- Open administratie
- Innovatie
Het AOC implementeert een toonaangevende chatbot voor burgerservice met behulp van generatieve AI
De gemeenteraad van Mataró heeft de beheer van interoperabiliteitsonderzoeken bij het Citizen Service Office (OAC) om ervoor te zorgen dat burgers geen documenten hoeven voor te leggen die via Via Oberta kunnen worden verkregen. Dit heeft de verwerkingsefficiëntie aanzienlijk verbeterd, de last voor mensen verminderd en de kwaliteit van de dienstverlening verhoogd.
Veel gemeenten blijven burgers om gegevens vragen bij het uitvoeren van administratieve procedures, ondanks het feit dat deze gegevens via interoperabiliteitsdiensten kunnen worden verkregen. Dit leidt tot meer inspanning, onnodige vertragingen en een minder efficiënte ervaring voor mensen. Om dit probleem op te lossen heeft de gemeenteraad van Mataró een gecentraliseerd proces in de OAC opgezet, dat ervoor zorgt dat burgers niet om documenten worden gevraagd die via Via Oberta kunnen worden verkregen.
Deze oplossing is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als een goede praktijk van lokale besturen.
Hoe het werkt?
De gemeenteraad van Mataró heeft een methodologie geïmplementeerd die de vragen identificeert die aan Via Oberta kunnen worden gesteld op het moment dat de procedure of dienst wordt ontworpen.
Samenvattend omvat dit proces:
- Regelgevende beoordeling. Bepaal of de gegevens die van burgers worden gevraagd noodzakelijk zijn of niet.
- Beschikbaarheid van gegevens. Controleer of de gevraagde gegevens beschikbaar zijn in Via Oberta en of het gemeentebestuur toestemming heeft om navraag te doen.
- Verzoeken om toestemming. Als het gemeentebestuur niet over de machtiging beschikt, behandel dan de overeenkomstige verzoeken met het advies van de juridische diensten om het doel en de rechtsgrondslag van het overleg te bepalen en of de uitdrukkelijke toestemming van de belanghebbende noodzakelijk is.
- Het bijwerken van de formulieren. Wijzig de aanvraagformulieren voor de procedures om aan te geven dat gegevens in Via Oberta zullen worden geraadpleegd en verzamel de niet-oppositie van de geïnteresseerde partijen.
- Automatisering van zoekopdrachten. Integreer vragen in Via Oberta via een applicatie die de toegang tot en het veilige beheer van informatie vergemakkelijkt.
Wat zijn de voordelen?
- Verbeterde efficiëntie. De oplossing vermindert de vraag naar documenten en maakt het verkrijgen van gegevens en documenten in elektronisch formaat mogelijk, waardoor handmatig verzamelen en digitaliseren wordt geëlimineerd.
- Waarborging van het recht van mensen om documenten en gegevens die al in het bezit zijn van de administraties zelf niet te verstrekken.
- Tijdbesparend Interoperabiliteit vermijdt reizen en betekent een snellere afhandeling van procedures.
De gemeenteraad van Mataró maakt sinds 2014 gebruik van deze uitwisseling van documenten met andere administraties. Als voorbeeld van het verkorten van de gemiddelde verwerkingstijd wordt de buskaartprocedure en de concessie van rechten in de OAC in gemiddeld 6 minuten opgelost
In het dossier vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden bij de uitvoering van dit initiatief Gecentraliseerd beheer van interoperabiliteitsvragen bij de OAC.