L’Ajuntament de Cerdanyola del Vallès ha automatitzat el traspàs de documents entre dues aplicacions no integrades entre elles mitjançant la robòtica de processos (RPA). La solució elimina tasques repetitives i mecàniques, redueix el temps de gestió i permet al personal municipal dedicar-se a activitats de valor afegit.
Molts ajuntaments es troben amb la dificultat de gestionar el traspàs manual de documents entre aplicacions sense integració directa. Aquest és el cas de l’Ajuntament de Cerdanyola del Vallès. Després de canviar el seu gestor d’expedients, es va veure amb la necessitat de traslladar un gran volum de documents comptables des de l’aplicació SicalWin fins al nou gestor. Davant la impossibilitat d’integrar els dos sistemes, el consistori ha implantat una solució basada en RPA que renombra, ordena i puja automàticament els documents al nou gestor.
Aquesta solució està documentada a l’Observatori dels DigiCanvis com a iniciativa innovadora de l’administració local.
Com funciona?
La solució implementada utilitza un robot RPA per automatitzar un procés que, d’una altra manera, requeriria una intervenció manual intensa i repetitiva.
El funcionament del sistema és el següent:
- El personal de Serveis econòmics exporta periòdicament els documents comptables en format PDF a una carpeta de xarxa compartida.
- El robot accedeix a la carpeta i llegeix els documents. Localitza i relaciona les factures amb els documents comptables corresponents i renombra els arxius segons la nomenclatura definida per Intervenció. Per últim, crea una carpeta de sortida amb els arxius ordenats segons les especificacions.
- El RPA crea l’expedient corresponent al gestor d’expedients i puja automàticament tots els documents ordenats.
- La persona encarregada de la tramitació revisa els documents i envia l’expedient a Intervenció per continuar amb el circuit habitual de gestió comptable.
Quins són els beneficis?
- Estalvi de temps. L’automatització redueix el temps dedicat a la creació dels expedients comptables, passant de 10 jornades mensuals a només 2 per preparar el mateix expedient amb el RPA.
- Optimització de la gestió documental. El sistema permet mantenir un ordre i una traçabilitat dels documents comptables, essencial per al bon funcionament dels serveis econòmics.
- Alliberament de recursos. El personal municipal s’allibera de tasques rutinàries i mecàniques, permetent-los enfocar-se en activitats que aporten més valor.
El sistema està en funcionament des d’octubre de 2024. És una solució replicable per a qualsevol administració local que es trobi en una situació similar de manca d’integració directa entre sistemes i amb un alt volum de documents que requereixen migració o processament manual. La tecnologia RPA s’adapta a organitzacions de qualsevol mida.
Podeu conèixer els aspectes clau a tenir en compte per implantar aquesta solució a la fitxa Integració automatitzada de sistemes amb RPA.
