El Ayuntamiento de Cerdanyola del Vallès ha automatizado el traspaso de documentos entre dos aplicaciones no integradas entre ellas mediante la robótica de procesos (RPA). La solución elimina tareas repetitivas y mecánicas, reduce el tiempo de gestión y permite al personal municipal dedicarse a actividades de valor añadido.
Muchos ayuntamientos se encuentran con la dificultad de gestionar el traspaso manual de documentos entre aplicaciones sin integración directa. Éste es el caso del Ayuntamiento de Cerdanyola del Vallès. Tras cambiar su gestor de expedientes, se vio con la necesidad de trasladar un gran volumen de documentos contables desde la aplicación SicalWin al nuevo gestor. Ante la imposibilidad de integrar ambos sistemas, el consistorio ha implantado una solución basada en RPA que renombra, ordena y sube automáticamente los documentos al nuevo gestor.
Esta solución está documentada en laObservatorio de los DigiCanvis como iniciativa innovadora de la administración local.
¿Cómo funciona?
La solución implementada utiliza un robot RPA para automatizar un proceso que, de otra forma, requeriría una intervención manual intensa y repetitiva.
El funcionamiento del sistema es el siguiente:
- El personal de Servicios económicos exporta periódicamente los documentos contables en formato PDF a una carpeta de red compartida.
- El robot accede a la carpeta y lee los documentos. Localiza y relaciona las facturas con los correspondientes documentos contables y renombra los archivos según la nomenclatura definida por Intervención. Por último, crea una carpeta de salida con los archivos ordenados según especificaciones.
- El RPA crea el expediente correspondiente al gestor de expedientes y sube automáticamente todos los documentos ordenados.
- La persona encargada de la tramitación revisa los documentos y envía el expediente a Intervención para continuar con el circuito habitual de gestión contable.
¿Cuáles son los beneficios?
- Ahorro de tiempo. La automatización reduce el tiempo dedicado a la creación de los expedientes contables, pasando de 10 jornadas mensuales a sólo 2 para preparar el mismo con el RPA.
- Optimización de la gestión documental. El sistema permite mantener un orden y trazabilidad de los documentos contables, esencial para el buen funcionamiento de los servicios económicos.
- Liberación de recursos. El personal municipal se libera de tareas rutinarias y mecánicas, permitiéndoles enfocarse en actividades que aportan mayor valor.
El sistema está en funcionamiento desde octubre de 2024. Es una solución replicable para cualquier administración local que se encuentre en una situación similar de carencia de integración directa entre sistemas y con un alto volumen de documentos que requieren migración o procesamiento manual. La tecnología RPA se adapta a organizaciones de cualquier tamaño.
Puede conocer los aspectos clave a tener en cuenta para implantar esta solución en la ficha Integración automatizada de sistemas con RPA.
