L’Ajuntament de Mataró ha centralitzat la gestió de les consultes d’interoperabilitat en l’Oficina d’Atenció Ciutadana (OAC) per garantir que la ciutadania no hagi de presentar documents que es poden obtenir a través de Via Oberta. Això ha millorat significativament l’eficiència en la tramitació, reduint la càrrega per a les persones i augmentant la qualitat del servei.
Molts ajuntaments continuen demanant dades a la ciutadania quan realitzen tràmits administratius, malgrat que aquestes dades es poden obtenir a través dels serveis d’interoperabilitat. Això comporta més esforços, retards innecessaris i una experiència menys eficient per a les persones. Per resoldre aquest problema, l’Ajuntament de Mataró ha establert un procés centralitzat en l’OAC, assegurant que no es demanin a la ciutadania documents que es poden obtenir a través de Via Oberta.
Aquesta solució està documentada a l’Observatori dels DigiCanvis com a bona pràctica de les administracions locals.
Com funciona?
L’Ajuntament de Mataró ha implementat una metodologia que identifica les consultes que es poden fer a Via Oberta en el moment del disseny del tràmit o servei.
De forma resumida, aquest procés inclou:
- Revisió normativa. Determinar si les dades que es demanen a la ciutadania són necessàries o no.
- Disponibilitat de dades. Verificar si les dades que es demanen estan disponibles a Via Oberta i si l’ajuntament disposa de l’autorització per fer consultes.
- Sol·licituds d’autorització. Si l’ajuntament no té l’autorització, gestionar les sol·licituds corresponents amb l’assessorament dels serveis jurídics per determinar la finalitat, la base jurídica de les consultes i si és necessari el consentiment exprés de l’interessat.
- Actualització dels formularis. Modificar els formularis de sol·licitud dels tràmits per informar que es consultaran dades a Via Oberta i recollir la no oposició dels interessats.
- Automatització de consultes. Integrar les consultes a Via Oberta mitjançant una aplicació que facilita l’accés i la gestió segura de la informació.
Quins són els beneficis?
- Millora de l’eficiència. La solució redueix la petició de documents i permet l’obtenció de les dades i documents en format electrònic, eliminant la recopilació manual i la digitalització.
- Garantia del dret de les persones a no aportar documents i dades que ja obrin en poder de les pròpies administracions.
- Estalvi de temps. La interoperabilitat evita desplaçaments i suposa més rapidesa en la resolució dels tràmits.
L’Ajuntament de Mataró utilitza aquest intercanvi de documents amb altres administracions des de l’any 2014. Com a exemple de reducció del temps mitjà de tramitació, el tràmit de targeta del bus i la concessió del drets es resol en 6 minuts de mitjana a l’OAC.
Podeu conèixer els aspectes clau a tenir en compte per implantar aquesta iniciativa a la fitxa Gestió centralitzada de les consultes d’interoperabilitat a l’OAC.
