مجلس مدينة سيردانيولا ديل فاليس تم أتمتة نقل المستندات بين تطبيقين غير متكاملين من بينها عمليات الروبوتات (RPA). يُلغي هذا الحل المهام المتكررة والميكانيكية، ويُقلل وقت الإدارة، ويُتيح لموظفي البلدية تكريس أنفسهم للأنشطة ذات القيمة المضافة.
تواجه العديد من البلديات صعوبة في إدارة نقل المستندات يدويًا بين التطبيقات دون دمج مباشر. وهذا ما حدث مع مجلس مدينة سيردانيولا ديل فاليس. بعد تغيير مدير الملفات، اضطر المجلس إلى نقل كمية كبيرة من مستندات المحاسبة من تطبيق SicalWin إلى المدير الجديد. ونظرًا لاستحالة دمج النظامين، طبّق المجلس حلاً قائمًا على أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) يُعيد تسمية المستندات وفرزها وتحميلها تلقائيًا إلى المدير الجديد.
تم توثيق هذا الحل فيمرصد DigiChanges كمبادرة مبتكرة للإدارة المحلية.
كيف تعمل؟
يستخدم الحل المطبق روبوت RPA لأتمتة عملية كانت تتطلب تدخلاً يدويًا مكثفًا ومتكررًا.
تشغيل النظام هو كما يلي:
- يقوم موظفو الخدمات المالية بشكل دوري بتصدير المستندات المحاسبية بتنسيق PDF إلى مجلد شبكة مشترك.
- يصل الروبوت إلى المجلد ويقرأ المستندات. يحدد موقع الفواتير ويربطها بالمستندات المحاسبية المقابلة، ثم يُعيد تسمية الملفات وفقًا للتسميات التي حددها برنامج Intervention. وأخيرًا، يُنشئ مجلد إخراج يحتوي على الملفات مرتبةً وفقًا للمواصفات.
- يقوم RPA بإنشاء الملف المقابل في مدير الملفات ويقوم تلقائيًا بتحميل جميع المستندات المطلوبة.
- يقوم المسؤول عن المعالجة بمراجعة المستندات وإرسال الملف إلى قسم التدخل لمواصلة دائرة إدارة المحاسبة المعتادة.
ما هي المنافع؟
- توفير الوقت. تُقلل الأتمتة الوقت المستغرق في إنشاء ملفات المحاسبة، من ١٠ أيام شهريًا إلى يومين فقط لإعداد نفس الملف باستخدام RPA.
- تحسين إدارة المستندات. يتيح النظام الحفاظ على تنظيم وتتبع المستندات المحاسبية، وهو أمرٌ أساسيٌّ لحسن سير الخدمات الاقتصادية.
- توفير الموارد. يُحرّر موظفو البلديات من المهام الروتينية والميكانيكية، مما يسمح لهم بالتركيز على الأنشطة التي تضيف قيمة أكبر.
يعمل النظام منذ أكتوبر 2024. وهو حلٌّ قابلٌ للتكرار لأي إدارة محلية تواجه وضعًا مشابهًا من حيث نقص التكامل المباشر بين الأنظمة، ومع حجمٍ كبيرٍ من المستندات التي تتطلب الترحيل أو المعالجة اليدوية. تتكيف تقنية RPA مع المؤسسات مهما كان حجمها.
يمكنك التعرف على الجوانب الرئيسية التي يجب أخذها في الاعتبار لتنفيذ هذا الحل في القائمة. التكامل الآلي للنظام مع RPA.
