A Câmara Municipal de Cerdanyola del Vallès automatizou a transferência de documentos entre dois aplicativos não integrados entre elas, por meio de processos de robótica (RPA). A solução elimina tarefas repetitivas e mecânicas, reduz o tempo de gestão e permite que os funcionários municipais se dediquem a atividades de valor agregado.
Muitos municípios têm dificuldade em gerenciar a transferência manual de documentos entre aplicativos sem integração direta. É o caso da Prefeitura de Cerdanyola del Vallès. Após a troca de gerenciador de arquivos, foi necessário transferir um grande volume de documentos contábeis do aplicativo SicalWin para o novo gerenciador. Diante da impossibilidade de integrar os dois sistemas, a prefeitura implementou uma solução baseada em RPA que renomeia, classifica e envia automaticamente os documentos para o novo gerenciador.
Esta solução está documentada noObservatório DigiCanvis como uma iniciativa inovadora da administração local.
Como funciona?
A solução implementada usa um robô RPA para automatizar um processo que, de outra forma, exigiria intervenção manual intensa e repetitiva.
O funcionamento do sistema é o seguinte:
- A equipe de Serviços Financeiros exporta periodicamente documentos contábeis em formato PDF para uma pasta de rede compartilhada.
- O robô acessa a pasta e lê os documentos. Ele localiza e relaciona as faturas aos documentos contábeis correspondentes e renomeia os arquivos de acordo com a nomenclatura definida pela Intervenção. Por fim, ele cria uma pasta de saída com os arquivos ordenados de acordo com as especificações.
- O RPA cria o arquivo correspondente no gerenciador de arquivos e carrega automaticamente todos os documentos solicitados.
- O responsável pelo processamento analisa os documentos e envia o arquivo para a Intervenção para dar continuidade ao circuito habitual de gestão contábil.
Quais são os benefícios?
- Economia de tempo. A automação reduz o tempo gasto na criação de arquivos contábeis, passando de 10 dias por mês para apenas 2 para preparar o mesmo arquivo com o RPA.
- Otimização da gestão documental. O sistema permite manter a ordem e a rastreabilidade dos documentos contábeis, essenciais para o bom funcionamento dos serviços econômicos.
- Liberação de recursos. Os servidores municipais ficam livres de tarefas rotineiras e mecânicas, permitindo que se concentrem em atividades que agregam mais valor.
O sistema está em operação desde outubro de 2024. É uma solução replicável para qualquer administração local que se encontre em situação semelhante de falta de integração direta entre sistemas e com um alto volume de documentos que exigem migração ou processamento manual. A tecnologia RPA se adapta a organizações de qualquer porte.
Você pode aprender sobre os principais aspectos a serem considerados para implementar esta solução na listagem. Integração automatizada de sistemas com RPA.
