- Administration ouverte
- Données ouvertes et transparence
- Gouvernement ouvert
- Innovation
- catégorie de sens
L’importance de la période de modification dans l’Indice de Maturité Numérique (IMD)
La Mairie de Granollers en utilise un plateforme événementielle vidéo pour l'enregistrement et la diffusion des réunions municipales. En plus de permettre le suivi en direct des séances plénières, la solution améliore l'efficacité de la gestion des séances plénières et met les débats à la disposition des citoyens, favorisant la transparence et la participation.
La gestion traditionnelle des séances plénières implique un effort important de rédaction des procès-verbaux, car les délibérations et les accords adoptés doivent souvent être retranscrits manuellement. De plus, le format documentaire des débats complique l'accès des citoyens à leur contenu, limitant ainsi la transparence.
Face à cette situation, la municipalité utilise un système qui diffuse les séances en direct et, en outre, les enregistre et les signe numériquement pour créer les procès-verbaux vidéo, éliminant ainsi le besoin de faire des transcriptions. Les points abordés et les interventions sont automatiquement indexés, facilitant ainsi leur visualisation ultérieure par le public sur le portail vidéo des événements.
Ce service est documenté dans leObservatoire DigiCanvis comme une bonne pratique des administrations locales dans le domaine du gouvernement ouvert. Il s'agit d'une pratique très répandue dans différentes communes du territoire (Lleida, Tarragone, Tàrrega, Vilanova i la Geltrú, Sitges, Esparreguera, Martorelles, Prat de Llobregat, Sant Boi de Llobregat, Mollet del Vallès, Mataró...).
Comment ça fonctionne?
En résumé, le fonctionnement de la plateforme est le suivant :
- La session est enregistrée automatiquement à l'aide d'un équipement d'enregistrement vidéo et audio installé dans la salle de réunion. La plateforme se connecte à la chaîne YouTube de la mairie et diffuse la séance en streaming.
- Lors de la séance plénière, le secrétaire ou le responsable responsable enregistre sur l'estrade les moments où les différents points de l'ordre du jour sont discutés et où les décisions sont prises.
- Une fois la séance terminée, le système traite automatiquement la vidéo et la synchronise avec les informations enregistrées lors de la plénière. Les minutes vidéo sont créées, qui comprennent l'enregistrement de la séance plénière et un index interactif qui permet la navigation par sujets spécifiques. Les personnes responsables peuvent l’examiner et apporter des ajustements si nécessaire.
- Le secrétaire signe numériquement les procès-verbaux vidéo, garantissant leur validité juridique, et ceux-ci sont publiés sur le portail des procès-verbaux vidéo afin que les citoyens puissent y accéder.
Quels sont les bénéfices?
- Gain de temps et de ressources. Le système optimise les ressources publiques dédiées à l'enregistrement et à la diffusion des séances plénières, ainsi qu'à la préparation et à la gestion de la documentation qui en résulte.
- Minimisation des erreurs. L'automatisation élimine les risques d'erreurs humaines dans la préparation des procès-verbaux, la diffusion des avis et la publication des informations associées.
- Promotion de la transparence. La diffusion en direct des sessions est un exercice de transparence et de gouvernement ouvert. De plus, le public a accès aux vidéos des séances à tout moment et de manière agile, puisque le système facilite la recherche des points des séances qui l'intéressent et qu'il n'a pas besoin de visionner des heures de séances plénières pour trouver un sujet précis.
Le service est opérationnel à la Mairie de Granollers depuis avril 2019. Actuellement, la chaîne YouTube institutionnelle compte 1.015 240 abonnés et la visualisation moyenne des vidéos des séances plénières est de XNUMX vues.
Vous pouvez découvrir les aspects clés à prendre en compte pour mettre en œuvre ce service dans la fiche Gestion des réunions municipales avec procès-verbaux vidéo numériques.
Observatoire DigiCanvis
Nouvel espace pour diffuser et promouvoir les projets de transformation numérique
Il recueille des initiatives innovantes et des bonnes pratiques (DigiCanvis) qui ont été mises en œuvre avec succès dans les communes catalanes et qui sont une source d'inspiration pour le reste des organismes.
Si vous avez mis en place un projet de transformation digitale réussi ou avez une expérience pilote, partagez-la !