua gli indicatori più utili per il monitoraggio del servizio. Successivamente, è stato loro presentato un primo prototipo per valutarne l'utilità e raccogliere proposte di miglioramento.
I partecipanti hanno convalidato positivamente la proposta, in particolare il confronto con altri enti locali. Le sessioni hanno permesso individuare miglioramenti specifici, rivedere gli indicatori, incorporare legende esplicative, aggiungere filtri e livelli di dettaglio, regolare le visualizzazioni ed espandere le opzioni di confronto.
Questo processo ha guidato l'evoluzione del prototipo fino alla versione pubblicata in EACAT nel giugno 2026. La raccolta di suggerimenti durante la fase beta garantisce la continuità di questo processo di miglioramento, basato sull'esperienza d'uso degli enti locali.
Risultati e impatto
A partire da giugno 2026, le entità utente Via Oberta devono EACAT d'un spazio che integra i principali indicatori di attività del servizio. Possono monitorare l'utilizzo, identificare i servizi autorizzati con consumi minimi o nulli, esaminare eventuali anomalie e confrontare la propria attività con quella di altri comuni.
La convalida del prototipo con i responsabili dell'interoperabilità ha fornito un prima valutazione positiva dell'utilità della proposta, in particolare il confronto tra entità. I loro contributi hanno portato a miglioramenti degli indicatori, delle visualizzazioni e delle opzioni di analisi.
La pubblicazione in versione beta consente di ampliare questa validazione sulla base dell'utilizzo reale e di raccogliere suggerimenti per continuare ad adattare la soluzione alle esigenze degli enti locali prima del consolidamento definitivo.
Non sono ancora disponibili dati per quantificare l'impatto del sistema di valutazione. nell'ambito dello sfruttamento dell'interoperabilità o del miglioramento dei processi. In questa fase, la priorità è data alla validazione dell'utilità e al miglioramento della soluzione. Successivamente, sarà necessario valutare in che misura le informazioni aiutino gli enti locali a individuare opportunità e ad intraprendere azioni di miglioramento specifiche.
Benefici e conclusioni
Valore per gli enti locali
- Maggiore visibilità sull'uso di Via Oberta. Gli enti locali hanno una visione integrata della propria attività e possono sapere quali servizi utilizzano, con quale intensità e come si evolve l'attività.
- Migliore utilizzo dei servizi autorizzati. L'identificazione dei servizi autorizzati con un utilizzo scarso o nullo consente di individuare i processi in cui l'uso dell'interoperabilità potrebbe essere ampliato.
- Supporto al processo decisionale. Gli indicatori e i parametri di riferimento forniscono informazioni oggettive per orientare le azioni di miglioramento, stabilire gli obiettivi e monitorarli.
- Rilevamento di possibili anomalie. Gli avvisi e i dettagli delle query consentono di identificare situazioni che richiedono un controllo, come l'assenza di un file associato o un utilizzo insolito.
- Meno oneri per i cittadini. Conoscere il livello di utilizzo e confrontarlo con quello di altri comuni aiuta gli enti locali a individuare le aree di miglioramento e a compiere progressi nella sostituzione dei requisiti documentali per i cittadini.
Conclusione
Lo spazio indicatore di Via Oberta Questo studio mostra come i dati relativi all'attività di un servizio possano apportare valore aggiunto alla sua gestione, se presentati in modo comprensibile e rispondenti alle esigenze di coloro che devono migliorarlo. La co-creazione con i responsabili dell'interoperabilità è stata fondamentale per adattare indicatori e report a tali esigenze.
Il rilascio della versione beta inaugura una nuova fase di miglioramento della soluzione. L'esperienza d'uso e i suggerimenti degli enti locali ci permetteranno di validarne l'utilità nel lavoro quotidiano e di continuare ad adattare indicatori, visualizzazioni e funzionalità in modo che rispondano al meglio alle loro esigenze gestionali.
Questa esperienza può servire da riferimento per altri servizi pubblici: Sfruttate i dati già generati per individuare le aree di intervento, dare priorità ai miglioramenti e monitorarli. In caso di Via ObertaCiò significa agevolare un migliore utilizzo dell'interoperabilità per semplificare le procedure e ridurre gli oneri a carico dei cittadini.
Stato del progetto
In produzione Disponibile presso EACAT per entità utente Via ObertaLa versione attuale è concepita come versione beta che si evolverà in base all'esperienza degli utenti e al feedback degli enti locali.
Maggiori informazioni
Documentazione correlata:
- Prototipo del cruscotto Via Oberta, sviluppato in Power BI con dati fittizi e modellati dal servizio Via Oberta
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