Городской совет Серданьолы-дель-Вальеса автоматизировал передачу документов между двумя неинтегрированными приложениями В том числе благодаря робототехнике (RPA). Решение устраняет повторяющиеся и механические задачи, сокращает время управления и позволяет сотрудникам муниципалитета сосредоточиться на задачах, создающих добавленную стоимость.
Многие муниципалитеты сталкиваются с трудностями при ручном переносе документов между приложениями без прямой интеграции. Таков случай городского совета Серданьолы-дель-Вальес. После смены файлового менеджера потребовалось перенести большой объём бухгалтерских документов из приложения SicalWin в новый менеджер. Учитывая невозможность интеграции двух систем, совет внедрил решение на основе RPA, которое автоматически переименовывает, сортирует и загружает документы в новый менеджер.
Это решение задокументировано вОбсерватория DigiCanvis как новаторская инициатива местной администрации.
Как это работает?
Внедренное решение использует робота RPA для автоматизации процесса, который в противном случае потребовал бы интенсивного и повторяющегося ручного вмешательства.
Работа системы заключается в следующем:
- Сотрудники финансовой службы периодически экспортируют бухгалтерские документы в формате PDF в общую сетевую папку.
- Робот получает доступ к папке и считывает документы. Он находит счета-фактуры, сопоставляет их с соответствующими бухгалтерскими документами и переименовывает файлы в соответствии с номенклатурой, установленной Intervention. В результате он создаёт выходную папку с файлами, упорядоченными в соответствии со спецификациями.
- RPA создает соответствующий файл в файловом менеджере и автоматически загружает все заказанные документы.
- Сотрудник, ответственный за обработку, просматривает документы и отправляет файл в Intervention для продолжения обычного цикла управления бухгалтерским учетом.
Каковы преимущества?
- Экономия времени. Автоматизация сокращает время, затрачиваемое на создание бухгалтерских файлов: с 10 дней в месяц на подготовку того же файла с помощью RPA уходит всего 2 дня.
- Оптимизация документооборота. Система позволяет поддерживать порядок и прослеживаемость бухгалтерских документов, необходимых для надлежащего функционирования экономических служб.
- Высвобождение ресурсов. Муниципальные служащие освобождаются от рутинных и механических задач, что позволяет им сосредоточиться на деятельности, приносящей большую пользу.
Система работает с октября 2024 года. Это тиражируемое решение для любой местной администрации, столкнувшейся с аналогичной ситуацией отсутствия прямой интеграции между системами и большим объёмом документов, требующих миграции или ручной обработки. Технология RPA адаптируется к организациям любого размера.
О ключевых аспектах, которые следует учитывать при внедрении данного решения, вы можете узнать в листинге. Автоматизированная системная интеграция с RPA.
