- Amministrazione aperta
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Il consiglio comunale di Granollers ne usa uno piattaforma di eventi video per la registrazione e la trasmissione delle riunioni comunali. Oltre a consentire il monitoraggio in tempo reale delle sessioni plenarie, la soluzione migliora l'efficienza nella gestione delle sessioni plenarie e mette gli atti a disposizione dei cittadini, promuovendo la trasparenza e la partecipazione.
La gestione tradizionale delle sedute plenarie comporta un notevole sforzo di redazione dei verbali, poiché spesso le deliberazioni e gli accordi adottati necessitano di essere trascritti manualmente. Inoltre, il formato documentario dei procedimenti complica l'accesso dei cittadini ai loro contenuti, limitando la trasparenza.
Di fronte a questa situazione, il consiglio comunale utilizza un sistema che trasmette le sedute in diretta e, inoltre, le registra e le firma digitalmente per creare i verbali video, eliminando la necessità di effettuare trascrizioni. I punti discussi e gli interventi vengono indicizzati automaticamente, facilitando la successiva visione da parte del pubblico sul portale videoeventi.
Questo servizio è documentato nelOsservatorio DigiCanvis come buona pratica delle amministrazioni locali in materia di open governance. Si tratta di una pratica molto diffusa in diversi comuni del territorio (Lleida, Tarragona, Tàrrega, Vilanova i la Geltrú, Sitges, Esparreguera, Martorelles, Prat de Llobregat, Sant Boi de Llobregat, Mollet del Vallès, Mataró...).
Com funziona?
In sintesi il funzionamento della piattaforma è il seguente:
- La sessione viene registrata automaticamente utilizzando apparecchiature di registrazione video e audio installate nella sala riunioni. La piattaforma si collega al canale YouTube del consiglio comunale e trasmette la sessione Streaming.
- Durante la Sessione Plenaria, il segretario o il funzionario responsabile registra sulla piattaforma i momenti in cui vengono discussi i diversi punti all'ordine del giorno e vengono prese le decisioni.
- Una volta terminata la sessione, il sistema elabora automaticamente il video e lo sincronizza con le informazioni registrate durante la Plenaria. Viene realizzato il video verbale che comprende la registrazione della seduta plenaria e un indice interattivo che permette la navigazione per argomenti specifici. Le persone responsabili possono esaminarlo e apportare modifiche se necessario.
- Il segretario firma digitalmente il video verbale, garantendone la validità legale, e lo pubblica sul portale video verbale affinché i cittadini possano accedervi.
Quali sono i vantaggi?
- Risparmiare tempo e risorse. Il sistema ottimizza le risorse pubbliche dedicate alla registrazione e alla trasmissione delle sessioni plenarie, nonché alla preparazione e gestione della documentazione risultante.
- Minimizzazione degli errori. L'automazione elimina il rischio di errori umani nella redazione dei verbali, nella distribuzione degli avvisi e nella pubblicazione delle relative informazioni.
- Promozione della trasparenza. La trasmissione in diretta delle sessioni è un esercizio di trasparenza e di governo aperto. Inoltre, il pubblico ha accesso in qualsiasi momento e in modo agile ai video delle sessioni, poiché il sistema facilita la ricerca dei punti delle sessioni che gli interessano e non ha bisogno di visualizzare le ore delle sessioni plenarie per trovare un argomento specifico.
Il servizio è operativo presso il municipio di Granollers da aprile 2019. Attualmente il canale YouTube aziendale conta 1.015 iscritti e la visualizzazione media dei video delle sessioni plenarie è di 240 visualizzazioni.
Puoi scoprire nella pratica gli aspetti principali da tenere in considerazione per implementare questo servizio Gestione delle adunanze comunali con verbali video digitali.
Osservatorio DigiCanvis
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