- Open administratie
- Innovatie
- Elektronische verwerking
Het AOC organiseert een workshop om de ervaring van digital natives met betrekking tot digitale overheidsdiensten te verbeteren
De gemeenteraad van Granollers gebruikt er een video-evenementenplatform voor het opnemen en uitzenden van gemeentelijke bijeenkomsten. Naast het live monitoren van plenaire sessies is de oplossing verbetert de efficiëntie bij het beheer van plenaire vergaderingen en maakt de werkzaamheden beschikbaar voor burgers, waarbij transparantie en participatie worden bevorderd.
Het traditionele beheer van plenaire vergaderingen vergt een aanzienlijke inspanning bij het opstellen van de notulen, aangezien de beraadslagingen en aangenomen overeenkomsten vaak handmatig moeten worden getranscribeerd. Bovendien bemoeilijkt het documentaire format van de procedure de toegang van burgers tot hun inhoud, waardoor de transparantie wordt beperkt.
Geconfronteerd met deze situatie gebruikt het gemeentebestuur een systeem dat de sessies live uitzendt en bovendien opneemt en digitaal ondertekent om de videominuten te maken, waardoor transcripties niet meer nodig zijn. De besproken punten en de interventies worden automatisch geïndexeerd, waardoor het publiek deze later kan bekijken op het video-evenementenportaal.
Deze service is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als een goede praktijk van lokale besturen op het gebied van open bestuur. Dit is een zeer wijdverbreide praktijk in verschillende gemeentes over het hele grondgebied (Lleida, Tarragona, Tàrrega, Vilanova i la Geltrú, Sitges, Esparreguera, Martorelles, Prat de Llobregat, Sant Boi de Llobregat, Mollet del Vallès, Mataró...).
Hoe het werkt?
Samengevat is de werking van het platform als volgt:
- De sessie wordt automatisch opgenomen met behulp van video- en audio-opnameapparatuur die in de vergaderruimte is geïnstalleerd. Het platform koppelt aan het YouTube-kanaal van de gemeente en zendt de zitting uit streaming.
- Tijdens de plenaire vergadering registreert de secretaris of verantwoordelijke functionaris op het platform de momenten waarop de verschillende agendapunten worden besproken en besluiten worden genomen.
- Zodra de sessie voorbij is, verwerkt het systeem de video automatisch en synchroniseert deze met de informatie die tijdens de plenaire vergadering is opgenomen. Er worden videominuten gemaakt, inclusief de opname van de plenaire sessie en een interactieve index waarmee u op specifieke onderwerpen kunt navigeren. Verantwoordelijke mensen kunnen het bekijken en indien nodig aanpassen.
- De secretaris ondertekent de videominuten digitaal, waardoor de rechtsgeldigheid ervan wordt gegarandeerd en deze worden op het videominutenportaal gepubliceerd zodat burgers er toegang toe hebben.
Wat zijn de voordelen?
- Tijd en middelen besparen. Het systeem optimaliseert de publieke middelen die bestemd zijn voor de opname en uitzending van de plenaire sessies, evenals voor de voorbereiding en het beheer van de daaruit voortvloeiende documentatie.
- Minimalisatie van fouten. Automatisering elimineert het risico op menselijke fouten bij het opstellen van notulen, de verspreiding van mededelingen en de publicatie van gerelateerde informatie.
- Bevordering van transparantie. De live-uitzending van de sessies is een oefening in transparantie en open bestuur. Bovendien heeft het publiek op elk moment en op een flexibele manier toegang tot de video's van de sessies, omdat het systeem het zoeken naar de punten van de sessies die hen interesseren vergemakkelijkt en ze geen urenlange plenaire sessies hoeven te bekijken om ze te vinden een specifiek onderwerp.
De dienst is sinds april 2019 actief bij de gemeenteraad van Granollers. Momenteel heeft het zakelijke YouTube-kanaal 1.015 abonnees en wordt de gemiddelde weergave van de video's van de plenaire sessies 240 keer bekeken.
In het dossier vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden bij de implementatie van deze dienst Beheer van gemeentelijke bijeenkomsten met digitale videonotulen.
DigiCanvis Observatorium
Nieuwe ruimte om digitale transformatieprojecten te verspreiden en te promoten
Het verzamelt innovatieve initiatieven en goede praktijken (DigiCanvis) die met succes zijn geïmplementeerd in Catalaanse gemeenten en die een inspiratiebron zijn voor de rest van de organen.
Als je een succesvol digitaal transformatieproject hebt geïmplementeerd of een pilotervaring hebt, deel deze dan alsjeblieft!