Der Stadtrat von Cerdanyola del Vallès hat den Dokumententransfer zwischen zwei nicht integrierten Anwendungen automatisiert unter anderem durch Roboterprozesse (RPA). Die Lösung eliminiert repetitive und mechanische Aufgaben, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es den städtischen Mitarbeitern, sich wertschöpfenden Tätigkeiten zu widmen.
Viele Gemeinden haben Schwierigkeiten, die manuelle Übertragung von Dokumenten zwischen Anwendungen ohne direkte Integration zu bewältigen. Dies gilt auch für die Stadtverwaltung von Cerdanyola del Vallès. Nach dem Wechsel des Dateimanagers musste eine große Menge an Buchhaltungsdokumenten von der SicalWin-Anwendung in den neuen Manager übertragen werden. Da eine Integration der beiden Systeme nicht möglich war, implementierte die Stadtverwaltung eine RPA-basierte Lösung, die die Dokumente automatisch umbenennt, sortiert und in den neuen Manager hochlädt.
Diese Lösung ist im dokumentiertDigiCanvis-Observatorium als innovative Initiative der örtlichen Verwaltung.
Wie es funktioniert?
Die implementierte Lösung nutzt einen RPA-Roboter, um einen Prozess zu automatisieren, der ansonsten intensive und wiederholte manuelle Eingriffe erfordern würde.
Die Funktionsweise des Systems ist wie folgt:
- Die Mitarbeiter des Finanzdienstes exportieren regelmäßig Buchhaltungsdokumente im PDF-Format in einen freigegebenen Netzwerkordner.
- Der Roboter greift auf den Ordner zu und liest die Dokumente. Er lokalisiert die Rechnungen, ordnet sie den entsprechenden Buchhaltungsbelegen zu und benennt die Dateien entsprechend der von Intervention definierten Nomenklatur um. Abschließend erstellt er einen Ausgabeordner mit den gemäß den Vorgaben sortierten Dateien.
- Der RPA erstellt die entsprechende Datei im Dateimanager und lädt alle bestellten Dokumente automatisch hoch.
- Die für die Bearbeitung zuständige Person überprüft die Dokumente und sendet die Datei an Intervention, um mit dem üblichen Buchhaltungsverwaltungskreislauf fortzufahren.
Was sind die Vorteile?
- Zeitersparnis. Durch die Automatisierung wird der Zeitaufwand für die Erstellung von Buchhaltungsdateien reduziert. Mit RPA reduziert sich der Zeitaufwand für die Erstellung derselben Datei von 10 Tagen pro Monat auf nur 2 Tage.
- Optimierung des Dokumentenmanagements. Das System ermöglicht die Aufrechterhaltung der Ordnung und Rückverfolgbarkeit von Buchhaltungsdokumenten, die für das reibungslose Funktionieren der Wirtschaftsdienstleistungen unerlässlich sind.
- Ressourcen freisetzen. Die Mitarbeiter der Kommunen werden von Routine- und mechanischen Aufgaben entlastet und können sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die einen höheren Mehrwert schaffen.
Das System ist seit Oktober 2024 betriebsbereit. Es ist eine replizierbare Lösung für jede lokale Verwaltung, die sich in einer ähnlichen Situation befindet: fehlende direkte Integration zwischen Systemen und ein hohes Dokumentenvolumen, das migriert oder manuell bearbeitet werden muss. Die RPA-Technologie passt sich an Organisationen jeder Größe an.
Welche Aspekte bei der Umsetzung dieser Lösung zu beachten sind, erfahren Sie in der Auflistung. Automatisierte Systemintegration mit RPA.
