- Innovation
La Generalitat présente un guide sur l'intelligence artificielle pour garantir la confiance, la transparence et la responsabilité.
La Mairie de Cerdanyola del Vallès a automatisé le transfert de documents entre deux applications non intégrées Parmi eux, grâce à des processus robotisés (RPA). La solution élimine les tâches répétitives et mécaniques, réduit le temps de gestion et permet au personnel municipal de se consacrer à des activités à valeur ajoutée.
De nombreuses municipalités éprouvent des difficultés à gérer le transfert manuel de documents entre applications sans intégration directe. C'est le cas de la Mairie de Cerdanyola del Vallès. Après avoir changé de gestionnaire de fichiers, il a fallu transférer un volume important de documents comptables de l'application SicalWin vers le nouveau gestionnaire. Face à l'impossibilité d'intégrer les deux systèmes, la municipalité a mis en place une solution RPA qui renomme, trie et télécharge automatiquement les documents vers le nouveau gestionnaire.
Cette solution est documentée dans leObservatoire DigiCanvis comme une initiative innovante de l'administration locale.
Comment ça fonctionne?
La solution mise en œuvre utilise un robot RPA pour automatiser un processus qui nécessiterait autrement une intervention manuelle intense et répétitive.
Le fonctionnement du système est le suivant :
- Le personnel des services financiers exporte périodiquement des documents comptables au format PDF vers un dossier réseau partagé.
- Le robot accède au dossier et lit les documents. Il localise et relie les factures aux documents comptables correspondants, puis renomme les fichiers selon la nomenclature définie par Intervention. Enfin, il crée un dossier de sortie contenant les fichiers classés selon les spécifications.
- Le RPA crée le fichier correspondant dans le gestionnaire de fichiers et télécharge automatiquement tous les documents commandés.
- Le responsable du traitement examine les documents et envoie le dossier à Intervention pour poursuivre le circuit habituel de gestion comptable.
Quels sont les bénéfices?
- Gain de temps. L'automatisation réduit le temps consacré à la création des fichiers comptables, passant de 10 jours par mois à seulement 2 jours pour préparer le même fichier avec RPA.
- Optimisation de la gestion documentaire. Le système permet de maintenir l'ordre et la traçabilité des documents comptables, essentiels au bon fonctionnement des services économiques.
- Libérer des ressources. Le personnel municipal est libéré des tâches routinières et mécaniques, ce qui lui permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Le système est opérationnel depuis octobre 2024. Il s'agit d'une solution reproductible pour toute administration locale confrontée à une situation similaire de manque d'intégration directe entre systèmes et disposant d'un volume important de documents nécessitant une migration ou un traitement manuel. La technologie RPA s'adapte aux organisations de toute taille.
Vous pouvez en apprendre davantage sur les aspects clés à prendre en compte pour mettre en œuvre cette solution dans la liste. Intégration automatisée du système avec RPA.