Il Consiglio Comunale di Cerdanyola del Vallès ha automatizzato il trasferimento di documenti tra due applicazioni non integrate tra cui, ad esempio, processi robotici (RPA). La soluzione elimina le attività ripetitive e meccaniche, riduce i tempi di gestione e consente al personale comunale di dedicarsi ad attività a valore aggiunto.
Molti comuni riscontrano difficoltà nel gestire il trasferimento manuale dei documenti tra le applicazioni senza un'integrazione diretta. È il caso del Comune di Cerdanyola del Vallès. Dopo aver cambiato il gestore dei documenti, è stato necessario trasferire un volume elevato di documenti contabili dall'applicazione SicalWin al nuovo gestore. Data l'impossibilità di integrare i due sistemi, il Comune ha implementato una soluzione basata su RPA che rinomina, ordina e carica automaticamente i documenti nel nuovo gestore.
Questa soluzione è documentata nelOsservatorio DigiCanvis come iniziativa innovativa dell'amministrazione locale.
Com funziona?
La soluzione implementata utilizza un robot RPA per automatizzare un processo che altrimenti richiederebbe un intervento manuale intenso e ripetitivo.
Il funzionamento del sistema è il seguente:
- Il personale dei servizi finanziari esporta periodicamente i documenti contabili in formato PDF in una cartella di rete condivisa.
- Il robot accede alla cartella e legge i documenti. Individua e collega le fatture ai corrispondenti documenti contabili e rinomina i file secondo la nomenclatura definita da Intervention. Infine, crea una cartella di output con i file ordinati secondo le specifiche.
- L'RPA crea il file corrispondente nel file manager e carica automaticamente tutti i documenti ordinati.
- L'incaricato del trattamento esamina i documenti e invia il fascicolo a Intervention per proseguire con il consueto circuito di gestione contabile.
Quali sono i vantaggi?
- Risparmio di tempo. L'automazione riduce il tempo impiegato per la creazione di file contabili, passando da 10 giorni al mese a soli 2 per preparare lo stesso file con RPA.
- Ottimizzazione della gestione documentale. Il sistema consente di mantenere l'ordine e la tracciabilità dei documenti contabili, essenziali per il corretto funzionamento dei servizi economici.
- Liberare risorse. Il personale comunale è liberato da compiti di routine e meccanici, potendo così concentrarsi su attività che generano più valore.
Il sistema è operativo dall'ottobre 2024. Si tratta di una soluzione replicabile per qualsiasi amministrazione locale che si trovi in una situazione analoga, con mancanza di integrazione diretta tra i sistemi e un elevato volume di documenti che richiedono migrazione o elaborazione manuale. La tecnologia RPA si adatta a organizzazioni di qualsiasi dimensione.
Nell'elenco puoi scoprire quali sono gli aspetti chiave da tenere in considerazione per implementare questa soluzione. Integrazione automatizzata del sistema con RPA.
