L’Ajuntament de Granollers utilitza una plataforma de vídeo actes per a la gravació i retransmissió dels plens municipals. A més de permetre el seguiment en directe dels plens, la solució millora l’eficiència en la gestió de les sessions plenàries i posa les actes a l’abast de la ciutadania, fomentant la transparència i la participació.
La gestió tradicional dels plens implica un esforç important per elaborar les actes, ja que cal transcriure les deliberacions i els acords adoptats sovint de forma manual. A més, el format documental de les actes complica l’accés de la ciutadania al seu contingut, limitant la transparència.
Davant aquesta situació, l’ajuntament utilitza un sistema que retransmet les sessions en directe i, a més, les grava i les signa digitalment per crear les vídeo actes, eliminant la necessitat de fer transcripcions. Els punts tractats i les intervencions s’indexen de manera automàtica, facilitant la posterior visualització per part de la ciutadania en el portal de vídeo actes.
Aquest servei està documentat a l’Observatori dels DigiCanvis com a bona pràctica de les administracions locals en l’àmbit del govern obert. Es tracta d’una pràctica molt estesa en diferents ajuntaments arreu del territori (Lleida, Tarragona, Tàrrega, Vilanova i la Geltrú, Sitges, Esparreguera, Martorelles, Prat de Llobregat, Sant Boi de Llobregat, Mollet del Vallès, Mataró…).
Com funciona?
De forma resumida, el funcionament de la plataforma és el següent:
- La sessió es grava de forma automàtica mitjançant equips d’enregistrament de vídeo i àudio instal·lats en la sala de plens. La plataforma es connecta al canal de YouTube de l’ajuntament i retransmet la sessió en streaming.
- Durant el Ple, el secretari/ària o funcionari/ària responsable registra en la plataforma els moments en què es tracten els diferents punts de l’ordre del dia i es prenen decisions.
- Un cop finalitzada la sessió, el sistema processa el vídeo de forma automàtica i el sincronitza amb la informació registrada durant el Ple. Es crea la vídeo acta, que inclou la gravació del Ple i un índex interactiu que permet la navegació per temes específics. Les persones responsables poden revisar-la i fer ajustos si escau.
- El secretari/ària signa digitalment la vídeo acta, garantint la seva validesa legal, i es publica en el portal de vídeo actes perquè la ciutadania hi pugui accedir.
Quins són els beneficis?
- Estalvi de temps i recursos. El sistema optimitza els recursos públics dedicats a l’enregistrament i l’emissió de les sessions plenàries, així com a l’elaboració i gestió de la documentació resultant.
- Minimització d’errors. L’automatització elimina el risc d’errors humans en l’elaboració de les actes, la distribució de les convocatòries i la publicació de la informació relacionada.
- Foment de la transparència. La retransmissió en directe de les sessions és un exercici de transparència i govern obert. A més, la ciutadania té accés als vídeos de les sessions en qualsevol moment i de forma àgil, ja que el sistema facilita la recerca dels punts de les sessions que els interessa i no cal que visualitzin hores de plens per trobar un tema concret.
El servei està en funcionament a l’Ajuntament de Granollers des d’abril de 2019. Actualment, el canal corporatiu de YouTube compta amb 1.015 subscriptors i la mitjana de visualització dels vídeos dels plens és de 240 visualitzacions.
Podeu conèixer els aspectes clau a tenir en compte per implantar aquest servei a la fitxa Gestió dels plens municipals amb vídeo acta digital.
Observatori dels DigiCanvis
Nou espai per difondre i promoure projectes de transformació digital
Recopila iniciatives innovadores i bones pràctiques (DigiCanvis) que s’han implantat amb èxit a ajuntaments de Catalunya i que són una font d’inspiració per a la resta d’ens.
Si heu implantat un projecte de transformació digital amb èxit o teniu una experiència pilot, compartiu-la!
