De gemeenteraad van Cerdanyola del Vallès heeft de overdracht van documenten tussen twee niet-geïntegreerde applicaties geautomatiseerd Onder andere door middel van roboticaprocessen (RPA). De oplossing elimineert repetitieve en mechanische taken, verkort de beheertijd en stelt gemeentepersoneel in staat zich te wijden aan activiteiten met toegevoegde waarde.
Veel gemeenten vinden het lastig om de handmatige overdracht van documenten tussen applicaties te beheren zonder directe integratie. Dit is het geval bij de gemeente Cerdanyola del Vallès. Na de overstap naar een andere bestandsbeheerder was het noodzakelijk om een grote hoeveelheid boekhoudkundige documenten over te zetten van de SicalWin-applicatie naar de nieuwe beheerder. Omdat het niet mogelijk was om de twee systemen te integreren, heeft de gemeente een RPA-oplossing geïmplementeerd die de documenten automatisch hernoemt, sorteert en uploadt naar de nieuwe beheerder.
Deze oplossing is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als innovatief initiatief van het lokale bestuur.
Hoe het werkt?
De geïmplementeerde oplossing maakt gebruik van een RPA-robot om een proces te automatiseren dat anders intensieve en repetitieve handmatige tussenkomst zou vereisen.
De werking van het systeem is als volgt:
- Medewerkers van de afdeling Financiële Diensten exporteren periodiek boekhouddocumenten in PDF-formaat naar een gedeelde netwerkmap.
- De robot opent de map en leest de documenten. Hij zoekt en koppelt de facturen aan de bijbehorende boekhoudkundige documenten en hernoemt de bestanden volgens de door Intervention gedefinieerde nomenclatuur. Ten slotte maakt hij een uitvoermap aan met de bestanden, geordend volgens de specificaties.
- De RPA maakt het bijbehorende bestand aan in de bestandsbeheerder en uploadt automatisch alle bestelde documenten.
- De persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking controleert de documenten en stuurt het dossier naar Interventie, zodat deze het gebruikelijke boekhoudkundige beheer kan voortzetten.
Wat zijn de voordelen?
- Tijdsbesparing. Automatisering verkort de tijd die wordt besteed aan het aanmaken van boekhoudbestanden: van 10 dagen per maand naar slechts 2 dagen om hetzelfde bestand met RPA voor te bereiden.
- Optimalisatie van documentbeheer. Het systeem zorgt voor het behoud van de orde en traceerbaarheid van boekhoudkundige documenten, essentieel voor de goede werking van de economische diensten.
- Vrijmaken van middelen. Gemeentepersoneel wordt bevrijd van routinematige en mechanische taken, waardoor ze zich kunnen concentreren op activiteiten die meer waarde toevoegen.
Het systeem is operationeel sinds oktober 2024. Het is een repliceerbare oplossing voor elke lokale overheid die zich in een vergelijkbare situatie bevindt, met een gebrek aan directe integratie tussen systemen en een groot volume aan documenten dat migratie of handmatige verwerking vereist. RPA-technologie is geschikt voor organisaties van elke omvang.
In het overzicht leest u welke belangrijke aspecten u in acht moet nemen bij de implementatie van deze oplossing. Geautomatiseerde systeemintegratie met RPA.
