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La AOC realiza un taller para mejorar la experiencia de los nativos digitales respecto a los servicios públicos digitales
El Ayuntamiento de Granollers utiliza una plataforma de vídeo actos para la grabación y retransmisión de los plenos municipales. Además de permitir el seguimiento en directo de los plenos, la solución mejora la eficiencia en la gestión de las sesiones plenarias y pone las actas al alcance de la ciudadanía, fomentando la transparencia y la participación.
La gestión tradicional de los plenos implica un esfuerzo importante para elaborar las actas, ya que es necesario transcribir las deliberaciones y los acuerdos adoptados a menudo de forma manual. Además, el formato documental de las actas complica el acceso de la ciudadanía a su contenido, limitando la transparencia.
Ante esta situación, el ayuntamiento utiliza un sistema que retransmite las sesiones en directo y, además, las graba y las firma digitalmente para crear los vídeo actos, eliminando la necesidad de realizar transcripciones. Los puntos tratados y las intervenciones se indexan de forma automática, facilitando la posterior visualización por parte de la ciudadanía en el portal de vídeo actos.
Este servicio está documentado en elObservatorio de los DigiCanvis como buena práctica de las administraciones locales en el ámbito del gobierno abierto. Se trata de una práctica muy extendida en diferentes ayuntamientos en todo el territorio (Lleida, Tarragona, Tàrrega, Vilanova y la Geltrú, Sitges, Esparreguera, Martorelles, Prat de Llobregat, San Boi de Llobregat, Mollet del Vallès, Mataró…).
¿Cómo funciona?
De forma resumida, el funcionamiento de la plataforma es el siguiente:
- La sesión se graba de forma automática mediante equipos de grabación de vídeo y audio instalados en la sala de plenos. La plataforma se conecta al canal de YouTube del ayuntamiento y retransmite la sesión en en streaming.
- Durante el Pleno, el secretario/ao funcionario/a responsable registra en la plataforma los momentos en que se tratan los diferentes puntos del orden del día y se toman decisiones.
- Una vez finalizada la sesión, el sistema procesa el vídeo de forma automática y lo sincroniza con la información registrada durante el Pleno. Se crea el vídeo acta, que incluye la grabación del Pleno y un índice interactivo que permite la navegación por temas específicos. Las personas responsables pueden revisarla y realizar ajustes si procede.
- El secretario/a firma digitalmente el vídeo acta, garantizando su validez legal, y se publica en el portal de vídeo actos para que la ciudadanía pueda acceder.
¿Cuáles son los beneficios?
- Ahorro de tiempo y recursos. El sistema optimiza los recursos públicos dedicados a la grabación y emisión de las sesiones plenarias, así como a la elaboración y gestión de la documentación resultante.
- Minimización de errores. La automatización elimina el riesgo de errores humanos en la elaboración de las actas, la distribución de las convocatorias y la publicación de la información relacionada.
- Fomento de la transparencia. La retransmisión en directo de las sesiones es un ejercicio de transparencia y gobierno abierto. Además, la ciudadanía tiene acceso a los vídeos de las sesiones en cualquier momento y de forma ágil, ya que el sistema facilita la búsqueda de los puntos de las sesiones que les interesa y no hace falta que visualicen horas de plenos para encontrar un tema concreto.
El servicio está en funcionamiento en el Ayuntamiento de Granollers desde abril de 2019. Actualmente, el canal corporativo de YouTube cuenta con 1.015 suscriptores y la media de visualización de los vídeos de los plenos es de 240 visualizaciones.
Puede conocer los aspectos clave a tener en cuenta para implantar este servicio en la ficha Gestión de los plenos municipales con vídeo acta digital.
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