Los datos son una herramienta para gobernar mejor, aunque carezca de grandes equipos técnicos. Cuando hablamos de transformación digital, a menudo pensamos en aplicaciones, trámites electrónicos, notificaciones, expedientes digitales o portales de transparència. Pero existe un elemento que atraviesa todo esto y que muchas veces queda en segundo término: los datos.
Los datos son la información que un ayuntamiento utiliza cada día para funcionar: el padrón, los expedientes, las licencias, los recibos, las ayudas sociales, los equipamientos, las quejas y sugerencias, las actividades, los contratos, los proveedores, las calles, los inmuebles o los consumos energéticos municipales.
Aunque no siempre seamos conscientes de ello, cualquier ayuntamiento, por pequeño que sea, ya trabaja con datos. La cuestión no es si tiene o no. La cuestión es si las tiene suficientemente ordenadas, fiables y accesibles para poder prestar mejores servicios a la ciudadanía.
Los datos no son sólo una cuestión tecnológica
Gobernar y gestionar los datos puede parecer un concepto muy técnico, reservado a grandes administraciones oa equipos especializados. Pero en realidad comienza con preguntas muy sencillas:
- ¿Qué datos tenemos?
- ¿Dónde están?
- ¿Quién las actualiza?
- ¿Son correctos?
- ¿Podemos reutilizarlas?
- ¿Las estamos protegiendo bien?
- ¿Nos sirven para tomar decisiones?
Estas preguntas no son sólo para personal informático. También afectan a secretaría, intervención, servicios sociales, urbanismo, atención ciudadana, recursos humanos, medio ambiente, promoción económica o cualquier otro servicio municipal.
Por ejemplo, si una dirección del padrón no está bien escrita, puede afectar a una notificación. Si existen datos duplicados de una persona, puede generar confusión en la tramitación. Si no sabemos cuántos equipamientos municipales tenemos, qué uso tienen o qué coste energético generan, será más difícil planificar inversiones. Si los datos de los expedientes no están bien clasificados, costará encontrar información cuando sea necesario rendir cuentas o responder a una petición ciudadana.
Por eso, los datos no son sólo “ficheros” o “registros” dentro de un programa. Son una infraestructura básica de gestión pública.
Una infraestructura invisible, pero imprescindible
Cuando pensamos en infraestructuras municipales, pensamos en calles, alumbrado, red de agua, edificios públicos o equipamientos. Son elementos visibles y necesarios para que el municipio funcione. Los datos son una infraestructura menos visible, pero igualmente esencial. Sin datos fiables, el ayuntamiento funciona con mayor esfuerzo, más duplicidades y mayor riesgo de error.
Una buena gestión de los datos puede ayudar a:
- reducir errores administrativos;
- evitar pedir a la ciudadanía información que la administración ya tiene;
- mejorar la planificación de los servicios municipales;
- facilitar la transparència y la rendición de cuentas;
- detectar necesidades sociales o territoriales;
- compartir información entre administraciones con más garantías;
- preparar mejor el uso futuro de la inteligencia artificial;
- proteger mejor la información sensible de las personas.
Esto no quiere decir que un pequeño ayuntamiento tenga que crear una oficina de datos ni incorporar perfiles muy especializados de un día para otro. Quiere decir que puede empezar a trabajar de una manera más ordenada, gradual y compartida.
¿Por dónde se puede empezar?
El primer paso no es comprar una nueva herramienta; tampoco es realizar un gran proyecto tecnológico. El primer paso es tomar conciencia de que los datos municipales tienen valor y que es necesario cuidarlos. Un ayuntamiento pequeño puede empezar con acciones muy simples:
- Identificar los principales conjuntos de datos utilizados: padrón, expedientes, tributos, licencias, servicios sociales, equipamientos, contratación, actividades o incidencias.
- Anotar quién es la persona o área que mejor conoce cada información.
- Detectar qué datos generan más problemas: duplicados, errores, falta de actualización, dificultad para encontrarlos o criterios distintos entre servicios.
- Priorizar sólo dos o tres datos importantes para empezar a mejorarlos.
- Establecer criterios básicos: cómo se escribe una dirección, cómo se registra una persona, cómo se clasifica un expediente, cómo se actualiza una información o quién puede acceder a ella.
Estas acciones no requieren grandes recursos: requieren método, constancia y soporte.
El Espacio de Datos del Mundo Local: avanzar juntos
La realidad del mundo local es muy diversa. No es lo mismo un gran ayuntamiento que un municipio pequeño con poca estructura administrativa. Por eso, no tendría sentido que cada ente local tuviera que inventar su propio modelo de gobierno y gestión de datos desde cero.
El Espacio de Datos del Mundo Local nace precisamente para ayudar a construir una respuesta compartida. El objetivo es facilitar criterios, modelos, servicios comunes y acompañamiento para que los entes locales puedan avanzar en el uso de los datos sin tener que asumir sólo toda la complejidad.
En este marco, la Red de Gobiernos Locales Inteligentes quiere convertirse en un espacio de colaboración entre administraciones locales, diputaciones, consejos comarcales, Localret y el Consorci AOC para compartir conocimiento, experiencias, necesidades, soluciones e instrumentos de referencia que ayuden a transitar hacia este contexto.
La idea es clara: los datos deben servir para mejorar los servicios públicos, pero el camino para ello debe ser asumible para todos los ayuntamientos, también para los más pequeños.
Del dato al valor público
Gobernar los datos no es una finalidad en sí misma. No se trata de realizar inventarios para realizar inventarios, ni de poner más trabajo administrativo a los equipos municipales. Se trata de conseguir que la información que el ayuntamiento tiene ya sea más útil, más fiable y más segura.
Un dato bien gestionado puede evitar una gestión duplicada. Puede facilitar una ayuda social. Puede mejorar una notificación. Puede ayudar a planificar una inversión. Puede hacer más transparente una decisión. Puede permitir que otra administración no vuelva a pedir el mismo documento a una persona.
Éste es el sentido real del gobierno del dato: convertir la información municipal en valor público.
Empecemos por lo más importante
Para empezar no es necesario saberlo todo sobre gobierno de datos. No es necesario disponer de un equipo especializado. No es necesario tener todas las herramientas resueltas.
Hay que empezar por una idea sencilla: los datos municipales son un activo público y gestionarlos con la misma responsabilidad con la que gestionamos los recursos económicos, los equipamientos o los servicios municipales. A partir de ahí, el camino puede ser progresivo, compartido y adaptado a cada realidad local.
El primer paso es saber qué datos tenemos y entender que, si los cuidamos mejor, podremos servir mejor a la ciudadanía.
